PAGE測繪成果及檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司測繪成果及檔案的管理，確保測繪成果的安全、完整與有效利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測繪成果及檔案管理的部門、項目組以及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家測繪地理信息法律法規(guī)以及檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保測繪成果及檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障測繪成果及檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的內(nèi)容嚴(yán)格保密。3.科學(xué)規(guī)范原則：建立科學(xué)合理的管理流程和方法，確保測繪成果及檔案的收集、整理、存儲、保管、利用等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。4.高效利用原則：在確保安全保密的前提下，充分挖掘測繪成果及檔案的價值，提高其利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、測繪成果管理（一）成果分類1.基礎(chǔ)測繪成果：包括國家基本比例尺地形圖、影像圖、數(shù)字化產(chǎn)品等。2.工程測繪成果：如工程建設(shè)項目中的地形測量、地籍測量、房產(chǎn)測量等成果。3.專題測繪成果：針對特定行業(yè)或領(lǐng)域的測繪成果，如地質(zhì)測繪、海洋測繪、城市規(guī)劃測繪等。（二）成果獲取與接收1.項目組在完成測繪項目后，應(yīng)及時整理并提交測繪成果。提交的成果應(yīng)包括紙質(zhì)文檔、電子數(shù)據(jù)以及相關(guān)的技術(shù)報告、說明等。2.接收部門應(yīng)對提交的測繪成果進(jìn)行嚴(yán)格審核，檢查成果的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)格式、坐標(biāo)系統(tǒng)、精度要求、圖件質(zhì)量等。對于不符合要求的成果，應(yīng)及時通知項目組進(jìn)行整改。（三）成果存儲1.測繪成果應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立測繪成果存儲目錄，對不同類型、不同項目的成果進(jìn)行分類存儲，并做好標(biāo)識和索引，以便于查找和管理。3.存儲環(huán)境應(yīng)滿足防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等要求，確保測繪成果的質(zhì)量不受影響。（四）成果保密與安全1.對涉及國家秘密的測繪成果，應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密規(guī)定進(jìn)行管理。明確密級，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，防止秘密信息泄露。2.對于商業(yè)秘密和個人隱私相關(guān)的測繪成果，也應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，與知悉人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.加強對存儲設(shè)備和存儲場所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。（五）成果使用與共享1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用測繪成果時，應(yīng)填寫《測繪成果使用申請表》，注明使用目的、成果范圍、使用期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，向成果管理部門申請使用。2.成果管理部門應(yīng)對使用申請進(jìn)行審核，根據(jù)申請內(nèi)容和成果的保密級別確定是否批準(zhǔn)使用。對于批準(zhǔn)使用的成果，應(yīng)按照規(guī)定的方式和范圍提供，并做好使用記錄。3.測繪成果原則上不得向公司外部單位或個人提供。如因特殊情況確需提供的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。三、檔案管理（一）檔案分類1.項目檔案：包括測繪項目從立項到驗收全過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等，如項目任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計書、原始觀測記錄、計算資料、成果報告等。2.行政管理檔案：公司在行政管理活動中產(chǎn)生的文件，如文件、通知、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.人事檔案：員工個人的檔案材料，包括入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等。4.財務(wù)檔案：公司財務(wù)活動中形成的各類憑證、賬簿、報表等檔案資料。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。在項目結(jié)束或工作完成后，應(yīng)及時將相關(guān)檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等工作。對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、命名規(guī)范等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。（三）檔案存儲與保管1.檔案應(yīng)存儲在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.建立檔案保管期限表，根據(jù)檔案的重要性和保存價值確定不同檔案的保管期限，如永久保存、長期保存、短期保存等。對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。同時，對檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。（四）檔案利用與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或進(jìn)行涂改、損毀等行為。3.如需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，按時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，附上鑒定小組的鑒定意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等信息，保存期限不少于[X]年。四、人員職責(zé)（一）成果及檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善測繪成果及檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)測繪成果及檔案的收集、整理、存儲、保管、利用等日常管理工作。3.對各部門的測繪成果及檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)意見。4.負(fù)責(zé)與上級主管部門、相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，辦理測繪成果及檔案管理的相關(guān)手續(xù)。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項目測繪成果的整理和提交工作，確保成果的質(zhì)量和完整性。2.對項目檔案的形成、積累和整理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，保證項目檔案符合要求。3.在項目結(jié)束后，及時將項目成果及檔案移交至成果及檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、存儲、保管、利用等工作，嚴(yán)格按照檔案管理流程和制度進(jìn)行操作。2.對檔案進(jìn)行定期清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。3.為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，做好登記和記錄工作，確保檔案的安全和規(guī)范使用。4.參與檔案鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，并做好相關(guān)記錄。（四）其他人員職責(zé)1.公司全體員工應(yīng)遵守測繪成果及檔案管理制度，妥善保管和使用與工作相關(guān)的測繪成果及檔案資料。2.在工作中形成的測繪成果及檔案材料，應(yīng)及時移交至相關(guān)部門，不得擅自留存或銷毀。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.成果及檔案管理部門定期對各部門的測繪成果及檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、成果及檔案的收集整理情況、存儲保管情況、利用情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.積極配合上級主管部門、檔案行政管理部門等對公司測繪成果及檔案管理工作的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和情況。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時調(diào)整和完善公司的測繪成果及檔案管理制度和管理措施。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織測繪成果及檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，提高員工對測繪成果及檔案管理重要性的認(rèn)識，增強員工的業(yè)務(wù)能力和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司制度、檔案整理方法、成果保密要求等。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。（二）考核1.將測繪成果及檔案管理知識納入員工績效考