PAGE工程建設(shè)期檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工程建設(shè)期檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、運行維護、管理決策等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所承擔的各類工程建設(shè)項目從項目前期準備到竣工驗收全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準制定。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司/組織設(shè)立檔案管理機構(gòu)，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工程建設(shè)期檔案管理工作，各部門、各項目組按照職責(zé)分工負責(zé)具體檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.全程跟蹤、同步管理原則。檔案管理工作應(yīng)與工程建設(shè)進度同步，從項目策劃開始，直至項目竣工驗收結(jié)束，確保檔案資料的形成、積累、整理與工程建設(shè)進程相適應(yīng)。3.真實準確、完整系統(tǒng)原則。檔案資料應(yīng)如實反映工程建設(shè)實際情況，內(nèi)容完整、條理清晰、邏輯連貫，能夠全面準確地體現(xiàn)工程建設(shè)的全過程。4.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值，滿足工程建設(shè)及管理工作的需要。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各相關(guān)部門負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工程建設(shè)期檔案管理工作，審定檔案管理工作規(guī)劃、制度和標準，解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定和完善工程建設(shè)期檔案管理的具體實施細則。2.負責(zé)制定工程建設(shè)期檔案管理工作計劃，明確各階段檔案管理工作的目標、任務(wù)和要求，并組織實施。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門、各項目組的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的質(zhì)量和進度。4.負責(zé)工程檔案的集中統(tǒng)一管理，對收集到的檔案資料進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。5.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，將工程檔案資料錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理，提高檔案管理的效率和水平。7.參與工程建設(shè)項目的竣工驗收工作，對檔案資料的完整性、準確性進行審核，出具檔案驗收意見。8.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀處理。9.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識和檔案管理水平。（三）各部門及項目組職責(zé)1.各部門、各項目組應(yīng)明確一名檔案管理責(zé)任人，負責(zé)本部門、本項目組檔案資料的收集、整理、歸檔和移交工作。2.按照檔案管理的要求，負責(zé)組織本部門、本項目組工作人員及時收集、整理在工程建設(shè)過程中形成的各類文件材料，并確保文件材料的真實、準確、完整。3.對收集到的文件材料進行初步分類、整理，定期向檔案管理部門移交，移交時應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認。4.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的資料和信息支持。5.在工程建設(shè)過程中，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案資料的形成、積累與工程建設(shè)同步進行，避免出現(xiàn)檔案資料缺失、損毀等情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍工程建設(shè)期檔案收集范圍包括但不限于以下方面：1.項目前期文件：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目批復(fù)文件等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更文件等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.設(shè)備文件：設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運行維護手冊等。6.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。7.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件：會議紀要、來往信函、工程照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門、各項目組應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料收集工作，并按照檔案收集范圍及時收集各類文件材料，確保檔案資料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，禁止使用易褪色的書寫材料。3.對工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，存儲格式應(yīng)符合長期保存的要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理，同一類別的文件材料應(yīng)集中整理，不同類別的文件材料應(yīng)分開整理。3.編號規(guī)范、標識清晰，便于檔案的檢索和查找。（四）整理方法1.分類：按照工程建設(shè)項目的階段、內(nèi)容、性質(zhì)等進行分類，一般可分為工程前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗收文件等類別。每個類別下可根據(jù)實際情況進一步細分二級類目。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進行組卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照文件的形成時間順序排列，重要文件在前，次要文件在后；批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后。卷內(nèi)文件應(yīng)編制頁碼，頁碼編寫應(yīng)連續(xù)、準確。3.編目：對整理好的檔案進行編目，編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面等。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目；卷內(nèi)備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和保管過程中需要說明的問題；案卷封面應(yīng)填寫工程名稱、項目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，破損的文件應(yīng)進行修補或復(fù)制。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各項目組應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、題名等信息，并由雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的檔案資料進行認真核對，檢查檔案資料的完整性、準確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知移交部門進行整改，直至符合要求為止。3.對歸檔的檔案資料應(yīng)進行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用分類編號法，即按照檔案的分類類別進行編號，每個類別下的檔案依次編號。4.建立檔案歸檔臺賬，詳細記錄檔案的歸檔日期、類別、數(shù)量、題名、保管期限等信息，以便對檔案的歸檔情況進行跟蹤和管理。（二）保管期限根據(jù)工程檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映工程建設(shè)全過程，對工程建設(shè)、運行維護、管理決策等具有重要憑證和參考價值的檔案，如項目批復(fù)文件、可行性研究報告、竣工驗收報告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在工程建設(shè)過程中形成的，對工程建設(shè)和管理有一定參考價值，保管期限為30年的檔案，如施工組織設(shè)計、工程質(zhì)量檢驗記錄等，應(yīng)長期保管。3.短期保管的檔案：凡是在工程建設(shè)過程中形成的，對工程建設(shè)和管理參考價值較小，保管期限為10年的檔案，如一般性的會議紀要等，應(yīng)短期保管。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放架位、箱號等信息，方便檔案的調(diào)閱和歸還。3.對重要的檔案資料應(yīng)進行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式。電子備份應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。同時，對檔案的借閱、歸還等情況進行登記，確保檔案的安全與完整。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的利用符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.檔案利用應(yīng)滿足工程建設(shè)、運行維護、管理決策等工作的需要，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。3.在檔案利用過程中，應(yīng)注意保護檔案的安全和保密，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.出具證明：根據(jù)工作需要，檔案管理部門可為公司/組織內(nèi)部人員出具檔案證明。出具證明時，應(yīng)認真核實檔案內(nèi)容，確保證明內(nèi)容真實、準確，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、歸還日期等信息。通過登記，便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析和跟蹤管理，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查：對到期檔案逐卷進行審查，分析檔案的內(nèi)容、價值和保管狀況，確定檔案是否仍具有保存價值。2.綜合評估：結(jié)合工程建設(shè)的實際情況和檔案的利用情況，對檔案的重要性、時效性、完整性等進行綜合評估，判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、類別、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行銷毀。銷毀時應(yīng)確保檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷處理，并將檔案銷毀清冊作為檔案管理的重要資料進行保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的工程建設(shè)期檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司/組織的信息化建設(shè)提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對工程建設(shè)期形成的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進行整理、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案長期保存的要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用功能強大、安全可靠的檔案管理軟件，建立檔案信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)檔案管理的自動化流程。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全與保密。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。4.信息資源共享：通過檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。公司/組織內(nèi)部人員可根據(jù)權(quán)限在系統(tǒng)中查閱、利用檔案資料，提高檔案的使用效率。同時，可根據(jù)工作需要，將部分檔案信息與外部單位進行共享，但應(yīng)嚴格遵守相關(guān)保密規(guī)定。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進行檔案的錄入、整理、檢索等工作。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，定期對系統(tǒng)進行檢查、升級和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運行。及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，保證檔案信息的準確性和完整性。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶