PAGE總公司檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)總公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于總公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則總公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全公司的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門總公司設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立健全檔案檢索體系。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.參與檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政類檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等文件，公司管理制度、工作流程、通知、報(bào)告等文件。2.人事類檔案包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、離職等相關(guān)文件，員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、工資福利等文件。3.財(cái)務(wù)類檔案包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件，財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、資金管理等文件。4.業(yè)務(wù)類檔案包括市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶管理、項(xiàng)目策劃、合同協(xié)議等文件，產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等文件。5.其他類檔案包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件，公司對(duì)外宣傳資料、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄等文件。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案分類順序進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：[檔案類別代碼][年份][流水號(hào)]。例如：行政類檔案編號(hào)為XZ[2023]001，人事類檔案編號(hào)為RS[2023]001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體的文件材料。3.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理后移交檔案管理部。（二）檔案整理1.檔案管理部對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，將檔案存入專門的檔案庫(kù)房或檔案柜中。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和利用。3.檔案管理部應(yīng)建立檔案歸檔清單，記錄檔案的名稱、編號(hào)、歸檔日期等信息。（二）檔案保管1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放的安全和整齊。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部查閱。2.檔案管理部應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部負(fù)責(zé)人同意。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)部門人員參加，組成檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限和價(jià)值。（二）檔案銷毀1.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案鑒定小組審核、檔案管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。3.檔案銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。八、檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保檔案信息的安全。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限等。2.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記等功能，跟蹤檔案借閱情況。4.檔案統(tǒng)計(jì)功能對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管