PAGE加油站檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)加油站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在加油站經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所屬各加油站的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指加油站在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：加油站檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映加油站的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。3.完整性原則：全面收集與加油站經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的各類檔案資料，確保檔案無(wú)遺漏。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）加油站站長(zhǎng)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本加油站檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合公司要求和相關(guān)法律法規(guī)。2.組織制定和完善本加油站檔案管理制度，并督促執(zhí)行。3.審定檔案管理工作計(jì)劃和總結(jié)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。4.對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行指導(dǎo)和考核。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本加油站檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，保證檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為加油站經(jīng)營(yíng)管理提供服務(wù)。5.負(fù)責(zé)向公司檔案管理部門報(bào)送檔案管理工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員歸檔。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的文件材料。2.油品采購(gòu)與銷售檔案：油品采購(gòu)合同、銷售記錄、客戶信息等。3.設(shè)備管理檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備臺(tái)賬等。4.安全管理檔案：安全管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等。5.財(cái)務(wù)管理檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。6.人力資源管理檔案：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、勞動(dòng)合同等文件材料。7.行政管理檔案：加油站行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。8.其他與加油站經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的重要文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.按照檔案類別進(jìn)行分類，如分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行細(xì)分，如文書檔案可分為上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件等。3.按照文件的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，并編寫頁(yè)碼。4.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的次年上半年將整理好的檔案移交檔案管理人員歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。2.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并錄入檔案管理系統(tǒng)。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，上架保管。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映加油站重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要是加油站經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中較為重要的文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要是一般性的文件材料。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防蟲(chóng)、防潮、防火、防盜等措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)經(jīng)營(yíng)管理原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為加油站的經(jīng)營(yíng)管理決策提供支持和服務(wù)。3.嚴(yán)格審批原則：檔案利用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.加油站內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、政府有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、調(diào)取檔案。（三）利用程序1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，加油站站長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.上級(jí)主管部門、政府有關(guān)部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)加油站站長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱、調(diào)取檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)加油站站長(zhǎng)批準(zhǔn)后，按照法律程序辦理。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱檔案的情況進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息。5.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。6.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值得到準(zhǔn)確評(píng)估。2.根據(jù)實(shí)際利用情況鑒定原則：結(jié)合檔案的利用頻率和重要性，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.嚴(yán)格審批原則：檔案鑒定和銷毀必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和銷毀行為的合法性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由加油站站長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值，是否可以銷毀。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否需要補(bǔ)充或修正。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)加油站站長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息徹底銷毀，無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等內(nèi)容，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的加油站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合加油站檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、目錄錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問(wèn)題。3.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的安全保密制度，防止檔案信息泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對(duì)加油站檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.加油站應(yīng)定期對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)加油站檔案管理工作進(jìn)行量化考