PAGE檔案室圖書(shū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室圖書(shū)檔案的管理，確保圖書(shū)檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室所藏的各類圖書(shū)檔案，包括但不限于紙質(zhì)圖書(shū)、電子圖書(shū)、歷史檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對(duì)圖書(shū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性、完整性原則：保證圖書(shū)檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，手續(xù)完備，歸檔及時(shí)，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的圖書(shū)檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高服務(wù)質(zhì)量，為公司各部門(mén)及相關(guān)人員提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善圖書(shū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類圖書(shū)檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和檢索等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。5.負(fù)責(zé)向公司各部門(mén)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.參與公司重大活動(dòng)、項(xiàng)目的檔案收集與整理工作，確保檔案資料的齊全與規(guī)范。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)圖書(shū)檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期移交檔案室。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集、分類整理和妥善保管。3.在工作中積極配合檔案室的檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱、歸還制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、銷毀檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全與完整。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證設(shè)備正常運(yùn)行。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司購(gòu)買(mǎi)、交換、捐贈(zèng)的各類圖書(shū)、期刊及其他出版物。3.公司歷史沿革、大事記、榮譽(yù)證書(shū)、重要會(huì)議記錄等相關(guān)檔案資料。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等業(yè)務(wù)檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)將本部門(mén)形成或收到的檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如將圖書(shū)分為科技類、經(jīng)濟(jì)類、文化類等，將業(yè)務(wù)檔案分為合同檔案、項(xiàng)目檔案等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保系統(tǒng)性和連貫性。3.編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期范圍、保管期限等信息，方便用戶查找和利用。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊、牢固的裝訂，去除金屬物，確保檔案的完整性和美觀性。四、檔案鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合考量。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行再次鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司成立文件、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.定期保管：分為30年、10年兩種。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。如一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃總結(jié)等。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案室溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠藥品等。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明每類檔案的存放架位、箱柜號(hào)等信息，方便快速定位檔案。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，同時(shí)做好數(shù)據(jù)的定期維護(hù)和更新。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量與目錄相符。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。3.在檔案清點(diǎn)和檢查過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和處理情況進(jìn)行詳細(xì)記載。六、檔案借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案室負(fù)責(zé)人審批。（二）借閱審批1.檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請(qǐng)的內(nèi)容，對(duì)借閱檔案的必要性、安全性等進(jìn)行審查，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門(mén)審核同意，并嚴(yán)格控制借閱范圍和審批權(quán)限。（三）借閱登記1.借閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案室辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案。2.檔案室工作人員應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人的姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于重要檔案或密級(jí)較高的檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況從嚴(yán)控制。（五）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前向檔案室說(shuō)明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案室工作人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。3.借閱人歸還檔案后，檔案室工作人員應(yīng)在借閱登記冊(cè)上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。（六）檔案利用1.公司各部門(mén)及相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，在檔案室查閱、復(fù)印、摘錄檔案資料。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.檔案室應(yīng)積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)用戶需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料，并做好利用情況的記錄和統(tǒng)計(jì)工作。七、檔案統(tǒng)計(jì)與編研（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案借閱情況統(tǒng)計(jì)表等，并按時(shí)上報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案編研1.根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案利用需求，開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記、組織沿革等。2.檔案編研工作應(yīng)注重實(shí)用性和針對(duì)性，突出公司特色和重要?dú)v史事件，為公司各項(xiàng)工作提供參考和借鑒。3.編研成果應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，進(jìn)行妥善保存，并根據(jù)需要提供給公司各部門(mén)及相關(guān)人員使用。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與公司信息化建設(shè)整體規(guī)劃相協(xié)調(diào)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.按照國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)公司重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，建立完善的電子檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找和利用。（三）信息化系統(tǒng)管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、檢索、借閱等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，不斷完善系統(tǒng)功能，提高檔案管理信息化水平。九、檔案安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)檔案室的安全防范工作，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任。2.安裝必要的安全設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案室的安全。3.定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患，防止火災(zāi)、盜竊、泄密等事故的發(fā)生。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保