PAGE風電場文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強風電場文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，為風電場的生產運營、維護管理、技術研發(fā)等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于風電場內所有與生產、管理、技術等相關的文件檔案的管理，包括紙質文件、電子文件等各種載體形式。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：風電場設立專門的文件檔案管理部門或崗位，對各類文件檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.全程管理原則：對文件檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進行有效管理，保證文件檔案的質量。3.真實準確原則：文件檔案應如實反映風電場的各項工作和活動，數(shù)據準確、內容完整。4.便于利用原則：文件檔案的管理應便于查找、調閱和使用，以滿足風電場各項工作的實際需求。二、文件檔案管理職責（一）文件檔案管理部門職責1.負責制定和完善風電場文件檔案管理制度，并組織實施。2.負責文件檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、歸檔等工作。3.負責文件檔案的存儲、保管，確保文件檔案的安全和完整。4.負責建立文件檔案檢索系統(tǒng)，提供文件檔案的查詢、借閱等服務。5.定期對文件檔案進行鑒定和銷毀，確保文件檔案的時效性和有效性。6.參與風電場各類項目文件檔案的專項驗收工作。7.對風電場各部門文件檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交至文件檔案管理部門。2.明確專人負責本部門文件檔案管理工作，確保文件材料的及時收集、分類準確、整理規(guī)范。3.配合文件檔案管理部門做好文件檔案的歸檔、借閱、利用等工作。4.在項目實施過程中，負責項目文件檔案的收集、整理和保管，確保項目文件檔案的完整和準確，并按要求及時移交。（三）文件檔案管理人員職責1.熟悉文件檔案管理業(yè)務，具備良好的職業(yè)道德和責任心。2.嚴格遵守文件檔案管理制度，認真履行文件檔案管理職責。3.負責文件檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、檢索、借閱等。4.定期對文件檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。5.積極參加業(yè)務培訓，不斷提高文件檔案管理水平。三、文件管理（一）文件的形成與收集1.風電場各部門應根據工作需要，及時形成各類文件材料，確保文件內容真實、準確、完整。2.文件形成后，承辦部門應指定專人負責收集，確保文件不遺漏、不丟失。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應及時登記并分發(fā)至相關部門。（二）文件的分類與編號1.文件檔案管理部門應根據文件的來源、內容、性質等進行分類，一般可分為行政管理文件、生產技術文件、安全管理文件、財務文件、人事文件等。2.對每類文件應編制統(tǒng)一的編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識別和管理。編號格式可根據實際情況確定，如采用年份+類別+順序號的方式。（三）文件的起草與審核1.文件起草應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司相關規(guī)定，語言規(guī)范、邏輯清晰、內容準確。起草部門應對文件的準確性和完整性負責。2.文件起草完成后，應按照規(guī)定的流程進行審核。審核內容包括文件的合法性、合理性、可行性等。審核通過后的文件方可正式印發(fā)。（四）文件的印發(fā)與發(fā)放1.文件印發(fā)應嚴格按照審核后的版本進行，確保文件的一致性。印發(fā)數(shù)量應根據實際需要確定，避免浪費。2.文件發(fā)放應做好登記記錄，明確發(fā)放對象、發(fā)放時間、文件名稱等信息。發(fā)放記錄應妥善保存，以備查詢。（五）文件的傳閱與處理1.對于需要傳閱的文件，應按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行傳閱。傳閱過程中，傳閱人應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間。2.文件傳閱完畢后，承辦部門應及時對文件進行處理，如落實文件要求、反饋處理結果等。處理結果應形成記錄并存檔。（六）文件的廢止與修訂1.當文件所依據的法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生變化，或文件內容已不適應實際工作需要時，應及時對文件進行廢止或修訂。2.文件廢止或修訂應按照規(guī)定的程序進行，由起草部門提出申請，經審核、批準后發(fā)布新的文件。廢止的文件應及時清理，避免混淆。四、檔案管理（一）檔案的歸檔范圍1.風電場在生產運營、項目建設、技術研發(fā)、行政管理等活動中形成的具有保存價值的文件材料，均應歸檔。2.歸檔范圍包括但不限于項目前期文件、項目建設文件、設備采購文件、運行維護文件、安全管理文件、財務管理文件、人事管理文件等。（二）檔案的整理1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應按照分類方案進行，對文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等工作。分類應科學合理，編號應連續(xù)、唯一，編目應準確、清晰，裝訂應整齊、牢固。3.對于電子檔案，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據庫，便于檢索和利用。（三）檔案的編目與裝訂1.檔案編目應包括檔號編制、目錄編制等內容。檔號應與文件編號相對應，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.檔案裝訂應采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，對破損的文件應進行修復。（四）檔案的保管1.檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應按照保管期限進行分類存放，便于查找和管理。對重要檔案應采取備份存儲等措施，防止檔案丟失或損壞。3.定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案數(shù)量、質量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（五）檔案的鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應由文件檔案管理部門組織，相關部門人員參與。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案應填寫銷毀清單，經批準后進行銷毀，并留存銷毀記錄。3.銷毀檔案應采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。禁止將檔案出售或贈送他人。（六）檔案的利用1.風電場內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到文件檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應在指定地點進行，查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。3.因特殊情況需要外借檔案時，應填寫檔案外借申請表，經所在部門負責人和文件檔案管理部門負責人批準后，辦理外借手續(xù)。外借期限應嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，到期應及時歸還。4.文件檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、外借等情況進行詳細記錄，以備查詢。五、文件檔案信息化管理（一）信息化管理系統(tǒng)建設1.建立風電場文件檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的電子化管理、檢索查詢、借閱審批等功能。2.信息化管理系統(tǒng)應具備數(shù)據備份、恢復、安全防護等功能，確保文件檔案數(shù)據的安全和穩(wěn)定。3.定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行和功能的不斷完善。（二）電子文件管理1.風電場各部門應按照規(guī)定的格式和要求形成電子文件，并及時上傳至信息化管理系統(tǒng)。2.電子文件應進行分類存儲，建立清晰的目錄結構，便于查找和管理。同時，應定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據丟失。3.對電子文件應進行嚴格的權限管理，設置不同的訪問級別，確保文件的安全性和保密性。（三）檔案數(shù)字化1.對重要的紙質檔案應進行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案庫。數(shù)字化檔案應與紙質檔案內容一致，圖像清晰、完整。2.檔案數(shù)字化應按照相關標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質量。數(shù)字化檔案應進行分類存儲，建立索引目錄，便于檢索和利用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件檔案管理部門應定期對風電場各部門文件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查應形成記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立文件檔案管理工作考核評價機制，對風電場各部門文件檔案管理工作進行考核評價。考核評價指標應包括文件檔案管理制度執(zhí)行情況、文