PAGE學(xué)校資料檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校資料檔案室的管理，確保各類(lèi)資料檔案的完整、安全與有效利用，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有涉及資料檔案管理的部門(mén)、單位及個(gè)人。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校資料檔案室對(duì)全校各類(lèi)資料檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的資料檔案應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證資料檔案的齊全完整，涵蓋學(xué)校工作的各個(gè)方面，避免重要信息缺失。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立學(xué)校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議學(xué)校檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作的開(kāi)展，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題。（二）資料檔案室1.資料檔案室是學(xué)校檔案管理的具體執(zhí)行部門(mén)，負(fù)責(zé)全校各類(lèi)資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.設(shè)檔案管理人員若干名，負(fù)責(zé)檔案管理的日常業(yè)務(wù)操作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉學(xué)校各項(xiàng)工作，遵守檔案管理工作紀(jì)律。（三）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)資料檔案的收集、整理和初步審核工作，并定期向資料檔案室移交。2.協(xié)助資料檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，配合提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)學(xué)校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等九大類(lèi)。各大類(lèi)下再根據(jù)實(shí)際情況細(xì)分若干二級(jí)類(lèi)目，具體分類(lèi)如下：1.黨群類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政類(lèi)：涵蓋學(xué)校行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等各類(lèi)文件材料。3.教學(xué)類(lèi)：主要有教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教材管理、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍管理等方面的檔案。4.科研類(lèi)：涉及科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過(guò)程、科研成果、學(xué)術(shù)交流等相關(guān)資料。5.基建類(lèi)：包含學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料。6.設(shè)備類(lèi)：有關(guān)學(xué)校教學(xué)、科研、行政辦公等設(shè)備的購(gòu)置、使用、維護(hù)等方面的檔案。7.財(cái)會(huì)類(lèi)：財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)工作相關(guān)資料。8.聲像類(lèi)：照片、錄音、錄像等反映學(xué)校重要活動(dòng)、事件等的聲像資料。9.實(shí)物類(lèi)：學(xué)校獲得的各類(lèi)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、紀(jì)念品等實(shí)物檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和檢索，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年度類(lèi)別流水號(hào)”的形式，例如：2023教學(xué)001，表示2023年歸檔的教學(xué)類(lèi)第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的與學(xué)校工作相關(guān)的文件、通知、指示等。3.學(xué)校與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等。4.學(xué)校教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的重要成果材料。5.反映學(xué)校歷史變遷、重大事件、重要活動(dòng)等的各類(lèi)資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)資料，確保檔案材料的完整性和及時(shí)性。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、存儲(chǔ)載體可靠，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化要求，做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)統(tǒng)一、排列有序。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。2.組卷：將同一類(lèi)別的檔案材料按照一定的原則和方法組成案卷。例如，教學(xué)類(lèi)檔案可按課程、年級(jí)等進(jìn)行組卷；行政類(lèi)檔案可按文件性質(zhì)、時(shí)間順序等組卷。3.編目：對(duì)每一卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名（或文號(hào)）、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。同時(shí)，編制案卷目錄，詳細(xì)記錄案卷的編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.資料檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行合理排列。3.設(shè)立檔案查閱室、整理室等輔助用房，滿(mǎn)足檔案利用和日常管理的需要。（二）保管要求1.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案進(jìn)行分區(qū)存放，便于管理和保護(hù)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保庫(kù)房溫濕度符合檔案保管要求（溫度14℃24℃，相對(duì)濕度45%60%）。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)載體應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案的上架與存放1.檔案上架應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和利用。2.同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。每一冊(cè)檔案應(yīng)在檔案裝具上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限等信息，以便快速定位和識(shí)別。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、形式等因素，綜合判斷檔案的重要性。3.對(duì)于一些涉及學(xué)校重要決策、重大事件、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：主要是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀完畢后在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷(xiāo)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，向上級(jí)主管部門(mén)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為檔案管理決策提供可靠依據(jù)。（二）檢索工具1.編制多種檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、分類(lèi)索引、專(zhuān)題目錄等，方便檔案的查找和利用。2.逐步建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的自動(dòng)化和信息化，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。3.定期對(duì)檢索工具進(jìn)行更新和維護(hù)，確保其與檔案實(shí)際情況相符。八、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。2.嚴(yán)格履行審批手續(xù)，按照規(guī)定的范圍和程序提供檔案利用服務(wù)。3.以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，積極滿(mǎn)足利用者的合理需求。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.學(xué)校教職工因個(gè)人工作需要查閱本人相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)部門(mén)查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，到資料檔案室辦理查閱手續(xù)。2.教職工查閱本人檔案，需憑有效身份證件到資料檔案室登記查閱。3.外單位查閱檔案，需提前向?qū)W校提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到資料檔案室查閱。查閱時(shí)需有專(zhuān)人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。（四）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在資料檔案室查閱室內(nèi)進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格履