PAGE退伍兵檔案查閱制度規(guī)定一、總則（一）目的為了規(guī)范退伍兵檔案的查閱工作，保障退伍兵的合法權(quán)益，維護檔案管理的嚴肅性和安全性，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及退伍兵檔案查閱的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及軍隊檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過程中，要采取有效措施確保退伍兵檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務保障原則：以服務退伍兵為宗旨，在符合規(guī)定的前提下，為需要查閱檔案的部門和人員提供便利，保障其合理需求。二、檔案管理部門職責（一）檔案保管1.負責退伍兵檔案的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案保管制度，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、有序。2.配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火防盜防潮防蟲等設施，定期對檔案保管情況進行檢查和維護。（二）檔案整理1.按照檔案管理的規(guī)范要求，對退伍兵檔案進行科學分類、編號、編目等整理工作，便于查閱和管理。2.建立檔案索引和電子目錄，提高檔案查閱效率。（三）查閱登記1.設立專門的檔案查閱登記簿，詳細記錄每次檔案查閱的相關(guān)信息，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱事由、查閱檔案內(nèi)容等。2.對查閱登記信息進行妥善保管，以備查詢和審計。（四）監(jiān)督指導1.對公司/組織內(nèi)各部門涉及退伍兵檔案查閱的工作進行監(jiān)督，確保查閱工作符合本制度規(guī)定。2.為各部門提供檔案查閱方面的業(yè)務指導和培訓，提高檔案查閱工作的規(guī)范化水平。三、查閱申請與審批（一）查閱申請1.公司/組織內(nèi)各部門因工作需要查閱退伍兵檔案的，應填寫《退伍兵檔案查閱申請表》。申請表應包括查閱部門名稱、查閱人姓名、聯(lián)系方式、查閱事由、預計查閱時間、查閱檔案范圍等內(nèi)容。2.查閱事由應明確、具體，不得模糊或隱瞞真實目的。對于涉及退伍兵個人隱私或敏感信息的查閱申請，應提供充分合理的理由。（二）審批流程1.查閱申請表由查閱部門負責人簽字后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請表后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括查閱事由是否合理、查閱范圍是否適當、查閱時間是否必要等。3.如審核通過，檔案管理部門負責人簽字批準，并注明批準查閱的檔案范圍和查閱期限。如審核不通過，應及時與查閱部門溝通，說明原因并要求其補充或修改申請內(nèi)容。4.對于涉及退伍兵重大權(quán)益或敏感信息的檔案查閱申請，需報公司/組織分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應在[X]個工作日內(nèi)做出審批決定，并反饋至檔案管理部門。四、查閱權(quán)限與范圍（一）查閱權(quán)限1.退伍兵本人有權(quán)查閱自己的檔案，但應按照檔案管理部門的要求辦理查閱手續(xù)。2.因工作需要，公司/組織內(nèi)相關(guān)部門經(jīng)審批后有權(quán)查閱退伍兵檔案。查閱權(quán)限僅限于與工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得超出審批范圍查閱。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法依規(guī)需要查閱退伍兵檔案的，應出具相關(guān)法律文書或證明文件，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（二）查閱范圍1.退伍兵基本信息檔案，包括個人身份信息、入伍退伍時間、服役部隊、軍銜等。2.服役期間表現(xiàn)檔案，如獎懲記錄、訓練成績、立功受獎情況等。3.退伍安置相關(guān)檔案，如退伍安置政策執(zhí)行情況、就業(yè)安置記錄等。4.其他與退伍兵權(quán)益保障、公司/組織工作相關(guān)的檔案內(nèi)容。（三）限制查閱內(nèi)容1.涉及退伍兵個人隱私且未經(jīng)本人同意公開的信息，如醫(yī)療健康信息、家庭隱私信息等。2.按照國家法律法規(guī)或軍隊規(guī)定應予以保密的檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門認定不宜查閱的其他內(nèi)容。五、查閱方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人可到檔案管理部門指定的查閱場所，在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱。查閱場所應配備必要的桌椅、照明等設施，方便查閱人工作。2.復制查閱：對于確需復制的檔案內(nèi)容，查閱人應填寫《退伍兵檔案復制申請表》，經(jīng)審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對無誤。（二）查閱要求1.查閱人應嚴格遵守檔案管理部門的規(guī)章制度，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需暫時借用檔案，應另行辦理借用手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.查閱人應按照審批的查閱范圍和時間進行查閱工作，不得擅自擴大查閱范圍或延長查閱時間。如因特殊情況需要變更，應重新辦理審批手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人應將檔案資料整理歸位，保持檔案原狀。檔案管理人員應對查閱情況進行檢查，確認無誤后在查閱登記簿上簽字。六、檔案信息安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門應加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.對檔案查閱場所進行定期安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（二）保密要求1.檔案管理人員和查閱人應嚴格遵守保密制度，對在查閱過程中知悉的退伍兵檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)、社交媒體等公開平臺上傳播或討論退伍兵檔案信息。3.對于涉及退伍兵隱私或敏感信息的檔案查閱工作，應采取更加嚴格的保密措施，如限制查閱人員范圍、對查閱過程進行全程監(jiān)控等。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案管理人員或查閱人違反檔案信息安全與保密規(guī)定，泄露檔案信息的，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。2.對于因泄露檔案信息給退伍兵造成損失的，應依法承擔賠償責任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。七、檔案查閱記錄與歸檔（一）查閱記錄1.檔案管理部門應將每次檔案查閱的相關(guān)信息詳細記錄在查閱登記簿上，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱事由、查閱檔案內(nèi)容、查閱期限、審批情況等。2.查閱記錄應妥善保存，保存期限按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，以便日后查詢和審計。（二）歸檔管理1.查閱工作結(jié)束后，檔案管理人員應將查閱申請表、查閱記錄、復制申請表及復制件等相關(guān)材料進行整理歸檔。2.歸檔材料應按照檔案管理的分類方法進行分類存放，便于查找和利用。八、