PAGE均衡發(fā)展檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，促進(jìn)公司/組織各項(xiàng)工作的均衡發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案室對(duì)公司/組織各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案不遺漏、不缺失。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定并組織實(shí)施本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案目錄和索引，為檔案利用提供便利。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案工作規(guī)范有序開展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、上架等工作，保證檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、霉變、蟲蛀等。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核和登記。6.及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理相關(guān)工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政文件類包括公司/組織的各類行政公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案類涵蓋員工的個(gè)人基本信息、入職離職資料、薪酬福利檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案類包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案等，記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程資料。5.工程檔案類針對(duì)公司/組織的工程項(xiàng)目，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等。6.聲像檔案類以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等內(nèi)容的檔案。7.電子檔案類存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案資料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。2.各類檔案編號(hào)采用不同的編碼方式，例如：行政文件類：按照年份文號(hào)的方式編號(hào)，如“2023001”表示2023年第1號(hào)行政文件。人事檔案類：以員工工號(hào)為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)，如“001人事基本信息”表示工號(hào)為001的員工基本信息檔案。財(cái)務(wù)檔案類：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別編號(hào)，如“2023會(huì)計(jì)憑證001”表示2023年第1冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。業(yè)務(wù)檔案類：按照業(yè)務(wù)項(xiàng)目代碼和檔案順序號(hào)編號(hào)，如“銷售202301001”表示2023年1月銷售業(yè)務(wù)的第1份檔案。工程檔案類：依據(jù)工程項(xiàng)目名稱和檔案分類編號(hào)，如“[項(xiàng)目名稱]設(shè)計(jì)圖紙001”表示某工程項(xiàng)目的第1份設(shè)計(jì)圖紙檔案。聲像檔案類：按照拍攝時(shí)間或錄制時(shí)間順序編號(hào)，如“20230501重要會(huì)議錄像”表示2023年5月1日拍攝的重要會(huì)議錄像檔案。電子檔案類：以電子文件的存儲(chǔ)路徑和文件名作為編號(hào)依據(jù)，同時(shí)建立電子檔案目錄索引，方便查找和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門應(yīng)及時(shí)將在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等收集齊全，移交檔案室。2.重點(diǎn)收集涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、關(guān)鍵項(xiàng)目建設(shè)、財(cái)務(wù)收支等方面的檔案。3.員工個(gè)人在工作中形成的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件、成果等，也應(yīng)按照規(guī)定向檔案室提交。（二）收集要求1.明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案收集應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取檔案內(nèi)容。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可理解性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，按照分類編號(hào)要求進(jìn)行系統(tǒng)排列。（四）整理方法1.行政文件類按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，同一事由的文件集中在一起，按照發(fā)文時(shí)間順序排列，編制文件目錄。2.人事檔案類以員工個(gè)人為單位，將各類人事資料進(jìn)行分類整理，建立員工人事檔案袋，按照檔案內(nèi)容的重要程度和時(shí)間順序排列，同時(shí)編制人事檔案索引。3.財(cái)務(wù)檔案類會(huì)計(jì)憑證按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，賬簿按照年度、類別分別整理，財(cái)務(wù)報(bào)表按照時(shí)間順序歸檔，編制財(cái)務(wù)檔案目錄和索引。4.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，如銷售業(yè)務(wù)檔案可分為客戶資料、銷售合同、銷售報(bào)表等類別，按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序排列，建立業(yè)務(wù)檔案索引。5.工程檔案類按照工程項(xiàng)目建設(shè)階段，將項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等分別整理，同一階段的文件按照重要程度和時(shí)間順序排列，編制工程檔案目錄和索引。6.聲像檔案類對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，按照時(shí)間順序排列，建立聲像檔案目錄和索引。7.電子檔案類按照電子文件的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子文件文件夾結(jié)構(gòu)，對(duì)電子文件進(jìn)行命名和標(biāo)注元數(shù)據(jù)信息，同時(shí)編制電子檔案目錄索引。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備適宜的溫度、濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.保持檔案室清潔衛(wèi)生，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，保證檔案存放整齊、有序。（二）檔案上架1.按照檔案分類編號(hào)順序，將整理好的檔案上架存放，便于查找和管理。2.在檔案架上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息，方便快速定位檔案。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒、驅(qū)蟲等措施，并做好記錄。（四）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保電子檔案的安全性和完整性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和遷移，防止因技術(shù)更新導(dǎo)致電子檔案無(wú)法讀取。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱的檔案名稱、原因、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，需提交單位介紹信和查閱/借閱申請(qǐng)函，注明查閱/借閱的檔案內(nèi)容、目的、期限等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理查閱/借閱手續(xù)。3.檔案管理人員對(duì)查閱/借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，提供相應(yīng)的檔案，并做好登記。登記內(nèi)容包括查閱/借閱人姓名、單位、時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、期限等。（三）利用方式1.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定期限，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，及時(shí)提醒借閱人員歸還檔案。2.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過(guò)程中有違反規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行鑒定銷毀。鑒定時(shí)應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、歷史價(jià)值等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)擬鑒定銷毀的檔案進(jìn)行初步清理，列出清單，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案清單進(jìn)行審核，逐份鑒定檔案的保存價(jià)值，提出鑒定意見。3.對(duì)確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。（四）銷毀實(shí)施1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔