PAGE擔(dān)保公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)擔(dān)保公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于擔(dān)保公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架各類檔案。3.對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全與完整。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，為檔案利用提供便利條件。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、歸還等利用服務(wù)工作，并做好登記。6.按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和水平。8.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案室。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案形成過程的規(guī)范和完整。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案管理工作的質(zhì)量和安全。3.做好檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等，保證檔案存放有序，便于查找。4.負(fù)責(zé)檔案利用服務(wù)工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案資料，并做好登記和記錄。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)意見和建議。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)檔案：包括擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案、再擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案等，按照業(yè)務(wù)類型和項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)分。2.行政管理檔案：涵蓋公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.法律事務(wù)檔案：如合同檔案、訴訟檔案等。4.其他檔案：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、宣傳資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類編號(hào)法，一級(jí)類目用大寫字母表示，二級(jí)類目用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，三級(jí)類目用英文字母表示，以此類推。2.例如：業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示，其中擔(dān)保業(yè)務(wù)用“YW01”表示，再擔(dān)保業(yè)務(wù)用“YW02”表示；行政管理檔案用“XZ”表示，其中文件檔案用“XZ01”表示，會(huì)議記錄用“XZ02”表示等。3.編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的識(shí)別和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、行政管理、法律事務(wù)等過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時(shí)收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于重要的文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、排列有序。（四）整理方法1.按照檔案分類方案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、責(zé)任者等信息。3.將文件材料按照一定順序排列，進(jìn)行裝訂或裝盒。4.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交檔案室。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、年度等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案上架存放。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、光盤存儲(chǔ)設(shè)備等。3.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）保管方式1.按照檔案分類和編號(hào)順序排列檔案，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)，如電子備份或異地存儲(chǔ)，防止檔案丟失或損壞。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與賬目相符。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為[具體年限]，如擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案、重要合同檔案等。4.短期保管期限為[具體年限]，如一般性文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)資料等。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換文件等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.根據(jù)檔案的重要程度和保密級(jí)別，確定借閱權(quán)限和借閱期限。一般檔案借閱期限不得超過[規(guī)定天數(shù)]，重要檔案借閱期限不得超過[規(guī)定天數(shù)]。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等檢索檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立數(shù)據(jù)安