PAGE微型消防站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)微型消防站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在微型消防站工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本微型消防站全體人員及涉及檔案管理工作的相關(guān)活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是微型消防站在日常工作、訓(xùn)練、滅火救援等活動中直接形成的，對工作具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：微型消防站檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映微型消防站的工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本微型消防站檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)微型消防站各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用工作。3.對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.參與微型消防站重要活動的文件材料收集和整理工作，確保檔案的齊全完整。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變等。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，確保檔案的安全。5.積極主動為微型消防站各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報，提出改進(jìn)意見和建議。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，提供相關(guān)資料和信息。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與微型消防站工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.微型消防站制定的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、應(yīng)急預(yù)案等。3.滅火救援行動中形成的各類文件，如現(xiàn)場記錄、指揮方案、總結(jié)評估等。4.訓(xùn)練工作中的教案、訓(xùn)練記錄、考核成績等。5.人員管理方面的檔案，如人員基本信息、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等。6.裝備管理方面的檔案，如裝備清單、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報廢更新情況等。7.消防安全檢查、隱患排查等工作中形成的文件資料。8.與其他單位或部門的往來文件、函件等。9.微型消防站參加各類會議的文件材料、會議記錄等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其真實(shí)性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為綜合管理類、滅火救援類、訓(xùn)練工作類、人員管理類、裝備管理類、消防安全類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，以便于查詢和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前將整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)及時對歸檔的文件材料進(jìn)行審核，對不符合要求的予以退回，要求重新整理。3.歸檔的文件材料應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.微型消防站檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括微型消防站的重要文件、規(guī)章制度、滅火救援總結(jié)等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性文件、訓(xùn)練記錄、人員檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時性文件、一般性通知等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，避免陽光直射和潮濕。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對重要的聲像檔案應(yīng)進(jìn)行整理編目，存儲在合適的介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。（四）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件。2.檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境的安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、確保安全的原則。2.充分發(fā)揮檔案的作用，為微型消防站各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對不宜借出的檔案，利用者可申請復(fù)制，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并做好登記。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。2.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。4.嚴(yán)禁將檔案帶出微型消防站或轉(zhuǎn)借他人使用，如因特殊情況需要帶出的，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。2.依據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價值等因素進(jìn)行綜合分析和判斷。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見后，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。4.檔案銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立微型消防站檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為微型消防站各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)安全