PAGE人社局人事管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織人事管理檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織全體員工的人事管理檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類人事信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、保管和利用。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件。2.學(xué)歷教育經(jīng)歷，包括入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、就讀學(xué)校、所學(xué)專業(yè)等。（三）工作經(jīng)歷1.入職本公司/組織前的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職位、工作時(shí)間等。2.在本公司/組織內(nèi)的工作經(jīng)歷，包括入職時(shí)間、離職時(shí)間、所在部門、擔(dān)任職位、工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)等。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷參加各類培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)內(nèi)容及取得的相關(guān)證書等。（五）考核評(píng)價(jià)1.年度考核結(jié)果，包括優(yōu)秀、良好、合格、不合格等評(píng)價(jià)等級(jí)及評(píng)語(yǔ)。2.專項(xiàng)考核、晉升考核等其他考核評(píng)價(jià)材料。（六）薪酬福利1.工資待遇情況，包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金等構(gòu)成及調(diào)整記錄。2.福利享受情況，如社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。（七）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)，包括公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)、行業(yè)獎(jiǎng)項(xiàng)、政府表彰等，注明獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、頒獎(jiǎng)單位。2.受到的各類處罰，包括違紀(jì)處分、行政處罰等，注明處罰原因、處罰時(shí)間、處罰單位。（八）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書，如職稱證書等。2.職業(yè)技能資格證書，如職業(yè)資格證、技能等級(jí)證等。（九）勞動(dòng)合同與本公司/組織簽訂的勞動(dòng)合同文本及續(xù)簽、變更等相關(guān)記錄。（十）其他重要材料1.員工的體檢報(bào)告。2.員工的離職證明。3.其他與員工人事管理相關(guān)的重要文件、資料。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)定期收集員工新增的人事信息資料。2.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及員工人事變動(dòng)的相關(guān)材料報(bào)送至人力資源部門，如員工晉升、調(diào)崗、獎(jiǎng)懲等文件。3.員工個(gè)人應(yīng)按要求主動(dòng)提交需要?dú)w檔的材料，如學(xué)歷證書、資格證書等原件及復(fù)印件。（二）整理1.人力資源部門收到檔案材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整、有效。2.按照檔案內(nèi)容的分類，對(duì)材料進(jìn)行分類整理，同一類材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，清晰記錄檔案內(nèi)容及存放位置。4.將整理好的檔案材料裝入專用檔案袋或檔案盒，并在封面上注明員工姓名、檔案編號(hào)、檔案類別等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的人事檔案保管室，確保保管場(chǎng)所安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案保管室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如檔案柜、電腦、打印機(jī)等，方便檔案的管理和查閱。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于安全的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并異地存放一份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案清查1.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失、損壞或信息錯(cuò)誤等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修復(fù)或更正。同時(shí)，對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成清查報(bào)告。（四）檔案保密1.嚴(yán)格限制檔案查閱人員范圍，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、借閱人事檔案。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，確保檔案安全。3.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密或員工個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，防止信息泄露。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.人力資源部門根據(jù)審批意見，指定檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員只能在規(guī)定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人及公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照審批意見將檔案借出，并與借閱人員簽訂《人事檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)出1.員工離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)員工的人事變動(dòng)情況，整理好員工的人事檔案，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位、轉(zhuǎn)遞日期等信息。2.將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋公司/組織公章。通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。3.及時(shí)更新電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的員工檔案狀態(tài)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。（二）轉(zhuǎn)入1.接收外部轉(zhuǎn)入員工的人事檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》及檔案材料，確保檔案內(nèi)容完整、真實(shí)、有效。2.對(duì)轉(zhuǎn)入的檔案進(jìn)行審核登記，將檔案材料按照本公司/組織檔案整理要求進(jìn)行整理歸檔，并及時(shí)更新電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.如發(fā)現(xiàn)檔案材料存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位溝通協(xié)調(diào)，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將新收集的檔案材料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)清理等工作，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和穩(wěn)定性。（三）信息安全1.加強(qiáng)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.制定系統(tǒng)安全管理制度，規(guī)范系統(tǒng)操作流程，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理1.負(fù)責(zé)公司/組織人事檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）信息維護(hù)1.及時(shí)更新檔案信息，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）安全保密1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范，確保檔案實(shí)體安全。嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。2.對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行制止和糾正，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（四）溝通協(xié)調(diào)1.與各部門保持密切溝通，及時(shí)了解員工人事變動(dòng)情況，做好檔案材料的收集和整理工作。2.與檔案查閱、借閱人員及檔案轉(zhuǎn)遞接收單位進(jìn)行有效溝通，確保檔案管理工作順利開展。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查檔案管理的各項(xiàng)制度執(zhí)行情況、檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性、檔案保管的安全性等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，對(duì)違反檔案