PAGE貴陽(yáng)市檔案保管工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)貴陽(yáng)市檔案保管工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于貴陽(yáng)市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織的檔案保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的集中統(tǒng)一，維護(hù)檔案的完整與安全。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映單位的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理和保管各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案保管機(jī)構(gòu)設(shè)置貴陽(yáng)市各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立專門(mén)的檔案保管機(jī)構(gòu)，如檔案科、檔案室等，配備相應(yīng)的檔案管理人員。（二）檔案保管機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案保管工作制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位各類檔案，確保檔案的完整、安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢利用。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀和移交工作。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高單位全體人員的檔案意識(shí)。8.積極提供檔案利用服務(wù)，為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供檔案信息支持。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書(shū)檔案：包括單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會(huì)議文件等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.人事檔案：包含干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等方面的檔案材料。4.會(huì)計(jì)檔案：如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算過(guò)程中形成的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)各單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集整理在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案，如行政執(zhí)法檔案、醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等記錄單位重要活動(dòng)和事件的檔案資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料等。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交檔案保管機(jī)構(gòu)。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。（三）檔案整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類整理，遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，按照項(xiàng)目進(jìn)程或設(shè)備儀器型號(hào)等順序排列，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定，進(jìn)行分類裝訂，建立檔案目錄索引。4.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，分類整理成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理要求，制定相應(yīng)的分類方案進(jìn)行整理。6.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化處理。7.電子檔案：按照電子文件管理規(guī)范，進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立元數(shù)據(jù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)，具備良好的溫濕度條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備（滅火器、消防栓等）、防盜設(shè)備（監(jiān)控系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)等）、防潮設(shè)備（除濕機(jī)等）、防蟲(chóng)設(shè)備（防蟲(chóng)劑等）。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案實(shí)體保管1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行保管，如檔案盒、檔案柜等，確保檔案存放安全、整齊。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.聲像檔案應(yīng)采用專門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保管，如光盤(pán)、磁帶等，并做好標(biāo)識(shí)和保護(hù)措施。（三）檔案保護(hù)措施1.采取有效的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防磁等措施，確保檔案實(shí)體安全。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性和完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：根據(jù)國(guó)家檔案局制定的文書(shū)檔案保管期限表，結(jié)合單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.科技檔案：依據(jù)科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等的重要程度、使用價(jià)值、歷史意義等因素，確定檔案的保管期限。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案材料進(jìn)行甄別鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。4.會(huì)計(jì)檔案：根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法，確定各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)和檔案管理要求，制定相應(yīng)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（四）檔案鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷毀檔案編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案鑒定小組對(duì)銷毀清冊(cè)進(jìn)行審核，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案保管機(jī)構(gòu)組織實(shí)施檔案銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。（五）檔案銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用符合保密和環(huán)保要求的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案與銷毀清冊(cè)內(nèi)容是否一致，確保銷毀工作徹底、無(wú)誤。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀情況報(bào)告單位主管領(lǐng)導(dǎo)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案利用與服務(wù)（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和單位檔案管理制度提供檔案利用服務(wù)。2.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，為利用者提供便捷的檔案查閱、借閱等服務(wù)。3.安全保密原則：在提供檔案利用服務(wù)過(guò)程中，確保檔案信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用范圍1.單位內(nèi)部利用：為單位各項(xiàng)工作決策、行政管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供檔案信息支持。2.社會(huì)利用：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，為司法機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、公民個(gè)人等依法查閱利用檔案提供服務(wù)。（三）檔案利用方式1.查閱：利用者可到檔案保管機(jī)構(gòu)查閱室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者需求提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)單位相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好登記。（四）檔案利用服務(wù)規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)熱情接待利用者，耐心解答利用者的咨詢，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.嚴(yán)格遵守檔案利用工作流程，認(rèn)真審核利用者的身份和利用目的，確保檔案利用合法合規(guī)。3.在檔案查閱、借閱、復(fù)制過(guò)程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容等，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。4.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析總結(jié)，為檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化提供依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需求。2.安裝檔案管理軟件系統(tǒng)，具備檔案錄入、分類、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱管理等功能。（三）檔案數(shù)字化工作1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理。2.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，確保數(shù)字化檔案的可讀性和可利用性。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理，采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。（四）檔案信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件發(fā)生。2.設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制不同人員對(duì)檔案信息系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息安全。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和安全防護(hù)措施，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、檔案統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)計(jì)分析（一）檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱、借閱、復(fù)制檔案的人次、數(shù)量等。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計(jì)：記錄鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。4.檔案信息化建設(shè)情況統(tǒng)計(jì)：如數(shù)字化檔案數(shù)量、存儲(chǔ)容量等。（二）檔案統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，提高