PAGE船舶設(shè)計院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強船舶設(shè)計院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在船舶設(shè)計、科研、生產(chǎn)及管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于船舶設(shè)計院各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是船舶設(shè)計院在船舶設(shè)計、科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則船舶設(shè)計院檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由院綜合檔案室負責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保全院檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映船舶設(shè)計院各項工作的實際情況，歸檔的文件材料必須真實、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集和整理船舶設(shè)計院在各個歷史時期形成的各類檔案，保持檔案的有機聯(lián)系，保證檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的利用效率，為船舶設(shè)計院的各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施船舶設(shè)計院檔案管理制度。2.負責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與船舶設(shè)計院重大項目和重要活動的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化查詢利用。6.定期對檔案進行清理和鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。7.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為船舶設(shè)計院的決策和管理提供依據(jù)。（二）各部門兼職檔案員1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作。4.負責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）分類船舶設(shè)計院檔案分為以下十大類：1.綜合管理類包括黨、政、工、團等方面的文件材料，如上級文件、院發(fā)文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.船舶設(shè)計類涵蓋船舶設(shè)計項目的各類文件，如設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計圖紙、計算書、技術(shù)說明書、設(shè)計評審文件等。3.船舶科研類有關(guān)船舶科研項目的文件，包括科研立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、科研成果鑒定文件等。4.生產(chǎn)管理類涉及船舶生產(chǎn)過程中的文件，如生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、生產(chǎn)調(diào)度記錄等。5.經(jīng)營管理類包含船舶設(shè)計院經(jīng)營活動中的文件，如市場調(diào)研報告、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財務(wù)報表等。6.人事檔案類員工的個人檔案，包括履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評定文件、獎懲記錄等。7.設(shè)備儀器類關(guān)于船舶設(shè)計院設(shè)備儀器的文件，如設(shè)備購置合同、設(shè)備臺賬、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄等。8.基本建設(shè)類船舶設(shè)計院基本建設(shè)項目的文件，如項目可行性研究報告、初步設(shè)計文件（含概算）、施工圖設(shè)計文件、工程竣工驗收文件等。9.聲像檔案類以照片、錄音、錄像等形式記錄船舶設(shè)計院重要活動、項目進展等情況的文件。10.電子檔案類以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件，包括設(shè)計圖紙的電子版本、辦公自動化文件、電子郵件等。（二）編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用公元紀(jì)年全稱表示，如“2023”。3.類別：按照上述檔案分類的十大類，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”表示綜合管理類，“02”表示船舶設(shè)計類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。5.例如，2023年形成的第5份船舶設(shè)計類檔案的編號為“202302005”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負責(zé)本部門日常文件材料的收集工作。兼職檔案員要及時收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等，確保檔案的齊全、完整。2.對于船舶設(shè)計、科研、生產(chǎn)等項目，項目負責(zé)人應(yīng)在項目啟動時，制定文件材料歸檔計劃，明確各階段應(yīng)歸檔的文件內(nèi)容和時間要求，并督促項目組成員及時整理和移交文件。3.綜合檔案室應(yīng)定期對全院各部門的文件材料收集情況進行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。4.對于外來文件，如上級主管部門的文件、合作單位的信函等，由院辦公室統(tǒng)一簽收、登記后，按照文件內(nèi)容和性質(zhì)及時分發(fā)給相關(guān)部門，并做好文件的跟蹤和催辦工作，確保文件得到妥善處理和歸檔。（二）整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.整理歸檔文件時，應(yīng)按照分類方案和編號方法，對每份文件進行編號，并編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)備注等項目。4.對于聲像檔案，應(yīng)按照形成時間、內(nèi)容等進行分類整理，同時注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、事由等信息，并編制聲像檔案目錄。5.電子檔案應(yīng)按照電子文件的類別和存儲格式進行分類整理，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，并確保電子文件的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。電子文件的整理應(yīng)遵循國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、裝訂機等，以便進行檔案的整理、編目、查詢等工作。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進行存放，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，如有損壞應(yīng)及時修復(fù)或更換。（三）檔案保管期限1.船舶設(shè)計院檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：院重要會議記錄、決議、決定等文件。船舶設(shè)計、科研等重大項目的全套文件材料。涉及院重大權(quán)益、重要資產(chǎn)的文件材料。上級主管部門頒發(fā)的重要文件等。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括：船舶設(shè)計、科研等項目的階段性文件材料。院一般性會議記錄、工作計劃與總結(jié)等文件。人事檔案中的部分重要材料等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括：日常工作中形成的一般性文件材料。臨時性項目的文件材料等。（四）檔案清點與核對1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清點和核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀況良好。2.在清點核對過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。同時，應(yīng)填寫檔案清點核對記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估，確定檔案的存毀。3.鑒定檔案時，應(yīng)重點審查檔案的內(nèi)容是否涉及院重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、科研成果等方面，是否對院的工作和發(fā)展具有參考價值。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，詳細注明檔案的名稱、編號、年度、類別、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字，并報院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認。檔案銷毀清冊應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進行保存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。七、檔案的利用（一）利用范圍1.船舶設(shè)計院員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱我院檔案的，須經(jīng)我院相關(guān)部門負責(zé)人同意，并辦理查閱手續(xù)。涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，須經(jīng)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱員工查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號等信息。查閱登記后，由檔案管理人員提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案是否完好無損。2.借閱借閱檔案須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報綜合檔案室審批。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的歸還情況。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱及編號、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的船舶設(shè)計院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化查詢利用和自動化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)滿足檔案查閱和利用的要求，一般不低于300dpi。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理，確保圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、偏色等現(xiàn)象。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子文件數(shù)據(jù)庫。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。（四）數(shù)據(jù)安全與保密