PAGE財務(wù)檔案及交接管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財務(wù)檔案管理，規(guī)范財務(wù)檔案交接流程，確保財務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的財務(wù)檔案管理與交接工作。（三）定義1.財務(wù)檔案：指公司在各項財務(wù)活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，以及其他與財務(wù)工作相關(guān)的文件、合同、報表等資料。2.交接：指財務(wù)人員因工作調(diào)動、離職、崗位輪換等原因，將其所負(fù)責(zé)的財務(wù)檔案及相關(guān)工作移交給繼任者的過程。二、財務(wù)檔案管理職責(zé)（一）財務(wù)部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善財務(wù)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管和定期歸檔工作。3.負(fù)責(zé)建立財務(wù)檔案目錄索引，確保檔案查閱的便捷性。4.負(fù)責(zé)對財務(wù)檔案的安全保管情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的期限和程序，對到期財務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供財務(wù)檔案存放的專用場所，并確保場所的安全性和適宜性。2.協(xié)助財務(wù)部對財務(wù)檔案進(jìn)行整理、裝訂和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)對財務(wù)檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行登記和管理。4.配合財務(wù)部對到期財務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的與財務(wù)工作相關(guān)的文件、合同等資料的整理和保管，并按照規(guī)定及時移交財務(wù)部。2.在涉及財務(wù)檔案的查閱、借閱等工作時，應(yīng)積極配合財務(wù)部和檔案管理部門的工作。三、財務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，以及會計報表附注、財務(wù)情況說明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告、財務(wù)合同、財務(wù)文件等。（二）編號1.財務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：年份+類別代碼+流水號。例如：20XXKJ01001，其中“20XX”表示年份，“KJ”表示會計憑證類，“01”表示該類別下的具體分類，“001”表示流水號。3.類別代碼如下：會計憑證類：KJ會計賬簿類：ZB財務(wù)報告類：BG其他類：QT四、財務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財務(wù)人員應(yīng)及時收集在財務(wù)活動中形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性。2.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將與財務(wù)工作相關(guān)的文件、合同等資料移交財務(wù)部。3.對于外部單位提供的與財務(wù)工作相關(guān)的文件、資料，財務(wù)人員應(yīng)妥善接收并進(jìn)行登記。（二）整理1.財務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行整理，同類檔案應(yīng)按照時間順序排列。2.會計憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號順序進(jìn)行整理，附件應(yīng)齊全、完整，并與記賬憑證對應(yīng)粘貼。3.會計賬簿應(yīng)按照頁碼順序進(jìn)行整理，確保賬頁的完整性和準(zhǔn)確性。4.財務(wù)報告應(yīng)按照年度、季度、月度順序進(jìn)行整理，相關(guān)附注和說明書應(yīng)一并裝訂。5.其他類檔案應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，確保條理清晰。五、財務(wù)檔案的裝訂與保管（一）裝訂1.會計憑證應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.裝訂后的會計憑證應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會計主管人員簽字或蓋章。3.會計賬簿、財務(wù)報告等其他檔案應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和安全。（二）保管1.財務(wù)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，并保持清潔、通風(fēng)良好。2.財務(wù)檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放，便于查閱和管理。3.財務(wù)部應(yīng)定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。4.財務(wù)檔案的保管期限應(yīng)按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，具體如下：會計憑證類：15年會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬15年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年，輔助賬簿15年財務(wù)報告類：月度、季度財務(wù)報告3年，年度財務(wù)報告永久其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單5年，納稅申報表10年，財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告永久，財務(wù)合同、財務(wù)文件等根據(jù)實際情況確定保管期限六、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.查閱申請表應(yīng)提交財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所或進(jìn)行其他無關(guān)操作。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還財務(wù)部，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱申請表應(yīng)提交財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人員。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，財務(wù)部應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告財務(wù)部，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、財務(wù)檔案的交接（一）交接原則1.財務(wù)人員在工作調(diào)動、離職、崗位輪換等情況下，必須辦理財務(wù)檔案的交接手續(xù)，確保財務(wù)工作的連續(xù)性和檔案的安全完整。2.交接工作應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等情況，并簽字確認(rèn)。（二）交接前準(zhǔn)備1.移交人員應(yīng)在交接前對其所負(fù)責(zé)的財務(wù)檔案進(jìn)行全面整理，確保檔案的分類準(zhǔn)確、編號清晰、資料齊全。2.移交人員應(yīng)編制《財務(wù)檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、存放地點等信息，并簽字確認(rèn)。（三）交接程序1.交接雙方應(yīng)在財務(wù)部負(fù)責(zé)人或指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行交接。2.移交人員應(yīng)按照《財務(wù)檔案移交清單》的內(nèi)容，向接收人員逐一移交財務(wù)檔案，并進(jìn)行現(xiàn)場核對。3.接收人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交人員溝通解決。核對無誤后，雙方應(yīng)在《財務(wù)檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。4.交接過程中，財務(wù)部負(fù)責(zé)人或指定人員應(yīng)做好監(jiān)督和記錄工作，確保交接工作的順利進(jìn)行。（四）交接后的工作1.交接工作完成后，接收人員應(yīng)按照本制度的規(guī)定對財務(wù)檔案進(jìn)行保管和管理。2.移交人員對已移交的財務(wù)檔案不再承擔(dān)保管責(zé)任，但在必要時應(yīng)協(xié)助接收人員進(jìn)行檔案的查閱和解釋工作。八、財務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.財務(wù)部應(yīng)定期組織對到期財務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，成立由財務(wù)部負(fù)責(zé)人、檔案管理部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成的鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、完整性等因素，對到期檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)進(jìn)行保管；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的財務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)由財務(wù)部和檔案管理部門共同組織實施，確保銷毀過程的安全、徹底。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確