PAGE檔案工作管理五項(xiàng)制度包括一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案利用效率，保障檔案的完整與安全，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本檔案工作管理五項(xiàng)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案不被泄露、篡改或損壞，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案形成制度（一）文件材料形成要求1.各部門在工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各種文件材料，確保文件材料的齊全、完整。文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。2.對(duì)外發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織規(guī)定的格式、流程進(jìn)行起草、審核、簽發(fā)。文件內(nèi)容應(yīng)明確、具體，表述準(zhǔn)確，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。3.會(huì)議材料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等，確保會(huì)議材料的完整性。（二）電子文件形成要求1.加強(qiáng)電子文件的管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全。電子文件應(yīng)采用規(guī)范的格式存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份。2.在電子文件形成過程中，應(yīng)明確文件的責(zé)任者、日期、內(nèi)容等關(guān)鍵信息，并進(jìn)行有效的元數(shù)據(jù)管理。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致，相互補(bǔ)充。（三）業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案形成要求1.各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理制度，明確檔案收集的范圍、內(nèi)容和要求。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集、整理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)整理和編目，以便于查詢和利用。三、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司/組織各類文件材料，包括上級(jí)文件、內(nèi)部發(fā)文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案，如項(xiàng)目檔案、合同檔案、科研檔案、生產(chǎn)檔案等。3.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)材料。4.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料移交至檔案管理部門。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案的收集整理，并移交檔案管理部門。3.人事、財(cái)務(wù)等部門應(yīng)定期將檔案材料移交檔案管理部門，具體時(shí)間按照公司/組織規(guī)定執(zhí)行。（三）收集方式1.直接收集檔案管理部門直接從文件形成部門收集應(yīng)歸檔的文件材料。2.定期催交檔案管理部門定期對(duì)各部門的文件材料收集情況進(jìn)行催交，確保檔案及時(shí)歸檔。3.專項(xiàng)收集對(duì)于重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、重大項(xiàng)目等產(chǎn)生的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。四、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類方法1.年度分類法按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將不同年度的文件分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法按照公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，將同一機(jī)構(gòu)形成的文件集中整理。3.問題分類法按照文件反映的問題進(jìn)行分類，將相關(guān)問題的文件歸為一類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、件號(hào)等要素。3.全宗號(hào)：由公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)整個(gè)公司/組織的檔案。4.年度：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。5.保管期限：分為永久、長期、短期，分別用“Y”“C”“D”表示。6.機(jī)構(gòu)（問題）代碼：根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問題分類編制代碼。7.件號(hào)：按照文件排列順序編制流水號(hào)。（四）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。3.采用左側(cè)裝訂，裝訂線寬度不超過[X]毫米。（五）編目要求1.編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)打印或書寫工整，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。3.同時(shí)，應(yīng)編制電子目錄，便于計(jì)算機(jī)檢索。五、檔案保管制度（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期、短期。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案、人事檔案等。4.短期保管期限為[X]年，主要包括一般性文件材料、臨時(shí)性業(yè)務(wù)檔案等。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（五）檔案安全管理1.加強(qiáng)檔案安全保密教育，提高員工的安全保密意識(shí)。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，確保檔案不被非法獲取或泄露。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時(shí)整改。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件，確保檔案安全。六、檔案利用制度（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）利用方式1.查閱檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱時(shí)間一般不超過[X]個(gè)工作日。2.借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不超過[X]個(gè)工作日。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、涂改、污損。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等。2.利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（五）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.鼓勵(lì)利用者對(duì)檔