PAGE大學(xué)生學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強大學(xué)生學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全日制本?？粕?、研究生在校期間形成的各類檔案材料，包括但不限于入學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、成績檔案、獎懲檔案、黨團組織檔案、社會實踐檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)生在校期間的實際情況，嚴禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在校期間形成的各類檔案材料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，保護學(xué)生個人隱私，對涉及學(xué)生隱私的檔案信息嚴格保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循規(guī)范的流程和標準，確保檔案整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的規(guī)范性。（四）管理職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門負責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實施。統(tǒng)籌管理全校學(xué)生檔案，指導(dǎo)各學(xué)院（系）做好檔案收集、整理、歸檔等工作。負責(zé)檔案的保管、查閱、借閱等日常管理工作，確保檔案的安全和有效利用。定期對檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，對破損、變質(zhì)的檔案及時進行修復(fù)和處理。2.學(xué)院（系）負責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案材料的真實、完整。按照學(xué)校檔案管理部門的要求，及時將整理好的學(xué)生檔案移交學(xué)校檔案管理部門。配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，為檔案利用提供必要的協(xié)助。3.輔導(dǎo)員負責(zé)指導(dǎo)學(xué)生填寫各類檔案表格，審核學(xué)生檔案材料的真實性和完整性。及時收集學(xué)生在校期間的各類表現(xiàn)材料，如獎懲情況、社會實踐報告等，并整理歸檔。協(xié)助學(xué)院（系）和學(xué)校檔案管理部門做好學(xué)生檔案的管理工作，解答學(xué)生關(guān)于檔案的疑問。二、檔案內(nèi)容及分類（一）入學(xué)檔案1.高考報名登記表：記錄學(xué)生高考報名時的基本信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、畢業(yè)學(xué)校等。2.高考體檢表：包含學(xué)生高考體檢的各項結(jié)果，如身體各部位的檢查情況、疾病史等。3.錄取通知書：學(xué)校發(fā)放給學(xué)生的錄取憑證，記錄錄取專業(yè)、學(xué)制等信息。4.黨團組織關(guān)系材料：如黨員檔案、團員檔案、入黨申請書、入團志愿書等。5.個人簡歷：學(xué)生個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等簡要介紹。（二）學(xué)籍檔案1.學(xué)籍登記表：記錄學(xué)生入學(xué)后的基本學(xué)籍信息，包括學(xué)號、班級、專業(yè)、入學(xué)時間、學(xué)制等。2.成績表：學(xué)生每學(xué)期的課程考試成績記錄，包括課程名稱、成績、學(xué)分等。3.學(xué)籍異動材料：如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等相關(guān)審批文件和手續(xù)。4.學(xué)位評定材料：與學(xué)位授予相關(guān)的材料，如學(xué)位申請書、論文答辯記錄、學(xué)位評定委員會決議等。（三）獎懲檔案1.獎勵材料：學(xué)校及各級政府部門頒發(fā)的各類獎勵證書、榮譽稱號等相關(guān)文件和材料，如優(yōu)秀學(xué)生獎學(xué)金證書、三好學(xué)生榮譽證書、優(yōu)秀畢業(yè)生證書等。2.處分材料：學(xué)生受到學(xué)校紀律處分的相關(guān)文件和材料，如警告、嚴重警告、記過、留校察看、開除學(xué)籍等處分決定書及相關(guān)證明材料。（四）黨團組織檔案1.入黨材料：包括入黨積極分子培養(yǎng)考察登記表、入黨志愿書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、入黨介紹人意見、支部大會決議、上級黨組織審批意見等。2.團組織材料：如團支部團員登記表、團費繳納記錄、團組織活動記錄、推優(yōu)入黨相關(guān)材料等。（五）社會實踐檔案1.社會實踐報告：學(xué)生參加社會實踐活動后撰寫的總結(jié)報告，包括實踐內(nèi)容、實踐收獲、實踐成果等。2.社會實踐證明：由實踐單位出具的證明學(xué)生參加社會實踐活動的文件，包括實踐時間、實踐崗位、實踐表現(xiàn)等。（六）其他檔案1.畢業(yè)生就業(yè)材料：如就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)推薦表、畢業(yè)生登記表、就業(yè)報到證等。2.學(xué)生個人申請材料：如助學(xué)貸款申請材料、困難補助申請材料、轉(zhuǎn)學(xué)申請材料等。3.其他有保存價值的材料：學(xué)生在校期間獲得的各類技能證書、競賽獲獎證書、學(xué)術(shù)論文發(fā)表等相關(guān)材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.定期收集：學(xué)校檔案管理部門和學(xué)院（系）應(yīng)定期組織檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。一般每學(xué)期末進行一次集中收集，特殊情況隨時收集。2.主動收集：輔導(dǎo)員應(yīng)主動關(guān)注學(xué)生在校期間的各類表現(xiàn)，及時收集相關(guān)檔案材料，如學(xué)生獲獎、違紀等情況的證明材料。3.學(xué)生提交：要求學(xué)生按照學(xué)校規(guī)定，主動提交個人檔案材料，如個人簡歷、社會實踐報告等。（二）整理原則1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的分類，對收集到的檔案材料進行分類整理，確保同一類檔案材料集中存放。2.順序排列：每一類檔案材料應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列，便于查閱和管理。3.編目編號：對整理好的檔案材料進行編目編號，建立檔案目錄清單，以便快速查找和核對檔案。（三）整理流程1.材料審核：對收集到的檔案材料進行審核，確保材料的真實性、完整性和規(guī)范性。對于不符合要求的材料，及時與相關(guān)部門或?qū)W生本人溝通，要求補充或更正。2.分類排序：按照檔案分類標準，將審核通過的材料進行分類，并按照順序排列。3.編目編號：為每一份檔案材料編制目錄序號，同時為每一類檔案編制總目錄序號，并建立電子目錄清單。4.裝訂成冊：對于一些零散的檔案材料，如成績單、社會實踐報告等，應(yīng)進行裝訂成冊，確保材料的整齊和牢固。5.裝盒存放：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、序號、年份等信息，然后存放在檔案庫房中。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.及時歸檔：學(xué)院（系）應(yīng)在檔案整理完成后，及時將學(xué)生檔案移交學(xué)校檔案管理部門進行歸檔。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)在收到檔案后，及時進行審核和歸檔。2.規(guī)范歸檔：歸檔的檔案材料應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，包括材料的完整性、真實性、規(guī)范性等。檔案應(yīng)按照分類順序依次排列，不得隨意打亂。3.建立索引：為便于檔案的查找和利用，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)建立檔案索引，包括紙質(zhì)索引和電子索引。索引應(yīng)包含檔案的類別、序號、姓名、學(xué)號、存放位置等信息。（二）保管期限1.永久保管：對于學(xué)生的入學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、學(xué)位評定材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等重要檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案材料的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價值確定，一般分為30年、10年等不同期限。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管條件1.檔案庫房：學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案裝具：檔案應(yīng)存放在符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具中，裝具應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找。3.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.安全防護：檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.查閱范圍：本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱學(xué)生檔案。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴格限于與工作相關(guān)的部分，不得查閱學(xué)生個人隱私信息。2.查閱手續(xù)：查閱檔案時，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.查閱方式：檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案查閱工作，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞檔案材料。4.查閱記錄：檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱記錄，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，以備查詢和統(tǒng)計。（二）借閱規(guī)定1.借閱范圍：因特殊原因需要借閱學(xué)生檔案的，必須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責(zé)人批準，并嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱范圍一般限于與學(xué)生權(quán)益相關(guān)的重要證明材料等，不得借閱涉及學(xué)生隱私的敏感檔案。2.借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和學(xué)校檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱檔案。3.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明原因。4.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整和整潔，如有損壞或丟失情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)在檔案歸還后，及時對檔案進行檢查和核對，并更新檔案借閱記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。2.客觀公正：鑒定工作應(yīng)堅持客觀、公正的原則，依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、使用價值等因素進行綜合評估。3.集體決策：鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案管理部門組織，邀請相關(guān)部門負責(zé)人、專家等組成鑒定小組，對檔案進行集體鑒定。鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報告，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后生效。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單：經(jīng)過鑒定，確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的類別、序號、名稱、保管期限等信息。2.審批銷毀：《檔案銷毀清單》應(yīng)報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后，方可進行檔案銷毀工作。3.銷毀實施：檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門指定專人負責(zé)監(jiān)督銷毀過程。銷毀方式可以采用焚燒、粉碎等安全可靠的方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀記錄：檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄，記錄銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并將銷毀記錄與《檔案銷毀清單》一并存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立檔案信息系統(tǒng)：學(xué)校應(yīng)建立完善的學(xué)生檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.數(shù)據(jù)錄入與整合：將紙質(zhì)檔案中的信息進行電子化錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并與學(xué)校其他信息系統(tǒng)進行整合，實現(xiàn)信息共享。3.在線查詢與利用：通過檔案信息系統(tǒng)，為教職工和學(xué)生提供在線查詢檔案的服務(wù)，方便快捷地獲取檔案信息。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.備份制度：建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)和地點，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.安全防護：檔案信息系統(tǒng)應(yīng)采取必要的安全防護措施，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等，防止數(shù)據(jù)泄露和被非法篡改。3.用戶權(quán)限管理：嚴格設(shè)置檔案信息系統(tǒng)用戶的權(quán)限，不同用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，確保檔案信息的保密性。（三）信息化應(yīng)用與維護