PAGE衛(wèi)生院工會檔案管理制度一、總則1.目的本制度旨在加強衛(wèi)生院工會檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，為衛(wèi)生院工會工作提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院工會在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。3.管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、分類科學、安全保密、方便利用的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學化。二、檔案管理職責1.工會委員會職責領導和監(jiān)督工會檔案管理工作，將檔案管理納入工會工作計劃，定期研究解決檔案管理工作中的重大問題。負責制定和修訂工會檔案管理制度，確保制度符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。對工會檔案管理工作進行考核，表彰獎勵檔案管理工作成績突出的部門和個人。2.檔案管理人員職責負責工會檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等具體工作。建立健全工會檔案管理臺賬，及時記錄檔案的收進、移出、保管、利用等情況。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為工會工作提供檔案資料服務。定期對檔案管理工作進行總結(jié)，及時向上級主管部門和工會委員會報告檔案管理工作情況。3.各部門職責負責本部門在工作中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。配合檔案管理人員做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理1.收集范圍上級工會及有關(guān)部門下發(fā)的文件、通知、通報等。衛(wèi)生院工會工作計劃、總結(jié)、報告、決議、紀要等。工會會員代表大會、委員會會議、常委會會議等會議文件、記錄、紀要等。工會組織建設、會員管理、會費收繳、困難職工幫扶等方面的文件、資料、記錄等。工會開展各類活動的方案、通知、總結(jié)、照片、音像資料等。工會與其他單位或部門的往來文件、信函、協(xié)議等。工會財務工作的憑證、報表、賬目等。其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。2.收集要求各部門應及時將本部門在工作中形成的文件、資料、記錄等收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理人員。檔案管理人員應定期對各部門移交的檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門補充或完善。對于重要文件、資料、記錄等，應實行跟蹤收集，確保檔案的完整和準確。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，做到分類科學、排列有序、編號規(guī)范。對每份檔案進行編目，包括文件編號、題名、日期、責任者、保管期限等，確保檔案信息的準確和完整。4.整理方法文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，依次排列編號，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊，填寫案卷封面。會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，分別裝訂成冊，填寫封面和目錄。聲像檔案：按照照片、錄音帶、錄像帶等類別進行整理，分別編號，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，制作相應的文字說明。實物檔案：按照物品的類別、年度等進行整理，編號登記，注明物品名稱、來源、日期等信息，妥善保管。四、檔案的分類與編號1.分類方案文書檔案：分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、人事管理類等類別。會計檔案：分為會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他會計資料類等類別。聲像檔案：分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等類別。實物檔案：分為榮譽證書類、紀念品類、禮品類等類別。2.編號方法文書檔案：采用年度保管期限流水號的編號方法，如“2023永久001”。會計檔案：采用年度類別流水號的編號方法，如“2023會計憑證001”。聲像檔案：采用年度類別順序號的編號方法，如“2023照片001”。實物檔案：采用年度類別順序號的編號方法，如“2023榮譽證書001”。3.編號要求編號應連續(xù)、唯一，不得重復或遺漏。編號應清晰、規(guī)范，便于識別和查找。編號應與檔案目錄、索引等保持一致，確保檔案信息的準確和完整。五、檔案的保管與保護1.保管場所應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準要求。2.保管期限文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。會計檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。聲像檔案、實物檔案的保管期限根據(jù)其價值和實際需要確定。3.保管要求檔案應按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況完好。對破損、褪色、變質(zhì)等檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整和可讀。嚴格遵守檔案的借閱、歸還制度，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.保護措施建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施和設備，如監(jiān)控設備、報警設備等。定期對檔案保管設備進行檢查、維護和更新，確保設備的正常運行。加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生安全事故。對重要檔案應采取備份存儲等措施，防止因自然災害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。六、檔案的利用與借閱1.利用原則遵循方便利用、服務工會工作的原則，積極為工會會員、各部門及其他有關(guān)單位提供檔案資料服務。嚴格遵守檔案利用的有關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.利用方式查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案資料，供利用者查閱。借閱：利用者因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理人員審核、工會領導批準后，方可借閱。復制：利用者因工作需要確需復制檔案的，應填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理人員審核、工會領導批準后，方可復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明復制日期、份數(shù)等信息。3.借閱規(guī)定借閱檔案應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失、損壞檔案。借閱者應嚴格遵守檔案的保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。借閱者歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性。如發(fā)現(xiàn)檔案有涂改、轉(zhuǎn)借、丟失、損壞等情況，應及時報告工會領導，并追究借閱者的責任。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則遵循全面審查、準確判定、慎重對待的原則，對檔案進行定期鑒定，確保檔案保管期限的準確性和合理性。鑒定工作應在工會委員會的領導下，由檔案管理人員和有關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。2.鑒定內(nèi)容檔案的內(nèi)容是否具有保存價值，是否反映了工會工作的歷史和現(xiàn)狀。檔案的保管期限是否符合國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求。檔案的完整性和準確性，是否存在涂改、偽造、丟失等情況。3.鑒定方法直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等進行鑒定。綜合分析法：對檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實作用等進行綜合分析，判斷檔案的價值和保管期限。4.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，報工會委員會批準后銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底和安全。銷毀清冊應永久保存，以備查考。八、檔案管理的信息化建設1.信息化目標建立健全工會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化和網(wǎng)絡化，提高檔案管理工作效率和服務水平。利用信息化手段，對檔案信息進行收集、整理、存儲、檢索、利用等管理，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。2.信息化建設內(nèi)容檔案管理信息系統(tǒng)的建設：包括檔案數(shù)據(jù)庫的建立、檔案管理軟件的選型和應用、檔案信息網(wǎng)絡平臺的搭建等。檔案數(shù)字化工作：對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。檔案信息安全保障體系的建設：包括網(wǎng)絡安全防護、數(shù)據(jù)備份與恢復、用戶權(quán)限管理等，確保檔案信息的安全和保密。3.信息化管理要求檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程