PAGE人事檔案保管與保密制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司人事檔案的保管與保密工作，確保人事檔案的安全、完整和保密性，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，為公司的人力資源管理提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、傳遞等環(huán)節(jié)。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理工作合法合規(guī)。保密性原則：對(duì)人事檔案中的各類信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。完整性原則：保證人事檔案內(nèi)容的完整，不得擅自涂改、銷毀檔案材料。準(zhǔn)確性原則：確保人事檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)記錄員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績等情況。二、人事檔案的收集與整理1.檔案材料的來源員工入職時(shí)提交的材料：包括個(gè)人簡歷、身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、資格證書、勞動(dòng)合同等。員工在職期間產(chǎn)生的材料：如績效考核表、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲決定、調(diào)薪記錄、晉升文件等。員工離職時(shí)提交的材料：離職申請(qǐng)、離職交接清單等。2.檔案材料的收集要求及時(shí)收集：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門員工的檔案材料，并定期移交至人力資源部。真實(shí)完整：收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得弄虛作假或遺漏重要信息。規(guī)范整理：對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的整齊有序。3.檔案整理的方法分類：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和用途，分為員工基本信息類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)與發(fā)展類、績效考核類、薪酬福利類、獎(jiǎng)懲類等類別。編號(hào)：為每一份檔案材料編制唯一的編號(hào)，以便于查詢和管理。裝訂：將同類檔案材料按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，并在每冊(cè)檔案首頁編制目錄。三、人事檔案的保管1.保管機(jī)構(gòu)公司設(shè)立專門的人事檔案保管室，由人力資源部指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作。2.保管環(huán)境要求安全防火：檔案保管室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。溫度濕度適宜：保持室內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。清潔衛(wèi)生：定期對(duì)檔案保管室進(jìn)行清潔，保持室內(nèi)整潔。3.檔案保管方式紙質(zhì)檔案保管：將整理好的紙質(zhì)檔案存放在檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。電子檔案保管：建立電子人事檔案管理系統(tǒng)，將員工的檔案材料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案保管期限永久保管：員工的重要人事檔案材料，如勞動(dòng)合同、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等，應(yīng)永久保管。定期保管：其他檔案材料根據(jù)其重要性和時(shí)效性，確定保管期限，一般為5年、10年、15年等。保管期滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。四、人事檔案的查閱1.查閱權(quán)限人力資源部：人力資源部工作人員因工作需要可查閱員工的人事檔案。公司領(lǐng)導(dǎo)：公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要可查閱員工的人事檔案，但需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。其他部門：其他部門因工作需要查閱員工人事檔案的須經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在人力資源部工作人員的陪同下查閱。2.查閱程序申請(qǐng)：查閱人需填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。審批：申請(qǐng)表經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行查閱。查閱：查閱人應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。登記：查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。五、人事檔案的借閱1.借閱權(quán)限人力資源部：人力資源部工作人員因工作需要可借閱員工的人事檔案，但需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。公司外部單位：因工作需要確需借閱公司員工人事檔案的外部單位，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與公司簽訂保密協(xié)議后，方可借閱。2.借閱程序申請(qǐng)：借閱人需填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。審批：申請(qǐng)表經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱：借閱人憑審批通過的申請(qǐng)表到人力資源部辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還至人力資源部，并辦理歸還手續(xù)。如因特殊原因需要延期歸還的，須提前向人力資源部申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。六、人事檔案的傳遞1.傳遞范圍人事檔案的傳遞主要包括員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)、離職、退休等情況下檔案的轉(zhuǎn)移。2.傳遞程序內(nèi)部調(diào)動(dòng)：員工在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)出部門應(yīng)在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)前，將其人事檔案整理好，并填寫《人事檔案?jìng)鬟f清單》，移交至調(diào)入部門。調(diào)入部門在收到檔案后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)檔案內(nèi)容，并在清單上簽字確認(rèn)。離職：員工離職時(shí)，人力資源部應(yīng)在員工辦理離職手續(xù)時(shí)，收回其人事檔案，并填寫《人事檔案?jìng)鬟f清單》，注明檔案去向。如員工檔案需轉(zhuǎn)至其他單位或部門的，人力資源部應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。退休：員工退休時(shí)，人力資源部應(yīng)按照規(guī)定將其人事檔案整理好，并移交至當(dāng)?shù)厣绫２块T或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)。七、人事檔案的保密措施1.保密責(zé)任人力資源部：人力資源部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案保密工作的管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)。檔案管理人員：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管人事檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，并做好查閱記錄。其他人員：公司其他員工在接觸人事檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自查閱、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。2.保密制度檔案查閱室管理：檔案查閱室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。查閱室內(nèi)不得存放與查閱無關(guān)的物品，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)清理。檔案存儲(chǔ)設(shè)備管理：電子人事檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的地方，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。檔案?jìng)鬟f管理：在人事檔案?jìng)鬟f過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案安全。如通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式傳遞檔案，不得通過普通郵寄或電子郵件等方式傳遞涉及員工隱私的檔案信息。3.保密監(jiān)督與檢查定期檢查：人力資源部應(yīng)定期對(duì)人事檔案的保管和保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。違規(guī)處理：對(duì)違反人事檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。如因違反保密制度給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。八、人事檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作定期鑒定：人力資源部應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由人力資源部負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，確定檔案的保存價(jià)值。對(duì)保存價(jià)值較低的檔案，可提出銷毀意見。2.銷毀程序申請(qǐng)：經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員填寫《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交人力資源部負(fù)責(zé)人審核。審批：申請(qǐng)表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀：銷毀工作應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負(fù)責(zé)。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)，并做好銷毀記錄。備案：銷毀工作完成后