PAGE法律事務(wù)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強法律事務(wù)部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司法律事務(wù)處理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于法律事務(wù)部在處理各類法律事務(wù)過程中形成的檔案，包括但不限于合同審查、訴訟與仲裁、法律咨詢、合規(guī)管理等工作產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法律事務(wù)部檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確、完整，如實反映法律事務(wù)處理的全過程。3.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和使用，以提高工作效率。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)法律事務(wù)部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案的日常管理工作。3.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作。6.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入電子系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。（二）法律事務(wù)人員職責(zé)1.在法律事務(wù)處理過程中，及時將形成的文件、資料等移交檔案管理人員，確保檔案的及時收集。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔工作，提供必要的信息和說明。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.在工作中需要查閱檔案時，按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，并妥善保管檔案，按時歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同審查工作中形成的合同文本、審查意見、往來函件等。2.訴訟與仲裁案件的起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書、裁定書等。3.法律咨詢記錄、法律意見書、法律研究報告等。4.合規(guī)管理工作中形成的合規(guī)檢查報告、風(fēng)險評估報告、整改方案等。5.與外部律師事務(wù)所、法律顧問簽訂的委托合同、授權(quán)委托書等。6.其他與法律事務(wù)相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.法律事務(wù)人員應(yīng)在工作完成后及時將相關(guān)文件、資料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時性。2.移交的文件、資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、類別、項目等進行分類整理。一類為合同審查檔案，按合同項目分類；二類為訴訟與仲裁檔案，按案件編號分類；三類為法律咨詢檔案，按咨詢事項分類；四類為合規(guī)管理檔案，按合規(guī)檢查項目分類等。2.對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。4.對檔案中的文件進行排序，一般按照文件的重要性、時間順序等進行排列。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集到的文件、資料進行整理后，按照分類編號的要求進行歸檔。2.將歸檔后的檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標明檔案編號、題名、日期等信息。3.將檔案盒（袋）存放在檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.法律事務(wù)部檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司重大權(quán)益、具有重要歷史價值和法律意義的文件，如重大合同、重要訴訟案件檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性合同審查檔案、常規(guī)法律咨詢檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時性法律事務(wù)檔案。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案柜應(yīng)堅固耐用，能夠有效保護檔案安全。檔案應(yīng)分類存放，避免混淆。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案損壞、霉變等應(yīng)及時修復(fù)或更換。4.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。5.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交法律事務(wù)部負責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案歸還原位。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交法律事務(wù)部負責(zé)人審批。3.法律事務(wù)部負責(zé)人審批通過后，檔案管理人員與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員按照協(xié)議約定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如檔案在借閱期間發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、機密信息的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱和借閱。2.訴訟與仲裁案件的檔案，在案件審理期間，未經(jīng)法律事務(wù)部負責(zé)人同意，不得查閱和借閱。3.檔案查閱和借閱應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，不得擅自擴大查閱和借閱范圍。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.法律事務(wù)部定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、法律事務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，可以提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)法律事務(wù)部負責(zé)人審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告法律事務(wù)部負責(zé)人。（三）銷毀記錄檔案銷毀過程中應(yīng)形成詳細的記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期、地點、監(jiān)銷人員等信息，記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立法律事務(wù)部檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將檔案信息錄入電子系統(tǒng)，確保錄入信息的準確、完整。2.定期對電子檔案進行維護，更新檔案的相關(guān)信息，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（四）電子檔案利用1.公司內(nèi)部人員可通過檔案管理信息系統(tǒng)查