PAGE干部檔案數(shù)字化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司干部檔案管理，提高干部檔案管理工作效率和質(zhì)量，推進(jìn)干部檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部檔案的數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保干部檔案數(shù)字化信息與原始檔案內(nèi)容一致，真實(shí)、準(zhǔn)確地反映干部的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理干部檔案中的各類信息，保證數(shù)字化檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)干部檔案數(shù)字化信息的安全管理，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行干部檔案數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性。5.便捷性原則：充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高干部檔案管理工作的效率和便捷性，為干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)等工作提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）組織人事部門1.負(fù)責(zé)制定干部檔案數(shù)字化管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督干部檔案數(shù)字化管理工作，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.負(fù)責(zé)審核干部檔案數(shù)字化信息的準(zhǔn)確性和完整性，確保數(shù)字化檔案符合相關(guān)要求。4.負(fù)責(zé)干部檔案數(shù)字化信息的安全管理，制定安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)工作人員的安全教育。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)干部檔案數(shù)字化設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)干部檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)干部檔案數(shù)字化信息的存儲(chǔ)、備份和管理，建立健全數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)安全可靠。4.協(xié)助組織人事部門做好干部檔案數(shù)字化信息的查詢、利用等工作，為干部管理工作提供服務(wù)。（三）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)提供干部檔案數(shù)字化管理所需的技術(shù)支持，保障數(shù)字化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門做好數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.負(fù)責(zé)對(duì)干部檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的功能和性能。（四）干部所在部門1.負(fù)責(zé)配合檔案管理部門做好本部門干部檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.協(xié)助組織人事部門做好干部檔案數(shù)字化信息的審核工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的干部信息。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.干部所在部門按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集、整理本部門干部的檔案材料，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的干部檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案材料是否齊全、完整，手續(xù)是否完備，不符合要求的檔案材料應(yīng)及時(shí)退回原部門補(bǔ)充或更正。3.對(duì)收集到的干部檔案材料進(jìn)行分類整理，按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將檔案材料分為十大類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免出國(guó)（境）等材料、其他可供組織參考的材料，并按照類別順序進(jìn)行排列。（二）檔案掃描1.檔案管理部門根據(jù)干部檔案整理情況，制定掃描計(jì)劃，確定掃描范圍和順序。2.選擇符合檔案掃描要求的設(shè)備和軟件，對(duì)干部檔案進(jìn)行逐頁(yè)掃描。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或TIFF，色彩模式應(yīng)為24位真彩色。3.在掃描過(guò)程中，應(yīng)確保圖像清晰、完整，無(wú)黑邊、白邊、模糊、重影等現(xiàn)象。對(duì)掃描圖像進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）圖像處理1.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。2.對(duì)圖像進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于識(shí)別和查找。圖像命名應(yīng)包含干部姓名、檔案類別、頁(yè)碼等信息。3.對(duì)圖像處理后的圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整、準(zhǔn)確，無(wú)質(zhì)量問(wèn)題。（四）數(shù)據(jù)錄入1.根據(jù)圖像處理后的圖像內(nèi)容，按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得遺漏或錯(cuò)誤錄入。2.建立數(shù)據(jù)錄入審核制度，對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)錄入數(shù)據(jù)與原始檔案內(nèi)容是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。3.對(duì)數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改和補(bǔ)充，并做好記錄。（五）數(shù)據(jù)掛接1.將圖像處理后的圖像和錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。掛接應(yīng)準(zhǔn)確、無(wú)誤，確保圖像和數(shù)據(jù)的一致性。2.對(duì)掛接后的數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像和數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和可用性。（六）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份1.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器應(yīng)具備安全可靠的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式應(yīng)采用磁帶備份、光盤備份或異地存儲(chǔ)等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。四、檔案數(shù)字化信息管理（一）信息查詢1.建立干部檔案數(shù)字化信息查詢系統(tǒng)，為組織人事部門、檔案管理部門等相關(guān)部門提供便捷的信息查詢服務(wù)。2.查詢?nèi)藛T應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行查詢，不得擅自擴(kuò)大查詢范圍或泄露查詢信息。查詢信息應(yīng)嚴(yán)格保密，不得用于與干部管理無(wú)關(guān)的其他用途。3.對(duì)查詢結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，包括查詢時(shí)間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等信息，以備查閱。（二）信息利用1.組織人事部門、檔案管理部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理利用干部檔案數(shù)字化信息，為干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)、培養(yǎng)教育等工作提供依據(jù)。2.利用干部檔案數(shù)字化信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保信息的安全和保密。3.對(duì)利用干部檔案數(shù)字化信息過(guò)程中形成的各類材料，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，納入干部檔案管理范疇。（三）信息維護(hù)1.定期對(duì)干部檔案數(shù)字化信息進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和可用性。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，保證數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的正常運(yùn)行。2.根據(jù)干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定和工作需要，及時(shí)更新和補(bǔ)充干部檔案數(shù)字化信息。更新和補(bǔ)充信息應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.加強(qiáng)對(duì)干部檔案數(shù)字化信息的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)涉及干部個(gè)人隱私和公司機(jī)密的信息，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。五、安全保密管理（一）安全保密制度1.建立健全干部檔案數(shù)字化管理安全保密制度，明確安全保密責(zé)任，規(guī)范安全保密行為。2.安全保密制度應(yīng)包括檔案數(shù)字化設(shè)備管理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份、信息查詢與利用、人員安全保密教育等方面的內(nèi)容，確保干部檔案數(shù)字化信息的安全保密。（二）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)參與干部檔案數(shù)字化管理工作的人員的管理，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)工作人員進(jìn)行定期的安全保密教育和培訓(xùn)，提高工作人員的安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。3.嚴(yán)格控制工作人員的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的操作權(quán)限，防止工作人員擅自訪問(wèn)或泄露干部檔案數(shù)字化信息。（三）設(shè)備管理1.對(duì)干部檔案數(shù)字化管理所需的設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和安全使用。2.設(shè)備應(yīng)專人專用，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的性能和安全性。3.對(duì)設(shè)備的使用情況進(jìn)行記錄，包括設(shè)備使用時(shí)間、操作人員等信息，以備查閱。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)對(duì)干部檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，防止無(wú)關(guān)人員訪問(wèn)或篡改干部檔案數(shù)字化信息。（五）信息保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，加強(qiáng)對(duì)干部檔案數(shù)字化信息的保密管理。2.對(duì)涉及干部個(gè)人隱私和公司機(jī)密的信息，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，不得擅自泄露或傳播。3.在干部檔案數(shù)字化信息的查詢、利用等過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息的安全和保密。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立干部檔案數(shù)字化管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)干部檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)字化流程執(zhí)行情況、信息管理情況、安全保密管理情況等方面，確保干部檔案數(shù)字化管理工作符合相關(guān)要求。（二）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整