PAGE鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮檔案制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮建設(shè)、運行和發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮的所有部門、活動項目及相關(guān)工作人員。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮在各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮的工作實際，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理室可設(shè)在辦公室或其他合適的部門。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)意見和建議。三、檔案分類與編號（一）檔案分類鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮檔案可分為以下幾類：1.綜合管理類：包括鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮的章程、制度、規(guī)劃、總結(jié)、會議記錄、工作計劃、統(tǒng)計報表等。2.師資隊伍建設(shè)類：包括教師基本信息、培訓(xùn)記錄、考核評價、教學(xué)成果等。3.活動項目類：包括各類活動的方案、計劃、總結(jié)、照片、視頻等。4.設(shè)備設(shè)施類：包括少年宮的設(shè)施設(shè)備清單、采購合同、維修記錄、使用說明等。5.學(xué)生檔案類：包括學(xué)生基本信息、參與活動記錄、獲獎情況等。6.財務(wù)檔案類：包括財務(wù)預(yù)算、決算、收支憑證、審計報告等。7.其他類：包括上級文件、對外交流材料、捐贈記錄等。（二）編號規(guī)則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查找。編號可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體規(guī)則如下：1.一級分類代碼：用大寫字母表示，如“Z”表示綜合管理類，“S”表示師資隊伍建設(shè)類，“H”表示活動項目類，“E”表示設(shè)備設(shè)施類，“X”表示學(xué)生檔案類，“C”表示財務(wù)檔案類，“Q”表示其他類。2.二級分類代碼：用兩位數(shù)字表示，按照二級分類的順序依次編號。3.順序號：用四位數(shù)字表示，按照檔案形成的先后順序依次編號。例如，綜合管理類中的會議記錄檔案編號為“Z010001”，其中“Z”為一級分類代碼，“01”為二級分類代碼，“0001”為順序號。四、檔案收集與整理（一）收集范圍鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮各部門和工作人員應(yīng)及時將在工作中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級部門下發(fā)的與鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮相關(guān)的文件、通知、指示等。2.鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.各類活動的策劃方案、組織實施記錄、總結(jié)評估材料等。4.師資隊伍建設(shè)方面的文件、資料、記錄等。5.設(shè)備設(shè)施的采購、驗收、使用、維護等方面的文件材料。6.學(xué)生參與活動的報名表格、活動記錄、獲獎證書等。7.財務(wù)收支憑證、報表、審計報告等。8.對外交流合作的文件、協(xié)議、活動記錄等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)在文件材料形成后及時收集整理，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件材料，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門備用，一份移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。（三）整理方法檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案對收集到的文件材料進(jìn)行整理，具體方法如下：1.分類：將文件材料按照檔案分類的要求進(jìn)行分類。2.編號：為每份文件材料編制唯一的編號。3.裝訂：對于紙張較多的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。五（此處序號應(yīng)為五，前面誤寫為四）、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底將本年度形成的文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照檔案分類順序排列，編制檔案目錄。3.檔案管理部門應(yīng)定期對歸檔的文件材料進(jìn)行檢查和核對，確保檔案的質(zhì)量。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：反映鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮主要職能活動和歷史面貌的，對鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮工作有查考利用價值的檔案，保管期限為1年至15年。（四）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案存放安全。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。同一類檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案電子數(shù)據(jù)庫，將檔案目錄和重要檔案的全文信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮內(nèi)部工作人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案。查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。（三）借閱范圍因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱范圍一般限于與鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮工作密切相關(guān)的重要檔案。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案。借閱檔案時，借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上登記借閱時間、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并向檔案管理部門工作人員出具借條。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案統(tǒng)計與鑒定（一）檔案統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱人次、借閱人次等。檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對保管期滿的檔案進(jìn)行逐一審查，確定其存毀。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報鄉(xiāng)村學(xué)校少年宮負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀時間、銷毀人等內(nèi)容。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱和借閱檔案時，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊保密措施，確保檔案安全。（二）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案安全管理，采取有效措施確保檔案