PAGE寄存托管檔案管理制度范本一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織寄存托管檔案的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有寄存托管檔案的管理活動(dòng)，包括檔案的接收、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱、歸還、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保寄存托管檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.完整性原則：保證檔案資料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。5.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理操作。二、檔案接收（一）交接準(zhǔn)備1.檔案移交方應(yīng)提前整理好擬寄存托管的檔案，編制檔案清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.接收方根據(jù)移交方提供的檔案清單，安排專人負(fù)責(zé)接收工作，并準(zhǔn)備好接收?qǐng)龅睾捅匾脑O(shè)備。（二）交接流程1.移交方與接收方在約定時(shí)間進(jìn)行檔案交接，雙方應(yīng)在交接現(xiàn)場核對(duì)檔案清單與實(shí)際檔案的一致性。2.對(duì)于檔案的數(shù)量、外觀等進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)記錄并要求移交方說明原因。3.雙方在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，明確交接責(zé)任。交接清單一式兩份，雙方各留存一份。（三）檔案信息錄入1.接收檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，以便于查詢和管理。2.錄入的信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括檔案的基本信息、存放位置、保管期限等。三、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.設(shè)立專門的檔案寄存托管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房溫度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）檔案上架1.根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類上架，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，注明檔案的名稱、年度、保管期限等信息。（三）庫存盤點(diǎn)1.定期對(duì)檔案庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期一般為每年一次，特殊情況可根據(jù)需要增加盤點(diǎn)次數(shù)。2.盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的實(shí)際數(shù)量、存放位置、狀態(tài)等信息，與檔案管理系統(tǒng)中的記錄進(jìn)行核對(duì)。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并記錄處理結(jié)果。四、檔案保管（一）日常維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、褪色等情況，如有問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、害蟲等對(duì)檔案造成損害。（二）安全管理1.嚴(yán)格執(zhí)行庫房安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.加強(qiáng)對(duì)庫房的安全防范，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保庫房安全。3.定期對(duì)庫房的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）特殊情況處理1.如遇自然災(zāi)害、突發(fā)事件等特殊情況，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施保護(hù)檔案安全。首先確保人員安全，然后對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移、封存等處理，盡量減少檔案損失。2.對(duì)受損的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救和修復(fù)，記錄受損情況和處理過程，以便后續(xù)評(píng)估和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。五、檔案查閱（一）查閱申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱寄存托管檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（二）查閱審批1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)表后，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括查閱目的是否合理、查閱范圍是否適當(dāng)?shù)取?.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋審批章，并注明查閱期限。（三）查閱實(shí)施1.檔案管理人員根據(jù)審批后的查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)符合規(guī)定要求。六、檔案借閱（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱寄存托管檔案的，除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還應(yīng)明確借閱期限、歸還時(shí)間等信息。2.借閱申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意，重要檔案還需報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱手續(xù)辦理1.借閱人員憑審批通過的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案借閱憑證。2.檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)，將檔案交予借閱人員，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄借閱信息。（三）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)將檔案完整無損地交還給檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況。3.檔案管理人員在確認(rèn)檔案歸還無誤后，在檔案借閱憑證上簽字注銷，并在檔案管理系統(tǒng)中更新借閱狀態(tài)。七、檔案銷毀（一）銷毀鑒定1.定期對(duì)超過保管期限或已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀鑒定，成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門等人員組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案是否需要銷毀進(jìn)行評(píng)估和判斷，形成鑒定意見。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，方可進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。3.銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在檔案管理系統(tǒng)中。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，包括檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時(shí)將檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于新接收的檔案，應(yīng)在接收后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成信息錄入。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，如檔案的保管期限變更、存放位置調(diào)整等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。2.采取有效的數(shù)據(jù)加密、防火墻、防病毒等技術(shù)措施，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司/組織寄存托管檔案的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。3.協(xié)調(diào)檔案管理工作與其他部門工作的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開展。4.審核檔案查閱、借閱、銷毀等申請(qǐng)，對(duì)重要檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的接收、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱、歸還、銷毀等具體管理工作。2.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、上架等操作，確保檔案管理規(guī)范有序。3.維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，及時(shí)錄入和更新檔案數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)