PAGE保衛(wèi)處檔案材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保衛(wèi)處檔案材料的管理，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案材料在保衛(wèi)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保衛(wèi)處各科室及其工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：保衛(wèi)處檔案材料由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案材料應(yīng)如實(shí)反映保衛(wèi)工作的實(shí)際情況，保證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案材料的安全保密措施，防止檔案材料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：檔案材料的管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案材料的分類與歸檔范圍（一）分類保衛(wèi)處檔案材料分為以下幾類：1.綜合管理類：包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。2.人員管理類：包括人員檔案、考核記錄、培訓(xùn)資料等。3.安全保衛(wèi)類：包括安全檢查記錄、隱患排查報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案、案件處理材料等。4.設(shè)施設(shè)備類：包括保衛(wèi)設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、更新改造資料等。5.文件資料類：包括上級(jí)文件、內(nèi)部文件、外來(lái)函件等。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案材料。（二）歸檔范圍1.綜合管理類保衛(wèi)處年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。保衛(wèi)處各類會(huì)議的通知、議程、記錄、紀(jì)要。保衛(wèi)處制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作流程。保衛(wèi)處獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、表彰文件。2.人員管理類保衛(wèi)處工作人員的基本信息、入職離職手續(xù)、勞動(dòng)合同。工作人員的考核記錄、獎(jiǎng)懲情況。工作人員參加培訓(xùn)的計(jì)劃、記錄、證書(shū)。3.安全保衛(wèi)類安全檢查計(jì)劃、記錄、報(bào)告，隱患排查臺(tái)賬及處理情況。各類應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。發(fā)生的各類案件、事件的報(bào)案材料、調(diào)查記錄、處理結(jié)果。重點(diǎn)部位、場(chǎng)所的安全防范措施及相關(guān)記錄。4.設(shè)施設(shè)備類保衛(wèi)設(shè)施設(shè)備的清單、臺(tái)賬，包括監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置、門(mén)禁系統(tǒng)等。設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、記錄，維修更換記錄。設(shè)施設(shè)備的更新改造方案、審批文件、實(shí)施記錄。5.文件資料類上級(jí)部門(mén)下發(fā)的與保衛(wèi)工作相關(guān)的文件、通知、指示。保衛(wèi)處向上級(jí)部門(mén)報(bào)送的文件、報(bào)告、請(qǐng)示。與其他單位、部門(mén)往來(lái)的函件、協(xié)議、合同。6.其他類與保衛(wèi)工作相關(guān)的照片、錄像、音頻資料。其他具有保存價(jià)值的檔案材料。三、檔案材料的收集與整理（一）收集1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.工作人員在辦理完畢相關(guān)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料移交本科室檔案收集人員。3.對(duì)于重要的、緊急的檔案材料，應(yīng)及時(shí)收集并優(yōu)先處理。（二）整理1.檔案收集人員應(yīng)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，按照本制度規(guī)定的分類方法和歸檔范圍進(jìn)行歸類。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案材料目錄清單，注明檔案材料的名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物，破損的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.整理后的檔案材料應(yīng)保持整齊、有序，便于查閱和保管。四、檔案材料的保管（一）保管場(chǎng)所1.保衛(wèi)處應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案材料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）保管期限檔案材料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案材料：凡是反映保衛(wèi)處主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案材料，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案材料：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)保衛(wèi)工作有查考利用價(jià)值的檔案材料，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案材料：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)保衛(wèi)工作有查考利用價(jià)值的檔案材料，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案材料的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案材料的保管期限，定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案材料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.保衛(wèi)處工作人員因工作需要查閱檔案材料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員因工作需要查閱保衛(wèi)處檔案材料的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)保衛(wèi)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案材料的，還應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案材料，不得擅自將檔案材料帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案材料，不得在檔案材料上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。3.查閱人員如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案材料的查閱和利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱人員的姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。六、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.保衛(wèi)處應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案材料進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案材料的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案材料的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等因素，綜合判斷檔案材料是否仍具有保存價(jià)值。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)保衛(wèi)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)制作銷毀清單，注明檔案材料的名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案材料的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.保衛(wèi)處應(yīng)積極推進(jìn)檔案材料的信息化管理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案材料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案材料的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、備份等功能，確保檔案信息的安全和便捷利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案材料的整理要求，將檔案材料的目錄清單和內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全1.加強(qiáng)檔