PAGE酒店銷售部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店銷售部檔案管理，確保銷售檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高銷售工作效率，為酒店決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店銷售部所有與銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案管理工作，包括客戶檔案、銷售合同、市場調(diào)研報(bào)告、銷售活動(dòng)策劃資料等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映銷售業(yè)務(wù)實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋銷售業(yè)務(wù)全過程的各類文件資料，確保檔案的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及酒店商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等信息嚴(yán)格保密，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量和可查閱性。二、檔案管理職責(zé)（一）銷售部經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)銷售部檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作的有效開展。3.審核重要檔案資料，對(duì)檔案的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。（二）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)銷售部檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.按照檔案管理規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案整齊有序。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，保證檔案的安全和完整。協(xié)助銷售部人員查閱檔案，提供必要的檔案信息服務(wù)。（三）銷售人員職責(zé)1.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中及時(shí)形成各類檔案資料，并按照規(guī)定移交檔案管理員。2.確保所提供檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，配合檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.客戶檔案：包括客戶基本信息（如名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等）、客戶需求分析、客戶拜訪記錄、合作歷史、信用狀況等。2.銷售合同：涵蓋各類銷售合同文本、合同審批表、合同變更記錄、合同執(zhí)行情況跟蹤等。3.市場調(diào)研報(bào)告：市場分析報(bào)告、競爭對(duì)手分析報(bào)告、行業(yè)動(dòng)態(tài)研究等。4.銷售活動(dòng)策劃資料：活動(dòng)方案、宣傳資料、活動(dòng)預(yù)算、活動(dòng)效果評(píng)估等。5.銷售業(yè)績數(shù)據(jù)：月度、季度、年度銷售報(bào)表、銷售數(shù)據(jù)分析等。6.其他相關(guān)資料：與銷售業(yè)務(wù)有關(guān)的函件、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄等。（二）收集要求1.銷售人員應(yīng)在業(yè)務(wù)完成或階段性工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)資料提交給檔案管理員。2.提交的資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)各部門提交的資料進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的及時(shí)反饋并督促補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和用途，將檔案分為客戶檔案、銷售合同檔案、市場調(diào)研檔案、銷售活動(dòng)檔案、銷售業(yè)績檔案等類別。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。例如，客戶檔案編號(hào)可采用“K年份流水號(hào)”，銷售合同檔案編號(hào)可采用“HT年份合同序號(hào)”等。3.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保存和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案封面和封底。4.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。2.將檔案按照編號(hào)順序存放在專用的檔案柜或檔案架上，確保存放有序，便于查找。3.建立檔案存放位置索引，注明各類檔案的具體存放地點(diǎn)，方便快速定位。（二）保管期限1.客戶檔案：長期保存，直至客戶與酒店終止業(yè)務(wù)關(guān)系后[X]年。2.銷售合同檔案：自合同履行完畢或終止后[X]年。3.市場調(diào)研報(bào)告：根據(jù)報(bào)告的時(shí)效性和重要性確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。4.銷售活動(dòng)策劃資料：活動(dòng)結(jié)束后[X]年。5.銷售業(yè)績數(shù)據(jù)：長期保存。（三）保管環(huán)境1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.配備必要的消防器材和防蟲藥品，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理員處查閱。2.檔案管理員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)銷售部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對(duì)涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.場所管理：檔案存放場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.技術(shù)手段：對(duì)重要檔案資料可采用加密存儲(chǔ)、電子水印等技術(shù)手段進(jìn)行保密防護(hù)。4.信息傳遞：涉及機(jī)密檔案信息的傳遞應(yīng)采用加密方式，如加密郵件、加密移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等，并嚴(yán)格控制傳遞范圍。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，制定安全防范措施，定期對(duì)檔案保管場所進(jìn)行安全檢查，確保檔案安全。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。3.配備必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案存放場所的安全。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且確認(rèn)無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法修復(fù)且無備份的。3.經(jīng)酒店管理層批準(zhǔn)，需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理核對(duì)，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)銷售部經(jīng)理審核簽字后，報(bào)酒店總經(jīng)理審批。3.審批通過后，由檔案管理員會(huì)同指定人員在指定地點(diǎn)對(duì)檔