PAGE檔案三合一制度分類方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度分類方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理公司在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.實(shí)用性原則：分類方案應(yīng)便于檔案的管理、查閱和利用，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案分類（一）文書檔案1.黨群工作類黨務(wù)工作：包括公司黨組織建設(shè)、黨員管理、黨內(nèi)文件、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)等。宣傳工作：公司對(duì)內(nèi)對(duì)外宣傳資料、新聞報(bào)道、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。紀(jì)檢監(jiān)察工作：紀(jì)檢監(jiān)察文件、舉報(bào)材料、案件查處等相關(guān)檔案。工會(huì)工作：工會(huì)組織建設(shè)、會(huì)員管理、職工權(quán)益維護(hù)、工會(huì)活動(dòng)等文件。共青團(tuán)工作：共青團(tuán)組織建設(shè)、團(tuán)員管理、青年活動(dòng)等檔案。2.行政管理類公司文件：公司制發(fā)的各類文件，包括決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。會(huì)議文件：公司各類會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。人事管理：員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、任免、調(diào)動(dòng)、工資福利、退休等方面的文件。財(cái)務(wù)管理：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、財(cái)務(wù)制度等檔案。資產(chǎn)管理：固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等管理方面的文件，包括資產(chǎn)購置、處置審批、清查盤點(diǎn)等資料。后勤管理：辦公設(shè)施設(shè)備管理、車輛管理、食堂管理、環(huán)境衛(wèi)生管理等相關(guān)文件。安全管理：安全管理制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告與處理等檔案。質(zhì)量管理：質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量認(rèn)證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等資料。合同管理：公司簽訂的各類合同，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。法律事務(wù)：法律糾紛處理、法律咨詢、合同審查等方面的文件。3.經(jīng)營管理類市場(chǎng)營銷：市場(chǎng)調(diào)研、營銷策劃、廣告宣傳、客戶關(guān)系管理等文件。生產(chǎn)管理：生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備維護(hù)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等檔案。物資采購：物資采購計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購合同、采購驗(yàn)收等資料。銷售管理：銷售訂單、銷售統(tǒng)計(jì)、客戶反饋、售后服務(wù)等文件。企業(yè)規(guī)劃：公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營計(jì)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)檔案項(xiàng)目立項(xiàng)：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、任務(wù)書等。設(shè)計(jì)圖紙：產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、圖紙、技術(shù)要求、設(shè)計(jì)變更等。實(shí)驗(yàn)記錄：產(chǎn)品性能測(cè)試、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。工藝文件：工藝流程、工藝規(guī)程、操作規(guī)程等。技術(shù)總結(jié)：項(xiàng)目技術(shù)總結(jié)、成果鑒定材料等。2.工程建設(shè)檔案工程前期文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證等。工程設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等圖紙及相關(guān)說明。工程施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算、工程質(zhì)量保修書等。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：年度、季度、月度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。（四）聲像檔案1.照片檔案：反映公司重大活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)等方面的照片。2.錄音檔案：公司重要會(huì)議、講座、活動(dòng)等的錄音資料。3.錄像檔案：公司宣傳片、專題片、工作匯報(bào)片等視頻資料。（五）實(shí)物檔案1.榮譽(yù)證書：公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。2.印章：公司公章、部門印章、專用印章等。3.紀(jì)念品：公司參加重要活動(dòng)獲得的紀(jì)念品、禮品等。三、檔案編號(hào)（一）編號(hào)原則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的分類管理和檢索利用。（二）編號(hào)方法1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目編號(hào)檔案類別流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)。如：KJ202301產(chǎn)品研發(fā)001，其中KJ表示科技檔案，202301為項(xiàng)目編號(hào)，產(chǎn)品研發(fā)為檔案類別，001為流水號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度檔案類別流水號(hào)編制。如：2023會(huì)計(jì)憑證001。4.聲像檔案編號(hào)：采用年度檔案類型流水號(hào)。例如：2023照片001。5.實(shí)物檔案編號(hào)：年度實(shí)物類別流水號(hào)。如：2023榮譽(yù)證書001。四、檔案整理（一）整理要求1.遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值和保管期限進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，填寫檔案目錄卡片，包括檔號(hào)、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、來源等信息。3.按照分類方案對(duì)檔案進(jìn)行分類排列，同一類別的檔案按照時(shí)間順序或重要程度依次排列。（二）裝訂要求1.文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊牢固。2.科技檔案中的圖紙應(yīng)折疊成A4規(guī)格，圖面朝里，文字朝外，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：分為30年和10年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，分別保管30年或10年。（三）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息安全。2.本著方便利用、服務(wù)公司的原則，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱檔案，填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)印件。復(fù)制檔案需經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（三）利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱、利用目的等信息，以便跟蹤和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、檔號(hào)、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小