PAGE生產(chǎn)型企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的原始性和準(zhǔn)確性。3.完整性原則。全面收集公司在各個(gè)階段、各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.通過多種方式對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，確保檔案的安全和有效利用。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，為檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。5.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案整理歸檔，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.積極配合綜合管理部開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備技術(shù)、工程建設(shè)等方面的檔案。3.會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、工資福利等方面的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場營銷、客戶服務(wù)、質(zhì)量管理、物資采購等方面的檔案。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等。7.電子檔案：包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式，如2023永久001。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目或產(chǎn)品名稱進(jìn)行分類編號(hào)，如項(xiàng)目A01001。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如2023會(huì)計(jì)憑證001。4.人事檔案編號(hào)：以員工個(gè)人身份證號(hào)為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如市場營銷2023001。6.聲像檔案編號(hào)：按照拍攝時(shí)間或錄制時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，注明載體形式，如照片20230101001。7.電子檔案編號(hào)：與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，并在編號(hào)后注明電子檔案存儲(chǔ)位置和文件名。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、資料、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、報(bào)告、成果等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。5.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的檔案材料，并定期移交綜合管理部。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的完整性和系統(tǒng)性，不得遺漏重要文件。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限問題分類，進(jìn)行裝訂、編目、裝盒。2.科技檔案：按照項(xiàng)目或產(chǎn)品的形成過程，進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂成冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別，進(jìn)行分類整理、編號(hào)、裝訂。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容分類，進(jìn)行整理、裝訂、編目。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類別，進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的索引。6.聲像檔案：按照拍攝或錄制時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，注明相關(guān)信息。7.電子檔案：按照電子文件的類別和存儲(chǔ)位置，進(jìn)行分類整理，并建立電子目錄。五、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.從公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的需求出發(fā)，確定檔案的保存價(jià)值。3.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及專業(yè)人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見。3.對(duì)于重要檔案或存在爭議的檔案，可組織專家進(jìn)行論證。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。六、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，滿足檔案保管的要求。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完好無損。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)調(diào)整庫房環(huán)境。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。5.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則。檔案利用應(yīng)圍繞公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等工作需要，為公司發(fā)展提供支持。3.保密安全原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。借閱期限一般不得超過[X]天確因工作需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。（二）移交1.公司所屬單位撤銷、合并或其他原因終止時(shí)，應(yīng)將本單位的檔案整理后移交公司綜合管理部。2.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的公司檔案材料全部移交綜合管理部。九、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書。2.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案實(shí)行專人專管。3.在檔案利用過程中，不得泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)摍n案機(jī)密信息。4.對(duì)檔案庫房、檔案設(shè)備等采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、檔案設(shè)備等的安全管理。2.定期對(duì)檔案安全情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。十、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.做好檔案庫房的清潔、衛(wèi)生和安全工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。4.及時(shí)更新檔案管理信息系統(tǒng)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完