PAGE養(yǎng)老院檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)養(yǎng)老院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老院各部門形成的各類檔案的歸檔管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是養(yǎng)老院在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須真實(shí)反映養(yǎng)老院各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案的齊全完整，不遺漏重要文件材料。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。5.規(guī)范性原則：檔案整理、歸檔等工作應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括養(yǎng)老院的行政公文、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.服務(wù)管理類：涵蓋老人入住檔案、護(hù)理記錄、健康檔案、服務(wù)評(píng)估資料、家屬溝通記錄等。3.設(shè)施設(shè)備類：有關(guān)養(yǎng)老院建筑圖紙、設(shè)施設(shè)備采購(gòu)合同、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備檔案等。4.安全管理類：安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、消防檔案、食品安全檔案等。5.文化活動(dòng)類：養(yǎng)老院組織的各類文化活動(dòng)方案、照片、視頻等資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.一級(jí)類目用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表服務(wù)管理類等。3.二級(jí)類目用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示行政公文，“B01”表示老人入住檔案等。4.具體檔案編號(hào)根據(jù)順序依次排列，如“A01001”表示第一份行政公文。三、檔案收集（一）收集范圍1.養(yǎng)老院各部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等。2.與外部單位往來(lái)的文件、合同、協(xié)議等。3.涉及養(yǎng)老院重大活動(dòng)、重要事件的相關(guān)材料。4.員工個(gè)人提交的工作總結(jié)、業(yè)務(wù)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件完整，如有破損、缺失應(yīng)及時(shí)修復(fù)和補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料應(yīng)定期收集，一般每月一次。2.重大活動(dòng)、重要事件結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將活動(dòng)資料整理收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列、編目裝訂。（二）整理步驟1.分類：將收集的檔案按照行政管理、服務(wù)管理等類別進(jìn)行區(qū)分。2.排序：在各類別內(nèi)，按照時(shí)間順序或重要程度對(duì)檔案進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。（三）電子檔案整理1.建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案分類進(jìn)行劃分。2.對(duì)電子文件進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，由檔案整理人員填寫檔案移交清單。2.將檔案移交清單及檔案一并提交給綜合管理部門檔案管理人員。3.檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案歸入相應(yīng)類別和編號(hào)的檔案盒或電子文件夾中。（二）歸檔時(shí)間1.年度檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.專項(xiàng)檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案存放1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序存放在檔案架上，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立索引目錄。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括養(yǎng)老院重大決策、重要人事任免、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限一般為10年至50年，如老人入住檔案、服務(wù)評(píng)估資料等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，如一般性文件材料等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、完整性、保管狀況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失檔案、修復(fù)損壞檔案等。七、檔案利用（一）利用范圍1.養(yǎng)老院內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因合法合規(guī)事由查閱檔案。3.老人及其家屬因合理需求查閱相關(guān)檔案。（二）利用流程1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給綜合管理部門。3.綜合管理部門檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排查閱。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用登記1.建立檔案利用登記臺(tái)賬，記錄查閱日期、查閱人員、檔案名稱和編號(hào)、查閱目的等信息。2.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。八、檔案保密（一）保密范圍1.涉及養(yǎng)老院商業(yè)秘密、老人隱私等敏感信息的檔案。2.國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定需要保密的檔案。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱保密檔案應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所進(jìn)行，并限制查閱人員范圍。3.對(duì)保密檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤記錄，確保檔案安全。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.檔案內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已結(jié)束且無(wú)需留存。（二）銷毀流程1.檔案管理人員提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限等信息。2.清單經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)養(yǎng)老院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的銷毀清單交檔案管理人員執(zhí)行銷毀操作。4.銷毀檔案應(yīng)采用粉碎