PAGE貴州人事檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)貴州地區(qū)人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化水平，有效保護(hù)和利用人事檔案資源，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本數(shù)字化制度。（二）適用范圍本制度適用于貴州地區(qū)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的人事檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保人事檔案數(shù)字化信息與原始檔案內(nèi)容一致，真實(shí)、準(zhǔn)確地反映檔案材料的原貌。2.完整性原則：全面、完整地對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，不遺漏任何重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)人事檔案數(shù)字化過(guò)程中的信息進(jìn)行保密，防止信息泄露。4.安全性原則：建立健全安全管理制度，保障數(shù)字化檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和被非法篡改。5.規(guī)范性原則：遵循國(guó)家和行業(yè)關(guān)于人事檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。二、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.檔案收集各單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期收集各類人事檔案材料，確保檔案的完整性和時(shí)效性。收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，符合歸檔要求，包括但不限于履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等。2.檔案整理對(duì)收集到的人事檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行排列。去除檔案中的金屬物、裝訂物等，對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。編制檔案目錄，明確每份檔案材料的名稱、日期、頁(yè)碼等信息，便于后續(xù)數(shù)字化處理和查詢利用。（二）數(shù)字化掃描1.掃描設(shè)備與環(huán)境要求應(yīng)選用符合檔案數(shù)字化技術(shù)要求的掃描設(shè)備，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。掃描工作應(yīng)在清潔、明亮、溫度和濕度適宜的環(huán)境中進(jìn)行，避免光線直射和灰塵污染。2.掃描分辨率與圖像格式掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和利用需求確定，一般不低于300dpi。對(duì)于文字較小、清晰度要求較高的檔案材料，可適當(dāng)提高分辨率。掃描圖像格式應(yīng)采用常見的、易于存儲(chǔ)和處理的格式，如JPEG、TIFF等。3.掃描操作規(guī)范掃描前應(yīng)檢查檔案材料的完整性和清晰度，對(duì)不符合掃描要求的材料進(jìn)行預(yù)處理。掃描過(guò)程中應(yīng)保持掃描設(shè)備平穩(wěn)，避免出現(xiàn)圖像模糊、傾斜等問(wèn)題。對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。（三）圖像處理1.圖像去污與修復(fù)對(duì)掃描圖像中存在的污漬、劃痕、黑邊等問(wèn)題進(jìn)行去污和修復(fù)處理，確保圖像的質(zhì)量。采用專業(yè)的圖像處理軟件進(jìn)行操作，處理過(guò)程應(yīng)保留原始圖像信息，便于后續(xù)審核。2.圖像裁剪與拼接根據(jù)檔案材料的實(shí)際大小和頁(yè)面布局，對(duì)掃描圖像進(jìn)行裁剪，去除多余的空白部分，使圖像更加緊湊、清晰。對(duì)于跨頁(yè)的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行圖像拼接處理，確保拼接后的圖像完整、準(zhǔn)確，且拼接處無(wú)明顯痕跡。3.圖像質(zhì)量檢查圖像處理完成后，應(yīng)對(duì)圖像質(zhì)量進(jìn)行全面檢查，包括圖像的清晰度、完整性、色彩一致性等。抽檢一定比例的圖像，確保圖像處理質(zhì)量符合要求。對(duì)于不符合質(zhì)量要求的圖像，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行返工處理。（四）數(shù)據(jù)掛接與存儲(chǔ)1.數(shù)據(jù)掛接將圖像處理后的檔案圖像數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，便于通過(guò)目錄查詢圖像數(shù)據(jù)。掛接過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)應(yīng)按照檔案類別、年度等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于管理和檢索。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以確保數(shù)據(jù)的安全性。（五）數(shù)據(jù)驗(yàn)收與移交1.數(shù)據(jù)驗(yàn)收數(shù)字化工作完成后，由單位檔案管理部門組織相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案數(shù)字化的完整性、準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接等方面。驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.數(shù)據(jù)移交驗(yàn)收合格的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)移交至單位檔案管理部門進(jìn)行集中管理。移交過(guò)程中應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行妥善保管，并按照規(guī)定提供利用服務(wù)。三、人員管理（一）人員配備1.專業(yè)人員各單位應(yīng)配備專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人員，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作的組織、實(shí)施和管理。管理人員應(yīng)具備檔案管理、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能。根據(jù)工作需要，可以聘請(qǐng)專業(yè)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)提供技術(shù)支持，但單位應(yīng)明確雙方的職責(zé)和分工，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。2.操作人員操作人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)，熟悉檔案數(shù)字化流程和操作規(guī)范，掌握掃描設(shè)備、圖像處理軟件等的使用方法。操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案數(shù)字化過(guò)程中的信息安全。（二）人員培訓(xùn)1.定期培訓(xùn)單位應(yīng)定期組織檔案數(shù)字化管理人員和操作人員參加培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)和技能，提高業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化技術(shù)、安全保密知識(shí)等。2.專項(xiàng)培訓(xùn)根據(jù)數(shù)字化工作的實(shí)際需求，適時(shí)組織專項(xiàng)培訓(xùn)，如新技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)、新設(shè)備操作培訓(xùn)等，確保人員能夠熟練掌握相關(guān)技術(shù)和操作方法。（三）人員考核1.工作業(yè)績(jī)考核建立人員工作業(yè)績(jī)考核制度，對(duì)檔案數(shù)字化管理人員和操作人員的工作質(zhì)量、工作效率、工作態(tài)度等進(jìn)行全面考核。考核結(jié)果作為人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等的重要依據(jù)。2.違規(guī)處理對(duì)于違反檔案數(shù)字化制度和保密規(guī)定的人員，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。四、安全管理（一）安全制度建設(shè)1.制定安全管理制度單位應(yīng)制定完善的檔案數(shù)字化安全管理制度，明確安全管理職責(zé)、安全操作規(guī)程、安全檢查與整改等內(nèi)容。安全管理制度應(yīng)涵蓋檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案收集、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、利用等。2.安全責(zé)任落實(shí)將安全管理責(zé)任落實(shí)到具體部門和個(gè)人，簽訂安全責(zé)任書，確保安全管理制度的有效執(zhí)行。定期對(duì)安全管理責(zé)任落實(shí)情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）信息安全防護(hù)1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)數(shù)字化工作所使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制訪問(wèn)權(quán)限，確保網(wǎng)絡(luò)安全。2.數(shù)據(jù)安全防護(hù)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）保密管理1.保密制度執(zhí)行嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)和單位保密制度，對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程中的信息進(jìn)行保密管理。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保密措施，防止信息泄露。2.人員保密教育加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，使其熟悉保密規(guī)定和操作規(guī)程。與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，對(duì)違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（四）安全檢查與應(yīng)急處理1.安全檢查定期對(duì)檔案數(shù)字化工作的安全狀況進(jìn)行檢查，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、設(shè)備安全等方面。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保數(shù)字化工作的安全運(yùn)行。2.應(yīng)急處理制定檔案數(shù)字化安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。一旦發(fā)生安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失。五、利用與服務(wù)（一）利用方式1.在線查詢建立人事檔案數(shù)字化查詢系統(tǒng)，為單位內(nèi)部人員提供在線查詢服務(wù)。查詢?nèi)藛T可通過(guò)輸入相關(guān)關(guān)鍵詞或檔案目錄信息，快速檢索到所需的檔案圖像數(shù)據(jù)。在線查詢系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)查詢?nèi)藛T的身份和權(quán)限，限制對(duì)檔案信息的訪問(wèn)范圍。2.線下查閱對(duì)于因特殊原因需要線下查閱檔案的人員，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，確保檔案的安全和完整。檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，查閱完畢后及時(shí)收回檔案，防止檔案丟失或損壞。（二）服務(wù)規(guī)范1.服務(wù)態(tài)度檔案管理人員應(yīng)樹立良好的服務(wù)意識(shí)，熱情、耐心地為利用者提供服務(wù)。及時(shí)解答利用者的疑問(wèn)，幫助利用者解決在查閱檔案過(guò)程中遇到的問(wèn)題。2.服務(wù)質(zhì)量確保檔案數(shù)字化查詢系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提高查詢效率和準(zhǔn)確性。對(duì)線下查閱服務(wù)進(jìn)行規(guī)范管理，保證查閱過(guò)程的有序進(jìn)行，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.利用登記對(duì)人事檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和管理。2.利用統(tǒng)計(jì)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率、利用目的等信息。根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為檔案管理工作提供參考依據(jù)，合理調(diào)整檔案數(shù)字化工作重點(diǎn)和服務(wù)方向。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督單位應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作的全過(guò)程監(jiān)督。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)數(shù)字化工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，鼓勵(lì)單位內(nèi)部人員對(duì)數(shù)字化工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)檔案管理部門和相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。對(duì)于外部監(jiān)督提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究，制定切實(shí)可行的改進(jìn)措施，并將整改情況及時(shí)反饋。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容檔案數(shù)字化制度的執(zhí)行情況，包括流程規(guī)范、人員管理、安全管理、利用服務(wù)等方面。檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，如掃描圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)安全性等。檔案數(shù)字化工作的進(jìn)度，是否按照計(jì)劃完成各項(xiàng)工作任務(wù)。2.檢查方式定期檢查與不定期抽查相結(jié)合。定期檢查按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行全面檢查；不定期抽查根據(jù)工作需要，對(duì)部分環(huán)節(jié)或項(xiàng)目進(jìn)行隨機(jī)檢查。檢查方式可采用現(xiàn)場(chǎng)查看、數(shù)據(jù)比對(duì)、查閱資料、人員訪談等多種形式，確保檢查結(jié)果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）問(wèn)題整改1.問(wèn)題反饋檢查結(jié)束后，檢查人員應(yīng)及時(shí)向被檢查單位反饋檢查結(jié)果，指出存在的問(wèn)題，并提