PAGE營銷策劃類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司營銷策劃類檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司營銷活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有營銷策劃類檔案的管理，包括但不限于市場調(diào)研、營銷方案、廣告策劃、促銷活動策劃、客戶資料等相關(guān)檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：營銷策劃類檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，進行分類管理，便于查找和利用。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息不被泄露。4.動態(tài)管理原則：隨著營銷活動的開展和檔案內(nèi)容的更新，及時對檔案進行補充、修訂和完善。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善營銷策劃類檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)營銷策劃類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對營銷策劃類檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。4.對營銷策劃類檔案的管理情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）營銷部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門營銷策劃類檔案的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好營銷策劃類檔案的利用工作，提供必要的信息和資料。3.嚴(yán)格遵守公司營銷策劃類檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。（三）其他部門職責(zé)1.涉及營銷策劃活動的其他部門，應(yīng)按照公司要求，及時將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門。2.在工作中需要查閱營銷策劃類檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.市場調(diào)研資料：包括市場調(diào)研報告、行業(yè)動態(tài)分析、競爭對手資料等。2.營銷方案：年度營銷計劃、季度營銷計劃、專項營銷方案等。3.廣告策劃：廣告策劃書、廣告投放計劃、廣告效果評估報告等。4.促銷活動策劃：促銷活動方案、促銷活動執(zhí)行情況報告等。5.客戶資料：客戶基本信息、客戶需求分析、客戶反饋等。6.營銷活動相關(guān)的其他資料：如宣傳資料、活動照片、視頻等。（二）收集要求1.營銷部門應(yīng)在營銷活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料整理齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，確保檔案的準(zhǔn)確性和可讀性。3.對于重要的營銷策劃類檔案，應(yīng)同時提交電子文檔備份。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，分為市場調(diào)研、營銷方案、廣告策劃、促銷活動策劃、客戶資料等類別。2.編號編目：對每一份檔案進行編號，并編制目錄，注明檔案的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序裝訂成冊，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理部門收到營銷部門移交的檔案資料后，應(yīng)進行認(rèn)真審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.審核通過后，檔案管理部門按照分類整理的方法，將檔案資料進行歸檔，并填寫檔案歸檔登記表。3.檔案管理人員應(yīng)將歸檔后的檔案資料及時上架存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.市場調(diào)研資料：保管期限為[X]年。2.營銷方案：年度營銷計劃、季度營銷計劃保管期限為[X]年，專項營銷方案保管期限為[方案執(zhí)行結(jié)束后X]年。3.廣告策劃：廣告策劃書、廣告投放計劃保管期限為[廣告投放結(jié)束后X]年，廣告效果評估報告保管期限為[X]年。4.促銷活動策劃：促銷活動方案保管期限為[促銷活動結(jié)束后X]年，促銷活動執(zhí)行情況報告保管期限為[X]年。5.客戶資料：客戶基本信息、客戶需求分析保管期限為[X]年，客戶反饋保管期限為長期。6.營銷活動相關(guān)的其他資料：如宣傳資料、活動照片、視頻等保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱營銷策劃類檔案。2.公司外部單位因合作、調(diào)研等需要查閱營銷策劃類檔案，但須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用流程1.查閱申請：公司內(nèi)部人員查閱營銷策劃類檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。公司外部單位查閱營銷策劃類檔案，應(yīng)提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.查閱審批：檔案管理部門收到查閱申請表或申請函后，應(yīng)進行認(rèn)真審核，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱登記：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表或申請函的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并進行查閱登記，注明查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱歸還：查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.查閱營銷策劃類檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。2.對于涉及公司商業(yè)秘密的營銷策劃類檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對外提供。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對營銷策劃類檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，確定檔案的存毀。（二）鑒定流程1.檔案管理部門組織相關(guān)人員成立檔案鑒定小組，對擬銷毀的檔案進行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進行逐一審核，提出存毀意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、存毀意見等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照檔案銷毀清冊的要求，組織專人對擬銷毀的檔案進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司營銷策劃類檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，便于查詢和利用。3.檔案信息檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。4.檔案信息安全管理：采取必要的安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加