PAGE檔案三合一制度工作匯報(bào)一、總則（一）制度目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司在各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，行政公文、函件、通知等。2.人事管理類(lèi)員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、離職等相關(guān)檔案，員工檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利文件等。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告，營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、廣告宣傳資料，客戶信息、銷(xiāo)售合同等。5.技術(shù)研發(fā)類(lèi)研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告，技術(shù)方案、圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，專利申請(qǐng)文件、技術(shù)成果鑒定材料等。6.生產(chǎn)管理類(lèi)生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度指令，生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程，設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。7.項(xiàng)目管理類(lèi)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件，項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收文件，項(xiàng)目合同、協(xié)議，項(xiàng)目文檔資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“分類(lèi)代碼+年度+流水號(hào)”的形式。2.分類(lèi)代碼按照上述檔案分類(lèi)類(lèi)別，分別用兩位數(shù)字表示，如行政管理類(lèi)為“01”，人事管理類(lèi)為“02”等。3.年度采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，行政管理類(lèi)2023年形成的第5份檔案編號(hào)為“012023005”。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.凡在公司工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等，均應(yīng)收集歸檔，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記并歸檔。（二）整理方法1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份檔案應(yīng)保持其完整性，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.去除檔案中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)。5.電子文件應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照文件命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)順序排列上架，存放整齊有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存放在不同的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.聲像檔案應(yīng)按照類(lèi)別進(jìn)行整理，標(biāo)注好內(nèi)容、日期、來(lái)源等信息，并妥善保管在專門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備中。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄清查結(jié)果。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評(píng)估。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其對(duì)公司工作的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)于涉及公司重要業(yè)務(wù)、核心技術(shù)、商業(yè)秘密等關(guān)鍵信息的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，防止失密。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀審批表》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況記錄在案。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱員工查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案庫(kù)房查閱。檔案管理人員應(yīng)提供必要幫助，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱借閱檔案須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保檔案管理工作符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范。2.檔案管理人員的工作情況，是否認(rèn)真履行職責(zé)，檔案管理工作是否到位。3.檔案的質(zhì)量和完整性，檔案是否齊全、完整，分類(lèi)是否準(zhǔn)確，編號(hào)是否規(guī)范。（三）問(wèn)題整改對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，責(zé)