PAGE人社局社保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人社局社保檔案管理，確保社保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局在社保業(yè)務(wù)辦理過程中形成的各類檔案資料的管理，包括參保登記、繳費(fèi)記錄、待遇核定、基金管理等方面的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：社保檔案應(yīng)如實(shí)反映社保業(yè)務(wù)辦理的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理社保業(yè)務(wù)相關(guān)資料，保證檔案資料的齊全完整。3.安全性原則：采取有效措施，確保社保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，保證檔案整理、保管、利用等工作的規(guī)范化。5.保密性原則：對涉及個人隱私和敏感信息的社保檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善社保檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理本局社保檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編號、裝訂、上架等工作。建立社保檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。定期對社保檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定向有關(guān)部門提供社保檔案查閱、借閱服務(wù)。負(fù)責(zé)對本局各業(yè)務(wù)部門社保檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門社保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、移交工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。在業(yè)務(wù)辦理過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求形成規(guī)范的檔案材料，并及時移交檔案管理部門。根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并配合做好相關(guān)工作。接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，改進(jìn)本部門檔案管理工作。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.參保單位和個人的參保登記資料，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、身份證復(fù)印件、參保登記表等。2.社保繳費(fèi)申報(bào)、核定、繳納等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，如繳費(fèi)基數(shù)申報(bào)明細(xì)表、繳費(fèi)憑證、欠費(fèi)記錄等。3.社保待遇核定與支付資料，包括待遇申請表、審核審批表、待遇發(fā)放記錄等。4.社保基金管理資料，如基金財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的其他重要資料，如業(yè)務(wù)臺賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時將檔案資料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子檔案資料，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲。（三）整理方法1.分類：按照社保業(yè)務(wù)類別，將檔案分為參保登記類、繳費(fèi)管理類、待遇核定類、基金管理類等若干大類，每大類下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容細(xì)分小類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號等信息，便于管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)打印或手寫清晰，與檔案一同存放。三、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的社保檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.社保檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括：涉及社保政策制定、重大決策、重要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等具有長期保存價值的檔案；參保人員的基本信息、待遇核定及支付等重要業(yè)務(wù)檔案；社?；鸸芾淼闹匾?cái)務(wù)檔案等。3.定期保管30年的檔案主要包括：參保登記、繳費(fèi)記錄等一般性業(yè)務(wù)檔案；與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的一般性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.定期保管10年的檔案主要包括：臨時性業(yè)務(wù)資料、一般性調(diào)查記錄等。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放于檔案密集架的同一區(qū)域。2.檔案存放應(yīng)遵循便于查找、便于管理的原則，標(biāo)識清晰，排列有序。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檔案清查1.定期對社保檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，重點(diǎn)檢查檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或處理，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，對檔案管理情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施。四、檔案利用（一）查閱1.本局工作人員因工作需要查閱社保檔案的，應(yīng)填寫《社保檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行涂改、抽取、撤換等操作。3.查閱檔案時，應(yīng)做好查閱記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等，查閱記錄應(yīng)妥善保存。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱本局社保檔案的，應(yīng)出具正式介紹信，說明借閱目的、范圍等，并填寫《社保檔案借閱申請表》，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保借閱目的合法合規(guī)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。4.檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，追究借閱人員的責(zé)任。（三）復(fù)印1.本局工作人員因工作需要復(fù)印社保檔案的，應(yīng)填寫《社保檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供復(fù)印服務(wù)，復(fù)印份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，復(fù)印內(nèi)容應(yīng)清晰、完整。3.復(fù)印后的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)印日期、復(fù)印人姓名等信息。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立社保檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案內(nèi)容是否涉及國家機(jī)密、個人隱私、未了結(jié)的法律糾紛等情況。3.鑒定過程中，應(yīng)充分聽取業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《社保檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《社保檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門留存的銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣，并永久保存。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立社保檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能模塊，確保檔案信息的安全和保密。3.按照檔案管理的業(yè)務(wù)流程和規(guī)范，對信息系統(tǒng)進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的信息化管理，提高工作效率和管理水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對已整理好的社保檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.在數(shù)據(jù)錄入過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)錄入規(guī)范進(jìn)行操作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.錄入完成后，應(yīng)對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對社保檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，功能正常。2.加強(qiáng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。3.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行異地存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對本局各業(yè)務(wù)部門社保檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立社保檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入部門績效考核內(nèi)容，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵，對工作