PAGE檔案實行電子化管理制度一、總則（一）目的為了適應公司/組織信息化發(fā)展的需要，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，確保檔案信息的安全與完整，特制定本電子化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及電子化檔案的創(chuàng)建、存儲、使用、傳輸、保管和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保電子化檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則：保證電子化檔案內(nèi)容真實、準確地反映公司/組織的各項業(yè)務活動和歷史面貌。3.完整性原則：涵蓋公司/組織各類業(yè)務活動產(chǎn)生的具有保存價值的檔案信息，確保檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密、敏感信息的電子化檔案采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。5.便捷性原則：以提高檔案利用效率為目標，優(yōu)化電子化檔案管理流程，為員工提供便捷的檔案查詢、使用服務。二、電子化檔案的定義與分類（一）定義電子化檔案是指公司/組織在各項業(yè)務活動中形成的，以數(shù)字形式存儲在電子介質(zhì)上，并通過計算機系統(tǒng)進行管理和利用的具有保存價值的文件、資料、圖表等信息。（二）分類1.行政檔案類：包括公司/組織的各類行政文件、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案類：涵蓋員工的個人基本信息、入職離職資料、薪酬福利記錄、培訓經(jīng)歷、績效考核等檔案。3.財務檔案類：如會計憑證、財務報表、審計報告、稅務資料等財務相關(guān)文件。4.業(yè)務檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務性質(zhì)，分為銷售業(yè)務檔案（合同、訂單、客戶資料等）、采購業(yè)務檔案（采購合同、供應商資料等）、生產(chǎn)業(yè)務檔案（生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量記錄等）等。5.項目檔案類：針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項文件、項目進度報告、項目驗收文件等。6.其他檔案類：如知識產(chǎn)權(quán)檔案（專利、商標、著作權(quán)等相關(guān)文件）、資質(zhì)證書檔案、榮譽獎項檔案等。三、電子化檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織電子化檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃電子化檔案管理系統(tǒng)的建設與維護，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.對各部門提交的電子化檔案進行審核、分類、存儲和保管，定期進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全完整。4.負責組織開展電子化檔案的整理、編目、檢索等工作，提高檔案利用效率。5.協(xié)助各部門解決電子化檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，提供技術(shù)支持和培訓服務。（二）各部門職責1.負責本部門電子化檔案的收集、整理、分類和初步審核，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整。2.按照規(guī)定的時間和格式要求，將本部門產(chǎn)生的電子化檔案及時提交給檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好電子化檔案的利用工作，按照權(quán)限查詢、使用檔案信息。4.負責本部門電子化檔案存儲設備的日常維護和管理，確保設備正常運行，防止檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）員工個人職責1.嚴格遵守公司/組織電子化檔案管理制度，妥善保管個人在工作中形成的電子化檔案，并按照規(guī)定及時提交給所在部門。2.在使用電子化檔案時，遵守相關(guān)權(quán)限規(guī)定，不得擅自修改、刪除或泄露檔案信息。3.積極配合公司/組織開展的電子化檔案管理工作，如提供必要的檔案信息、協(xié)助檔案整理等。四、電子化檔案的創(chuàng)建與收集（一）創(chuàng)建要求1.電子化檔案應使用統(tǒng)一的格式和模板進行創(chuàng)建，確保檔案的規(guī)范性和一致性。2.文件內(nèi)容應清晰、準確、完整，語言表達規(guī)范，邏輯嚴謹。3.對于涉及多部門協(xié)作產(chǎn)生的電子化檔案，牽頭部門應負責協(xié)調(diào)各方，確保檔案內(nèi)容的統(tǒng)一和完整。（二）收集流程1.各部門在業(yè)務活動完成后，由檔案管理人員或指定專人負責及時收集相關(guān)電子化文件，并進行初步整理。2.收集過程中，要對文件的完整性、準確性進行檢查，確保收集到的文件符合檔案管理要求。3.對于重要的電子化文件，應同時收集紙質(zhì)版文件作為備份，紙質(zhì)版文件應與電子化文件內(nèi)容一致，并按照檔案整理要求進行裝訂和編號。五、電子化檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用服務器存儲和磁盤陣列存儲相結(jié)合的方式，確保電子化檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。2.定期對服務器存儲的檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲設備上，以防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案數(shù)據(jù)，應采用加密存儲技術(shù)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性。（二）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，確定各類電子化檔案的保管期限。2.保管期限分為短期（[X]年）、中期（[X]年）和長期（[X]年），具體期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.對于超過保管期限的電子化檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（三）存儲環(huán)境要求1.檔案存儲服務器應放置在專門的機房內(nèi)，機房應具備良好的防火、防潮、防塵、防蟲、防盜等設施。2.機房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應控制在[X]%[X]%范圍內(nèi)，確保存儲設備的正常運行。3.配備專業(yè)的網(wǎng)絡安全設備，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。六、電子化檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子化檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按文件名稱、文號、日期、關(guān)鍵詞、分類等進行檢索。2.定期對檢索系統(tǒng)進行維護和更新，確保檢索信息的準確性和完整性。3.為檢索系統(tǒng)配備詳細的使用說明和操作指南，方便員工使用。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)檔案的密級和重要性，設定不同的利用權(quán)限，確保檔案信息的安全。2.員工查閱、使用電子化檔案需經(jīng)過所在部門負責人審批，涉及機密、敏感信息的檔案需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導審批。3.對于限制使用的檔案，應嚴格控制使用范圍和使用期限，并做好使用記錄。（三）利用流程1.員工如需查閱、使用電子化檔案，應填寫《電子化檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、文號等信息，并提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，員工持申請表到檔案管理部門辦理檔案查閱、使用手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)權(quán)限為員工提供相應的檔案信息，并做好利用記錄，記錄內(nèi)容包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱等。4.員工在使用電子化檔案過程中，不得擅自復制、傳播、篡改檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、電子化檔案的傳輸與共享（一）傳輸要求1.電子化檔案傳輸應采用安全可靠的傳輸方式，如加密網(wǎng)絡傳輸、移動存儲設備傳輸?shù)?，確保傳輸過程中檔案信息的安全。2.在傳輸電子化檔案前，應對傳輸設備進行病毒查殺和數(shù)據(jù)完整性檢查，防止傳輸過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對于重要的電子化檔案傳輸，應進行全程監(jiān)控，并做好傳輸記錄，記錄內(nèi)容包括傳輸時間、傳輸人、接收人、檔案名稱等。（二）共享原則1.根據(jù)工作需要，遵循合法、合規(guī)、安全、可控的原則，對電子化檔案進行共享。2.共享電子化檔案應明確共享范圍和共享權(quán)限，確保檔案信息不被濫用。3.在共享電子化檔案時，應告知共享對象檔案的密級、保管期限等重要信息，提醒共享對象遵守相關(guān)規(guī)定。（三）共享流程1.部門如需共享電子化檔案，應填寫《電子化檔案共享申請表》，注明共享目的、共享對象、檔案名稱等信息，并提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，檔案管理部門根據(jù)共享權(quán)限，將電子化檔案提供給共享對象，并做好共享記錄，記錄內(nèi)容包括共享時間、共享人、共享對象、檔案名稱等。3.共享對象在使用共享的電子化檔案后，應及時歸還，并按照規(guī)定妥善保管，不得擅自擴大共享范圍或泄露檔案信息。八、電子化檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子化檔案安全管理制度，明確安全管理責任，加強對檔案管理人員和使用人員的安全培訓。2.制定安全應急預案，定期進行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時采取有效的應對措施，減少損失。（二）安全措施1.采用先進的網(wǎng)絡安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵。2.對檔案管理系統(tǒng)進行定期的安全漏洞掃描和修復，確保系統(tǒng)的安全性。3.限制檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問系統(tǒng)，并設置不同的用戶角色和權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)篡改。4.加強對存儲設備的管理，定期進行數(shù)據(jù)備份和存儲設備的維護，防止因設備故障導致數(shù)據(jù)丟失。5.對涉及機密、敏感信息的電子化檔案，采用加密存儲和傳輸技術(shù)，確保信息在存儲和傳輸過程中的保密性。（三）安全審計1.建立電子化檔案安全審計機制，對檔案管理系統(tǒng)的操作日志進行定期審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。2.審計內(nèi)容包括用戶登錄時間、操作內(nèi)容、數(shù)據(jù)訪問情況等，確保檔案管理活動的合規(guī)性和安全性。3.根據(jù)安全審計結(jié)果，及時調(diào)整安全策略和管理制度，不斷完善電子化檔案安全管理體系。九、電子化檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，對電子化檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果真實可靠。（二）鑒定流程1.檔案管理部門定期組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對達到保管期限的電子化檔案進行鑒定。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對于鑒定為銷毀的檔案，應填寫《電子化檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交公司/組織領(lǐng)導審批。（三）銷毀方式1.經(jīng)審批同意銷毀的電子化檔案，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如數(shù)據(jù)擦除、