PAGE檔案文件移交及歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案文件管理，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案文件的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案文件的移交及歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案文件由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案文件的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案文件應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性。3.及時(shí)歸檔原則。各部門(mén)及員工應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的檔案文件移交歸檔，防止檔案文件的積壓和散失。4.便于利用原則。檔案文件的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案文件的使用效率。二、檔案文件移交（一）移交范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的檔案材料。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件材料。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等個(gè)人檔案材料。4.其他應(yīng)歸檔保存的文件材料。（二）移交時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每季度末將本季度形成的檔案文件移交至檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后一個(gè)月內(nèi)移交歸檔。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的檔案文件全部移交至檔案管理部門(mén)。（三）移交要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)檔案文件進(jìn)行分類、整理、編目，確保檔案文件的整齊、規(guī)范。2.移交的檔案文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)。3.檔案文件應(yīng)編制移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。移交清單應(yīng)包括檔案文件的名稱、數(shù)量、日期等詳細(xì)信息。（四）移交程序1.各部門(mén)檔案管理人員填寫(xiě)檔案文件移交清單，并將檔案文件整理成冊(cè)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案文件進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行整改。3.審核無(wú)誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案文件的移交手續(xù)。三、檔案文件歸檔（一）歸檔范圍檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案文件的歸檔范圍。歸檔范圍應(yīng)涵蓋公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案文件的完整性和系統(tǒng)性。（二）歸檔分類檔案文件應(yīng)按照以下類別進(jìn)行歸檔：1.行政管理類：包括公司的行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等文件材料。2.業(yè)務(wù)管理類：包括公司的市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料。3.項(xiàng)目管理類：包括公司的各類項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件材料。4.合同協(xié)議類：包括公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件材料。5.人事檔案類：包括公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等個(gè)人檔案材料。6.財(cái)務(wù)檔案類：包括公司的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件材料。7.聲像檔案類：包括公司的照片、錄音、錄像等聲像文件材料。8.其他檔案類：包括公司的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）歸檔編號(hào)檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔的檔案文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。編號(hào)應(yīng)包括年度、類別、順序號(hào)等信息，以便于檔案文件的查找和管理。（四）歸檔整理檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案文件的類別、編號(hào)順序進(jìn)行整理，將檔案文件裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案文件的類別、編號(hào)、名稱等信息。同時(shí)，應(yīng)建立檔案文件目錄，目錄應(yīng)包括檔案文件的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等詳細(xì)信息，以便于檔案文件的查閱和利用。（五）歸檔保管檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案文件的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。同時(shí)，應(yīng)建立檔案文件保管制度，定期對(duì)檔案文件進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案文件的完整和安全。四、檔案文件查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案文件的，應(yīng)填寫(xiě)檔案文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案文件的，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，填寫(xiě)檔案文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。3.涉及公司機(jī)密的檔案文件，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)檔案文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露檔案文件內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)檔案文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案文件的名稱、編號(hào)、日期、查閱目的等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，如符合查閱條件，應(yīng)予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱申請(qǐng)人在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案文件，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案文件。4.查閱完畢后，查閱申請(qǐng)人應(yīng)將檔案文件歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案文件查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案文件的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案文件的安全和保密。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)人的利用目的，提供必要的檔案文件復(fù)印件或摘錄件，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，查閱申請(qǐng)人不得擅自將檔案文件帶出檔案管理部門(mén)或進(jìn)行其他形式的傳播和利用。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案文件的查閱和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。五、檔案文件鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案文件的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織檔案管理部門(mén)應(yīng)成立檔案文件鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案文件的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（三）鑒定內(nèi)容檔案文件鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案文件的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。鑒定內(nèi)容應(yīng)包括檔案文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式、載體等方面。（四）鑒定方法檔案文件鑒定小組應(yīng)采用直接鑒定法，對(duì)檔案文件進(jìn)行逐件審查，確定檔案文件的保存價(jià)值。同時(shí)，應(yīng)參考檔案文件的目錄、索引、摘要等信息，提高鑒定工作的效率和準(zhǔn)確性。（五）銷毀程序1.檔案文件鑒定小組對(duì)檔案文件進(jìn)行鑒定后，應(yīng)編制檔案文件銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案文件的名稱、編號(hào)、日期、銷毀原因等詳細(xì)信息。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案文件銷毀清單進(jìn)行審核，如審核無(wú)誤，應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文件的銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案文件的徹底銷毀。4.檔案文件銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案文件銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀工作完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案文件銷毀清單歸檔保存。六、檔案文件信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)檔案管理部門(mén)應(yīng)積極推進(jìn)檔案文件信息化建設(shè)，建立檔案文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案文件管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案文件數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的檔案文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案文件數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案文件管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能的自動(dòng)化管理。3.檔案文件安全管理：建立檔案文件安全管理制度，加強(qiáng)檔案文件信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案文件信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案文件的及時(shí)更新和完整。2.檔案文件管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案文件的訪問(wèn)權(quán)限。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案文件管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行