PAGE酒店前廳部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店前廳部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店前廳部全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指酒店前廳部在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：前廳部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映前廳部的工作實(shí)際情況。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于員工查詢和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置1.設(shè)立前廳部檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.各崗位員工負(fù)責(zé)本崗位工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理室。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善前廳部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便員工查詢和利用檔案。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。8.積極開(kāi)展檔案利用工作，為前廳部的經(jīng)營(yíng)管理提供信息支持和服務(wù)。（三）各崗位員工職責(zé)1.按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理本崗位工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步分類、整理，編制簡(jiǎn)單的目錄，便于移交檔案管理室。3.在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容要求進(jìn)行填寫(xiě)和記錄，確保檔案的質(zhì)量。4.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助和支持。5.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.前廳部的各類文件、通知、報(bào)告、報(bào)表等紙質(zhì)材料。2.前廳部與客人簽訂的各類合同、協(xié)議、訂單等。3.前廳部的各類業(yè)務(wù)記錄，如入住登記、退房記錄、預(yù)訂記錄、接待記錄等。4.前廳部的各類宣傳資料、促銷活動(dòng)方案、客戶反饋意見(jiàn)等。5.前廳部員工的個(gè)人檔案，包括入職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。6.其他與前廳部工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各崗位員工應(yīng)及時(shí)將本崗位工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.按照編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，并編制檔案目錄。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.將整理好的檔案上架存放，便于查找和利用。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.行政管理類：包括前廳部的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)管理類：包括入住登記、退房記錄、預(yù)訂記錄、接待記錄、客戶信息資料、合同協(xié)議、訂單等。3.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括宣傳資料、促銷活動(dòng)方案、客戶反饋意見(jiàn)、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。4.員工管理類：包括員工入職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。5.其他類：包括前廳部的各類榮譽(yù)證書(shū)、照片、音像資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政管理類檔案編號(hào)：“XZ+年份+流水號(hào)”，其中“XZ”表示行政管理類，年份為文件形成年份，流水號(hào)為該類文件的順序號(hào)。2.業(yè)務(wù)管理類檔案編號(hào)：“YW+年份+流水號(hào)”，其中“YW”表示業(yè)務(wù)管理類，年份為文件形成年份，流水號(hào)為該類文件的順序號(hào)。3.市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案編號(hào)：“SC+年份+流水號(hào)”，其中“SC”表示市場(chǎng)營(yíng)銷類，年份為文件形成年份，流水號(hào)為該類文件的值序號(hào)。4.員工管理類檔案編號(hào)：“YG+年份+流水號(hào)”，其中“YG”表示員工管理類，年份為文件形成年份，流水號(hào)為該類文件的順序號(hào)。5.其他類檔案編號(hào)：“QT+年份+流水號(hào)”，其中“QT”表示其他類，年份為文件形成年份，流水號(hào)為該類文件的順序號(hào)。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案夾等進(jìn)行裝訂和存放；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，確保檔案的安全。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育，提高其安全意識(shí)和保密意識(shí)，防止檔案泄露。六、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.前廳部員工因工作需要查閱檔案。2.酒店其他部門因工作需要查閱與前廳部相關(guān)的檔案。3.外部單位因合法事由查閱前廳部檔案。（二）借閱手續(xù)1.前廳部員工借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.酒店其他部門借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等，經(jīng)前廳部負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。3.外部單位借閱檔案，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等，經(jīng)酒店總經(jīng)理簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。4.檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，按照規(guī)定收取借閱押金（押金金額根據(jù)檔案的重要程度和價(jià)值確定），并辦理借閱登記手續(xù)，將檔案交借閱人。5.借閱人應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、拆頁(yè)等。2.借閱人如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。4.對(duì)于涉及酒店機(jī)密的檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。2.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等進(jìn)行全面審查，確定檔案的保存價(jià)值。3.準(zhǔn)確判定原則：根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確判定檔案是否失去保存價(jià)值，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由前廳部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值大小，確定檔案的保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：對(duì)檔案的利用效益進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)利用效益的大小，確定檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確認(rèn)為失去保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)前廳