PAGE未按制度規(guī)定對在檔檔案總則目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，規(guī)范檔案管理流程，防止未按制度規(guī)定對在檔檔案情況的發(fā)生，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司業(yè)務(wù)活動及相關(guān)情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案安全，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準化、規(guī)范化的檔案管理流程，提高檔案管理效率。檔案管理職責(zé)分工檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.集中管理公司各類重要檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的有效存儲和檢索。3.定期對檔案進行整理、鑒定、銷毀等工作，保證檔案質(zhì)量。4.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工檔案管理意識和技能。各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.按照公司檔案管理制度要求，及時將應(yīng)歸檔的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案清查、借閱等。員工職責(zé)1.嚴格遵守公司檔案管理制度，在工作中妥善保管涉及的檔案資料。2.及時將工作中形成的檔案材料按規(guī)定整理歸檔，不得私自留存或銷毀。3.如需借閱檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，不得違規(guī)使用和泄露檔案內(nèi)容。檔案收集與整理檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件資料。2.各類合同協(xié)議、業(yè)務(wù)往來文件。3.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)材料。5.項目文檔，如項目計劃、報告、驗收文件等。6.技術(shù)資料，如研發(fā)成果、技術(shù)方案、操作規(guī)程等。7.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件資料。檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進行備份。檔案整理規(guī)范1.按照檔案類別進行分類，如文書檔案、科技檔案、人事檔案等。2.同一類檔案按照時間順序或重要程度進行排列。3.編制檔案目錄，注明檔案名稱、日期、編號等信息，便于查找和管理。4.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案整齊、牢固。檔案歸檔與保管檔案歸檔流程1.各部門完成檔案整理后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對檔案內(nèi)容與移交清單是否一致。3.審核通過后，檔案管理部門將檔案進行歸檔，并更新檔案數(shù)據(jù)庫信息。檔案保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，并配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案安全無損。4.對于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。檔案借閱與利用檔案借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門審核通過后，辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)簽字確認。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。檔案利用要求1.利用檔案應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得損害公司利益。2.如需對檔案進行復(fù)印、摘錄等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明用途。3.檔案利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄，如借閱記錄、利用效果等，應(yīng)及時反饋給檔案管理部門。檔案鑒定與銷毀檔案鑒定標(biāo)準1.根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、時效性等。3.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理。檔案銷毀程序1.檔案管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案進行鑒定，形成鑒定報告。2.鑒定報告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定銷毀檔案清單。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。5.銷毀后的檔案清單應(yīng)長期保存，以備查閱。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門檔案管理工作進行檢查。2.監(jiān)督小組可通過查閱檔案、詢問相關(guān)人員等方式，了解檔案管理情況。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準確性和安全性。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運行情況。問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認真分析問題原因，制定整改措施，并按時將整改情況反饋給監(jiān)督小組。3.對未按要求整改或整改不力的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定收集、整理、歸檔檔案，導(dǎo)致檔案資料缺失或混亂。2.擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.違規(guī)借閱、使用或泄露檔案內(nèi)容。4.未按規(guī)定對檔案進行鑒定、銷毀，造成檔案資源浪費或安全隱患。5.其他違反檔案管理制度的行為。責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正等處理。2.對于違規(guī)行為造成一定損失或影