PAGE組織部建立檔案制度機(jī)制一、總則（一）目的為了加強(qiáng)組織部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在組織工作中的作用，特制定本制度機(jī)制。（二）適用范圍本制度機(jī)制適用于組織部各部門及下屬單位在組織工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：組織部檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映組織工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理組織工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門組織部設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度機(jī)制，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉組織工作業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.按照檔案管理制度機(jī)制的要求，做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.妥善保管檔案，確保檔案的安全和完整。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，做好檔案的查閱、借閱等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告檔案管理情況。（三）各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門在組織工作中形成的檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)將本部門在組織工作中形成的各類文件材料及時(shí)收集、整理，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)。2.在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍組織部檔案的收集范圍主要包括以下幾類：1.組織建設(shè)方面：黨組織設(shè)置、黨員隊(duì)伍建設(shè)、黨組織換屆選舉等文件材料。2.干部工作方面：干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)、教育培訓(xùn)、監(jiān)督管理等文件材料。3.人才工作方面：人才引進(jìn)、培養(yǎng)、評(píng)價(jià)、激勵(lì)等文件材料。4.組織工作調(diào)研與信息方面：調(diào)研報(bào)告、工作信息、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。5.其他方面：與組織工作相關(guān)的重要會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、榮譽(yù)證書(shū)等文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門在組織工作中形成的數(shù)據(jù)、圖表、聲像等各種形式的文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，確保文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，將檔案分為組織建設(shè)、干部工作、人才工作、組織工作調(diào)研與信息等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫(xiě)檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容。3.將檔案移交清單和檔案一并提交給檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行審核后，辦理接收手續(xù)。（三）保管期限組織部檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映組織工作重大歷史事件、重要決策、重要人物等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案應(yīng)按照保管期限和類別進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。五、檔案的利用（一）利用范圍組織部檔案的利用范圍主要包括以下幾個(gè)方面：1.組織工作決策參考：為組織工作決策提供歷史資料和數(shù)據(jù)支持。2.干部選拔任用：為干部選拔任用提供參考依據(jù)。3.人才培養(yǎng)與評(píng)價(jià)：為人才培養(yǎng)和評(píng)價(jià)提供參考資料。4.組織工作研究：為組織工作研究提供素材。5.其他：為組織工作相關(guān)的其他事項(xiàng)提供參考。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可以到檔案管理部門查閱檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱：檔案利用者因工作需要，可以借閱檔案。借閱時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者可以根據(jù)需要復(fù)制檔案。復(fù)制時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理制度機(jī)制，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案管理部門。3.復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件一致。4.檔案利用者對(duì)查閱、借閱和復(fù)制的檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)組織部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立組織部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子檔案數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理。3.檔案信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)：開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。4.安全管理：建立檔案信息化安全管理制度，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取防火墻、加密等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)組織部設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組應(yīng)由組織部領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度機(jī)制的執(zhí)行情況。2.文件材料收集、整理、歸檔情況。3.檔案保管情況。4.檔案利用情況。5.檔案信息化管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查。