PAGE單位員工電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位員工電子檔案管理，確保員工電子檔案的真實(shí)性、完整性、保密性和安全性，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位全體員工電子檔案的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證電子檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與員工實(shí)際情況相符。3.安全保密原則：采取有效措施，確保電子檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便捷高效原則：運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高電子檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，方便員工查詢和使用。二、電子檔案內(nèi)容及分類（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：記錄員工的基本身份信息。2.政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式：反映員工的政治身份、婚姻狀況及常用聯(lián)系信息。3.身份證號碼、家庭住址：提供員工的身份標(biāo)識(shí)及居住地址。（二）學(xué)歷學(xué)位信息1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)：明確員工的學(xué)歷層次、畢業(yè)院校及專業(yè)。2.學(xué)位類型、學(xué)位授予單位、授予時(shí)間：記錄員工獲得的學(xué)位相關(guān)信息。（三）工作經(jīng)歷1.入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作單位、職位：詳細(xì)記錄員工在本單位及其他單位的工作經(jīng)歷。2.工作職責(zé)、工作業(yè)績：描述員工在各工作崗位上的主要職責(zé)及取得的工作成績。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷1.培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)：記錄員工參加的各類培訓(xùn)課程信息。2.培訓(xùn)證書編號、培訓(xùn)成績：如有培訓(xùn)證書，記錄證書編號及成績。（五）職業(yè)資格證書1.證書名稱、證書編號、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間：登記員工獲得的職業(yè)資格證書相關(guān)信息。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)頒發(fā)單位：記錄員工獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)信息。2.處罰原因、處罰時(shí)間、處罰決定單位：登記員工受到的處罰情況。（七）薪酬福利信息1.工資級別、薪資構(gòu)成、發(fā)放時(shí)間：記錄員工的工資待遇情況。2.福利待遇、社保繳納情況：反映員工享受的福利及社保繳納信息。（八）勞動(dòng)合同信息1.合同簽訂時(shí)間、合同期限、合同主要條款：記錄員工與單位簽訂的勞動(dòng)合同相關(guān)內(nèi)容。（九）其他重要信息1.員工個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)：員工定期提交的工作匯報(bào)材料。2.領(lǐng)導(dǎo)評價(jià)、同事評價(jià)：記錄領(lǐng)導(dǎo)和同事對員工的評價(jià)意見。3.其他與員工工作相關(guān)的重要資料：如項(xiàng)目成果報(bào)告、技術(shù)文檔等。三、電子檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善員工電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)員工電子檔案的建立、更新、維護(hù)和管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)審核員工電子檔案中的各類信息，對不符合規(guī)定的信息及時(shí)進(jìn)行糾正。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的權(quán)限和程序，為員工、其他部門及外部單位提供電子檔案查詢服務(wù)。5.負(fù)責(zé)電子檔案的安全保密工作，采取必要的安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。（二）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)提供電子檔案管理所需的技術(shù)支持和系統(tǒng)維護(hù)，確保電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)制定電子檔案管理系統(tǒng)的安全策略和技術(shù)方案，保障系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.協(xié)助人力資源部門進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.負(fù)責(zé)對電子檔案管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行培訓(xùn)，提高用戶的操作技能和安全意識(shí)。（三）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門員工電子檔案信息的收集、整理和初審工作，并及時(shí)提交給人力資源部門。2.負(fù)責(zé)督促本部門員工及時(shí)更新個(gè)人電子檔案信息，確保檔案信息的時(shí)效性。3.按照規(guī)定的權(quán)限和程序，為本部門工作需要查詢員工電子檔案信息。（四）員工本人1.負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確地提供個(gè)人電子檔案所需的各類信息，并對信息真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.有權(quán)查詢和更新本人電子檔案信息，如有疑問或異議，可向人力資源部門提出。3.應(yīng)妥善保管個(gè)人電子檔案信息，不得泄露給他人，確保信息安全。四、電子檔案的建立與錄入（一）檔案建立流程1.新員工入職時(shí)，人力資源部門向其發(fā)放《員工電子檔案信息登記表》，員工應(yīng)如實(shí)填寫個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)資格證書、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)內(nèi)容。2.員工所在部門負(fù)責(zé)人對員工填寫的信息進(jìn)行初審，核實(shí)信息的真實(shí)性和完整性，并簽字確認(rèn)。3.初審?fù)ㄟ^后，信息登記表交回人力資源部門，人力資源部門負(fù)責(zé)將員工信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，并建立電子檔案。（二）信息錄入要求1.錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對錄入信息，確保信息準(zhǔn)確無誤。錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行再次核對，防止錄入錯(cuò)誤。2.對于重要信息，如學(xué)歷學(xué)位證書編號、職業(yè)資格證書編號等，應(yīng)錄入證書原件上的編號，并上傳證書掃描件，確保信息的真實(shí)性和可追溯性。3.錄入的信息應(yīng)按照規(guī)定的格式和分類進(jìn)行整理，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。五、電子檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對員工電子檔案進(jìn)行更新，一般每年進(jìn)行一次全面更新。更新內(nèi)容包括員工基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)資格證書、獎(jiǎng)懲情況等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)關(guān)注本部門員工的信息變化情況，如職位變動(dòng)、學(xué)歷提升、獲得新的獎(jiǎng)勵(lì)或處罰等，督促員工及時(shí)向人力資源部門提交信息變更申請。（二）即時(shí)更新1.員工個(gè)人信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)在信息變更后的[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫《員工電子檔案信息變更申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表交回人力資源部門，人力資源部門負(fù)責(zé)在電子檔案管理系統(tǒng)中及時(shí)更新員工信息。（三）檔案維護(hù)1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。2.人力資源部門應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期為[X]個(gè)月，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于損壞或丟失的電子檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)和修復(fù)。如因不可抗力等原因?qū)е聰?shù)據(jù)無法恢復(fù)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、電子檔案的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.員工本人：有權(quán)查詢和更新本人電子檔案信息，包括個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)資格證書、獎(jiǎng)懲情況、薪酬福利、勞動(dòng)合同等全部內(nèi)容。2.人力資源部門工作人員：因工作需要，可查詢?nèi)w員工電子檔案信息，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露員工個(gè)人隱私信息。3.各部門負(fù)責(zé)人：可查詢本部門員工電子檔案中的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)資格證書、獎(jiǎng)懲情況等與工作相關(guān)的信息，用于部門內(nèi)部管理和工作安排。4.其他經(jīng)授權(quán)的人員：如因工作需要，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可在授權(quán)范圍內(nèi)查詢員工電子檔案信息。（二）查詢程序1.查詢?nèi)藛T應(yīng)填寫《員工電子檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容和查詢期限等信息。2.《申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，提交人力資源部門。3.人力資源部門根據(jù)查詢權(quán)限和申請內(nèi)容，在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并將查詢結(jié)果提供給查詢?nèi)藛T。查詢結(jié)果一般以紙質(zhì)或電子文檔形式提供，查詢?nèi)藛T應(yīng)妥善保管，不得泄露。（三）使用規(guī)定1.電子檔案僅供單位內(nèi)部使用，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對外提供或泄露員工電子檔案信息。2.使用電子檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。3.如需引用電子檔案中的信息，應(yīng)注明信息來源，確保信息的合法性和準(zhǔn)確性。七、電子檔案的安全與保密（一）安全措施1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立健全電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。2.對電子檔案管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作電子檔案信息。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)安全隱患。4.加強(qiáng)對存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施的管理和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。（二）保密制度1.單位全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守電子檔案保密制度，不得泄露、傳播或擅自使用員工電子檔案信息。2.在電子檔案管理工作中，涉及員工個(gè)人隱私信息的崗位人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對電子檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行加密處理，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。4.嚴(yán)格控制電子檔案信息的訪問范圍，對涉及敏感信息的檔案，應(yīng)設(shè)置更高的訪問權(quán)限，確保信息安全。（三）違規(guī)處理1.對于違反電子檔案安全與保密規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。2.如因違反規(guī)定導(dǎo)致員工電子檔案信息泄露、篡改或丟失，給單位或員工造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。八、電子檔案的備份與恢復(fù)（一）備份策略1.信息技術(shù)部門應(yīng)制定電子檔案備份策略，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份方式可采用全量備份、增量備份或差異備份等，根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的備份方式。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在多種介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別異地存放。異地存放的距離應(yīng)符合安全要求，以防止因自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.備份周期應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率確定，一般為每天、每周或每月進(jìn)行一次備份。對于重要數(shù)據(jù)，應(yīng)增加備份頻率。（二）恢復(fù)流程1.當(dāng)電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、損壞或需要恢復(fù)到某個(gè)歷史版本時(shí)，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作