PAGE醫(yī)院放射科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院放射科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院放射科所有檔案的管理，包括但不限于X光、CT、MRI等檢查的影像資料、診斷報(bào)告、技術(shù)操作記錄、設(shè)備維護(hù)檔案、科研項(xiàng)目資料、人員資質(zhì)檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則放射科檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映放射科的工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理放射科各類(lèi)檔案，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及患者隱私、醫(yī)療技術(shù)秘密等檔案信息予以保密。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)醫(yī)院設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全院檔案的統(tǒng)一管理和指導(dǎo)。放射科應(yīng)指定專(zhuān)人作為兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，并接受醫(yī)院檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）放射科負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)本科室檔案管理工作，將檔案管理納入科室工作計(jì)劃，確保檔案管理工作與科室業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2.定期檢查檔案管理工作情況，解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。（三）檔案管理員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，嚴(yán)格按照檔案管理程序開(kāi)展工作。2.負(fù)責(zé)收集、整理本科室各類(lèi)檔案資料，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.建立檔案借閱、利用登記制度，負(fù)責(zé)辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。5.積極開(kāi)展檔案編研工作，根據(jù)科室工作需要，編寫(xiě)檔案參考資料，為科室提供信息服務(wù)。6.配合醫(yī)院檔案管理部門(mén)做好檔案的移交、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（四）放射科其他人員職責(zé)1.各崗位工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類(lèi)文件材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理員歸檔。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，不得泄露檔案機(jī)密信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.影像資料包括X光片、CT圖像、MRI圖像等，應(yīng)完整收集患者每次檢查的原始影像數(shù)據(jù)及相關(guān)圖像信息。2.診斷報(bào)告涵蓋X光、CT、MRI等檢查的診斷報(bào)告書(shū)，包括紙質(zhì)報(bào)告和電子報(bào)告。3.技術(shù)操作記錄如X光、CT、MRI設(shè)備的操作記錄，包括檢查日期、患者信息、檢查部位、掃描參數(shù)等。4.設(shè)備維護(hù)檔案設(shè)備的購(gòu)置合同、維修記錄、保養(yǎng)記錄、校準(zhǔn)報(bào)告、設(shè)備運(yùn)行日志等。5.科研項(xiàng)目資料放射科開(kāi)展的科研項(xiàng)目相關(guān)資料，如項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、論文發(fā)表等。6.人員資質(zhì)檔案科室工作人員的學(xué)歷證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)、執(zhí)業(yè)資格證書(shū)、培訓(xùn)記錄、考核檔案等。7.其他相關(guān)檔案與放射科工作有關(guān)的會(huì)議記錄、通知、協(xié)議、投訴處理記錄等。（二）收集要求1.及時(shí)性各崗位工作人員應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理員，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.準(zhǔn)確性移交的檔案資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、字跡清晰、格式規(guī)范，不得有缺頁(yè)、漏項(xiàng)、錯(cuò)誤信息等情況。3.完整性檔案資料應(yīng)包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案內(nèi)容的全面完整。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將放射科檔案分為影像資料類(lèi)、診斷報(bào)告類(lèi)、技術(shù)操作記錄類(lèi)、設(shè)備維護(hù)檔案類(lèi)、科研項(xiàng)目資料類(lèi)、人員資質(zhì)檔案類(lèi)、其他檔案類(lèi)等七大類(lèi)。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。例如，影像資料類(lèi)檔案編號(hào)可采用“YJ年份流水號(hào)”的格式，其中“YJ”表示影像資料，“年份”為檢查年份的后兩位數(shù)字，“流水號(hào)”為該年份內(nèi)的順序編號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和查詢(xún)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于翻閱和保存。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如電子檔案、大型設(shè)備圖紙等，應(yīng)采用特殊的保管方式，并在檔案目錄中注明。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行合理排列。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用紙質(zhì)載體進(jìn)行保管，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列存放于檔案柜中。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可進(jìn)行備份存儲(chǔ)，如采用縮微膠片、電子光盤(pán)等形式。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)放射科的電子影像資料、診斷報(bào)告、技術(shù)操作記錄等進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.磁性介質(zhì)檔案如磁帶、磁盤(pán)等，應(yīng)存放在防磁的容器中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止磁性介質(zhì)老化、損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.影像資料和診斷報(bào)告一般保管期限為15年，對(duì)于涉及醫(yī)療糾紛、重大疾病診斷等特殊情況的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.技術(shù)操作記錄保管期限為年，期滿(mǎn)后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。3.設(shè)備維護(hù)檔案自設(shè)備購(gòu)置之日起至設(shè)備報(bào)廢后年，作為設(shè)備全生命周期管理的重要資料進(jìn)行保管。4.科研項(xiàng)目資料按照科研項(xiàng)目管理要求，在項(xiàng)目結(jié)題后，相關(guān)檔案資料應(yīng)保管年，以備后續(xù)查閱和審核。5.人員資質(zhì)檔案從人員入職開(kāi)始，至離職后年，保存其相關(guān)資質(zhì)證書(shū)、培訓(xùn)記錄等檔案資料。6.其他檔案根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定合理的保管期限，一般為年至長(zhǎng)期不等。（四）檔案清查1.定期清查檔案管理員應(yīng)每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，確保檔案的賬實(shí)相符。2.不定期清查在檔案管理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清查，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查記錄對(duì)檔案清查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括清查時(shí)間、清查人員、清查范圍、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果等，清查記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存。五、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，不得損害患者利益和醫(yī)院聲譽(yù)。2.審批登記原則嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，借閱檔案必須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，并進(jìn)行詳細(xì)登記。3.保密安全原則在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露，同時(shí)注意檔案的安全保護(hù)，防止檔案損壞、丟失。（二）利用范圍1.醫(yī)療工作為臨床診斷、治療提供影像資料和診斷報(bào)告等參考依據(jù)，協(xié)助醫(yī)生制定合理的治療方案。2.教學(xué)工作作為醫(yī)學(xué)教學(xué)的重要資料，供學(xué)生學(xué)習(xí)和研究放射診斷技術(shù)、疾病影像表現(xiàn)等。3.科研工作為放射科及相關(guān)領(lǐng)域的科研項(xiàng)目提供數(shù)據(jù)支持和研究素材，促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研的發(fā)展。4.醫(yī)院管理為醫(yī)院的質(zhì)量管理、績(jī)效考核、設(shè)備管理等工作提供數(shù)據(jù)和信息參考。5.其他合法用途如司法機(jī)關(guān)、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)等因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用方式1.借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《放射科檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.查閱對(duì)于不需要借出檔案庫(kù)房的查閱需求，借閱人可在檔案管理員的陪同下，在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱過(guò)程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.復(fù)制根據(jù)利用需求，經(jīng)批準(zhǔn)后可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量和清晰度。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理專(zhuān)用章，并注明“復(fù)制件”字樣。（四）利用登記檔案管理員應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用日期、利用人姓名、利用目的、檔案名稱(chēng)及編號(hào)、借閱期限、歸還日期等信息。利用登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由放射科負(fù)責(zé)人、檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院檔案管理要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核通過(guò)后，予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清單檔案管理員對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清理核對(duì)，編制《放射科檔案銷(xiāo)毀清單》，清單應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.審批《放射科檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)醫(yī)院檔案管理部門(mén)審批。3.銷(xiāo)毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后