PAGE檔案館庫房日常管理制度一、總則（一）目的為加強檔案館庫房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館庫房的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則確保檔案實體安全，防止檔案信息泄露，嚴格遵守國家保密法律法規(guī)。2.科學管理原則運用科學的方法和技術(shù)，對檔案進行分類、存儲和保管，提高管理效率。3.方便利用原則在確保安全保密的前提下，便于檔案的查閱和利用，滿足工作需要。二、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案歸檔范圍，定期向檔案館移交檔案。移交的檔案應(yīng)齊全、完整、真實、準確。2.對于重要活動、重大事件等形成的檔案，應(yīng)及時收集，確保檔案的時效性。3.接收檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，辦理交接手續(xù)。（二）整理規(guī)范1.按照檔案的形成規(guī)律和特點，對檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案分類應(yīng)科學合理，便于查找和管理。編號應(yīng)連續(xù)、唯一，編目應(yīng)準確、清晰。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)，確保檔案的可讀性。三、庫房管理（一）庫房建設(shè)與布局1.庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。3.庫房應(yīng)合理劃分檔案存儲區(qū)域，設(shè)置不同類型檔案的存放架，并標明存放范圍。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、實物檔案等。3.對珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊保護措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫房環(huán)境管理1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（四）安全防護1.安裝防火、防盜、報警等安全設(shè)施，并定期進行檢查和維護。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保其性能良好。3.嚴格控制庫房人員出入，設(shè)立門禁制度，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進入。4.對庫房內(nèi)的電器設(shè)備、線路等進行定期檢查，防止發(fā)生電氣火災(zāi)。四、檔案保管（一）定期檢查1.建立檔案定期檢查制度，每月對檔案進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存放狀況、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查情況進行詳細記錄，建立檢查檔案。（二）清點核對1.每年對檔案進行一次清點核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置無誤。2.核對檔案的完整性，發(fā)現(xiàn)缺失或損壞的檔案應(yīng)及時查找原因并進行處理。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案修復(fù)與保護1.對破損、褪色、霉變等檔案進行及時修復(fù)，采用專業(yè)的修復(fù)技術(shù)和材料，確保檔案的原始風貌。2.對易損檔案采取加固、封裝等保護措施，延長檔案使用壽命。3.定期對檔案保護設(shè)備進行維護和更新，如防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。五、檔案查閱利用（一）查閱流程1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后提交檔案館。2.檔案館工作人員對查閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并安排查閱時間和地點。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案館工作人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍。2.重要檔案的查閱應(yīng)經(jīng)檔案館負責人批準，并實行專人陪同查閱制度。3.檔案查閱利用過程中，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等，不得損壞檔案。（三）歸還與登記1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案館，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案館工作人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。3.對檔案查閱利用情況進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等。六、人員管理（一）人員配備1.檔案館應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負責庫房日常管理工作。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。3.根據(jù)工作需要，可配備適當?shù)妮o助人員，協(xié)助檔案管理人員開展工作。（二）崗位職責1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守本制度，履行檔案收集、整理、存儲、保管、查閱等工作職責。2.負責庫房環(huán)境管理，確保庫房安全、整潔、有序。3.定期對檔案進行檢查、清點、核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。4.為檔案查閱利用提供服務(wù)，做好查閱登記和檔案歸還工作。（三）培訓與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓，提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.建立檔案管理人員考核制度，對其工作表現(xiàn)進行定期考核，考核結(jié)果作為獎懲依據(jù)。七、信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保數(shù)據(jù)準確、完整。3.加強電子檔案的存儲和管理，采用安全可靠的存儲設(shè)備和管理軟件，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.信息化系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。3.加強信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止非法訪問和數(shù)據(jù)篡改