PAGE經(jīng)濟(jì)合作社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合作社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)合作社各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本經(jīng)濟(jì)合作社實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本經(jīng)濟(jì)合作社及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則經(jīng)濟(jì)合作社檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)合作社各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集經(jīng)濟(jì)合作社在各個(gè)階段、各個(gè)領(lǐng)域形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對(duì)涉及經(jīng)濟(jì)合作社商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢(xún)、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為經(jīng)濟(jì)合作社的決策、管理和發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置經(jīng)濟(jì)合作社設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本經(jīng)濟(jì)合作社檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合作社各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量合理。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為經(jīng)濟(jì)合作社各部門(mén)和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。7.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。8.對(duì)經(jīng)濟(jì)合作社所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保全社檔案管理工作的整體水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.經(jīng)濟(jì)合作社在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、賬簿、憑證等紙質(zhì)檔案。2.經(jīng)濟(jì)合作社的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等文書(shū)檔案。3.經(jīng)濟(jì)合作社的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.經(jīng)濟(jì)合作社的人事檔案，包括員工履歷、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等材料。5.經(jīng)濟(jì)合作社的項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.經(jīng)濟(jì)合作社的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料。7.經(jīng)濟(jì)合作社的電子檔案，包括電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)等。8.其他具有保存價(jià)值屬于經(jīng)濟(jì)合作社的檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案整理后移交檔案管理部門(mén)。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案不遺漏、不丟失。對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保其歸檔的及時(shí)性。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或損毀檔案內(nèi)容。對(duì)于破損或褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案分類(lèi)科學(xué)、合理。3.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一采用國(guó)家規(guī)定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法，保證檔案的系統(tǒng)性和一致性。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行整理。將每年形成的文件材料，按照永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分別整理，然后按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，編制案卷目錄。2.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行整理，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別裝訂成冊(cè)，編制財(cái)務(wù)檔案目錄。3.人事檔案按照員工個(gè)人進(jìn)行整理，將員工的履歷、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等材料分類(lèi)裝訂，建立員工人事檔案袋，并編制人事檔案索引。4.項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，將項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)材料集中在一起，建立項(xiàng)目檔案卷，并編制項(xiàng)目檔案目錄。5.聲像檔案按照照片、錄音、錄像等不同載體形式進(jìn)行整理，分別編制目錄，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等相關(guān)信息。6.電子檔案按照文件類(lèi)型、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并編制電子檔案目錄。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映經(jīng)濟(jì)合作社主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)經(jīng)濟(jì)合作社有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括經(jīng)濟(jì)合作社的章程、成立文件、重要會(huì)議記錄、決議、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、重大項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保管凡是反映經(jīng)濟(jì)合作社一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)經(jīng)濟(jì)合作社工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。3.短期保管凡是反映經(jīng)濟(jì)合作社局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)經(jīng)濟(jì)合作社工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至l5年。（二）保管設(shè)施與環(huán)境要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放。4.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，應(yīng)制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)的能力。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的查詢(xún)和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，借閱期限屆滿(mǎn)應(yīng)及時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。五、檔案的利用（一）利用范圍1.經(jīng)濟(jì)合作社內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，可在檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.經(jīng)濟(jì)合作社員工因個(gè)人原因需要查閱本人人事檔案的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。3.外單位因工作需要查閱經(jīng)濟(jì)合作社檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)經(jīng)濟(jì)合作社相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案的查閱，還應(yīng)報(bào)檔案管理部門(mén)備案。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后，應(yīng)向利用者出具檔案借閱憑證，并按照借閱期限督促利用者按時(shí)歸還檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后，應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求為利用者提供復(fù)制服務(wù)，并收取相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制檔案應(yīng)保證其內(nèi)容與原件一致，不得擅自更改或刪減檔案內(nèi)容。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的等。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合經(jīng)濟(jì)合作社的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以鑒定銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷(xiāo)毀檔案清單，注明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.將擬銷(xiāo)毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。鑒定工作小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案清單，對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐一鑒定，確定其是否具有保存價(jià)值。3.經(jīng)鑒定工作小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并由鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。4.將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)濟(jì)合作社主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行集中銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案被徹底銷(xiāo)毀，防止檔案流失。2.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存，保存期限與被銷(xiāo)毀檔案的保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為經(jīng)濟(jì)合作社提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案圖像，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)錄入將檔案的目錄信息、文件內(nèi)容等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。錄入數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。3.系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。4.信息檢索與利用利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。同時(shí)，提供在線查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，方便經(jīng)濟(jì)合作社各部門(mén)和人員利用檔案。（三）數(shù)據(jù)安全與備份1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份周期根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率確定，一般為每天或每周備份一次。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案管理部門(mén)的工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全本經(jīng)濟(jì)合作社檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)檔案管理部門(mén)與經(jīng)濟(jì)合作社各部門(mén)之間的溝通協(xié)調(diào)，配合各部門(mén)做好檔案管理相關(guān)工作。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理工作水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好檔案的收集、整理與保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，編制檔案目錄和檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。3.開(kāi)展檔案信息化建