PAGE公司檔案管理制度流程圖一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則確保檔案的齊全完整，涵蓋公司運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面。4.保密性原則對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部門(mén)移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)公司檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，公司規(guī)章制度，人事檔案，行政公文等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)包含市場(chǎng)調(diào)研資料，銷(xiāo)售合同、訂單，采購(gòu)合同，生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.基本建設(shè)類(lèi)涉及工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告，設(shè)計(jì)圖紙，施工文件，竣工驗(yàn)收資料等。5.科技研發(fā)類(lèi)包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃、總結(jié)，研究成果報(bào)告，專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件。6.聲像檔案類(lèi)如照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案類(lèi)以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)檔案。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用“大類(lèi)代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.行政管理類(lèi)：XG+流水號(hào)2.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：CW+流水號(hào)3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：JY+流水號(hào)4.基本建設(shè)類(lèi)：JS+流水號(hào)5.科技研發(fā)類(lèi)：KJ+流水號(hào)6.聲像檔案類(lèi)：SX+流水號(hào)7.電子檔案類(lèi)：DZ+流水號(hào)四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完畢并移交綜合管理部門(mén)。3.公司員工在辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的公司檔案全部移交綜合管理部門(mén)。（二）整理1.綜合管理部門(mén)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案盒封面、脊背等相關(guān)信息。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案裝訂要求，將文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊美觀。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.綜合管理部門(mén)定期組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進(jìn)行，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，注明檔案的保管期限、銷(xiāo)毀意見(jiàn)等。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案部門(mén)，一份交財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬憑證。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂檔案借閱承諾書(shū)，明確借閱期限、保密責(zé)任等。2.借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱期滿(mǎn)，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。（二）移交1.公司因合并、分立、