PAGE社區(qū)居委會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社區(qū)居委會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)居委會(huì)各類檔案的管理，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)居委會(huì)的檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映社區(qū)居委會(huì)的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本社區(qū)居委會(huì)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用社區(qū)居委會(huì)的各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督社區(qū)居委會(huì)各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)提供檔案信息支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效的防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱的檔案。5.積極參與檔案信息的開發(fā)利用工作，為社區(qū)居委會(huì)和居民提供檔案查閱服務(wù)。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，定期向檔案管理部門移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作，提供相關(guān)檔案信息。3.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的安全保管工作，防止檔案的損壞和丟失。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的與社區(qū)居委會(huì)工作相關(guān)的文件、通知、指示、決議等。2.社區(qū)居委會(huì)制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.社區(qū)居委會(huì)開展各項(xiàng)工作活動(dòng)形成的文件材料，如活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、照片、錄像等。4.社區(qū)居委會(huì)與轄區(qū)單位、居民簽訂的各類合同、協(xié)議、責(zé)任書等。5.社區(qū)居委會(huì)的財(cái)務(wù)收支憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。6.社區(qū)居委會(huì)工作人員的人事檔案，包括履歷表、考核表、工資表、獎(jiǎng)懲材料等。7.社區(qū)居委會(huì)的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，反映社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)工作的重要活動(dòng)和事件。8.其他與社區(qū)居委會(huì)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理的要求進(jìn)行整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體，如紙質(zhì)、電子等。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、社區(qū)管理類、社區(qū)服務(wù)類、財(cái)務(wù)工作類、人事工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、報(bào)警器、防盜門等。（二）保管設(shè)備1.應(yīng)配備檔案柜、檔案架等保管設(shè)備，用于存放檔案。檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管的要求。2.應(yīng)配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，用于調(diào)節(jié)檔案庫房的溫度和濕度。3.應(yīng)配備防蟲、防霉藥品，如樟腦丸、防霉劑等，用于防止檔案蟲害和霉變。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的文件；社區(qū)居委會(huì)制定的重要規(guī)章制度、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；社區(qū)居委會(huì)與轄區(qū)單位、居民簽訂的重要合同、協(xié)議、責(zé)任書等；社區(qū)居委會(huì)工作人員的人事檔案等。3.長期保管的檔案主要包括：上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件；社區(qū)居委會(huì)開展各項(xiàng)工作活動(dòng)形成的文件材料，如活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、照片、錄像等；社區(qū)居委會(huì)的財(cái)務(wù)收支憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的在短期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件；社區(qū)居委會(huì)日常工作中形成的一般性文件材料，如通知、便函、簡報(bào)等。保管期限一般為1年至10年。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同的載體，如光盤、硬盤等，并異地存放，防止電子檔案的丟失和損壞。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.社區(qū)居委會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案。2.轄區(qū)單位和居民因工作或生活需要查閱與社區(qū)居委會(huì)工作相關(guān)的檔案。3.上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門因工作需要查閱社區(qū)居委會(huì)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.借閱：對(duì)于需要借閱檔案的利用者，檔案管理人員應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱人、歸還日期等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過[X]天，特殊情況需要延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對(duì)于需要復(fù)制檔案的利用者，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門的印章。復(fù)制檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案復(fù)制登記表上登記，注明復(fù)制日期、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制人等信息。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、偽造、撕毀、轉(zhuǎn)借檔案。2.利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理人員，不得擅自留存檔案。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則。2.對(duì)檔案的鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價(jià)值和保管期限。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員應(yīng)直接審查檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限進(jìn)行鑒定。2.分析比較法：通過對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分析比較，確定檔案的價(jià)值和保管期限。3.專家咨詢法：對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行咨詢，確定檔案的價(jià)值和保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，確定銷毀清單。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀清單進(jìn)行審核，報(bào)社區(qū)居委會(huì)主任批準(zhǔn)。3.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立社區(qū)居委會(huì)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)社區(qū)居委會(huì)的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合社區(qū)居委會(huì)檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.檔案信息資源開發(fā)利用：利用檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等，開發(fā)檔案信息資源，為社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)提供決策依據(jù)。（