PAGE中心小學(xué)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中心小學(xué)檔案室的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為學(xué)校教育教學(xué)及各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中心小學(xué)檔案室的檔案管理工作，包括學(xué)校各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案室對(duì)全校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和利用，滿足學(xué)校各部門及師生查閱檔案的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等保管條件。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本校檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防治檔案的破損、褪色、霉變、蟲蛀、鼠咬等，確保檔案的安全與完整。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案資料查詢服務(wù)，編制必要的檢索工具和參考資料，主動(dòng)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供檔案利用信息。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀，并做好銷毀記錄。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校師生的檔案意識(shí)，指導(dǎo)各部門兼職檔案員做好檔案的收集、整理和歸檔工作。7.做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為學(xué)校檔案工作決策提供依據(jù)。8.完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案工作的任務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料，包括會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、決議、通知等。2.學(xué)校教學(xué)管理工作中形成的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)質(zhì)量分析報(bào)告等。3.學(xué)校學(xué)生管理工作中形成的文件材料，如學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)登記表等。4.學(xué)校師資隊(duì)伍建設(shè)方面的文件材料，如教師業(yè)務(wù)檔案、職稱評(píng)定材料、培訓(xùn)記錄等。5.學(xué)校后勤管理工作中形成的文件材料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、物資采購(gòu)記錄、房產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案等。6.學(xué)校開展的各類教育教學(xué)活動(dòng)、科研項(xiàng)目、文體活動(dòng)等形成的文件材料，如活動(dòng)方案、總結(jié)、成果材料、獲獎(jiǎng)證書等。7.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他單位往來的文件材料，如公文、函件、協(xié)議等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)重要的會(huì)議記錄、重大活動(dòng)材料等，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的照片、錄音、錄像等聲像資料。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將收集到的檔案材料整理后移交學(xué)校檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）歸檔時(shí)間1.學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年歸檔。2.教學(xué)管理、學(xué)生管理、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面的文件材料，應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.后勤管理工作中形成的文件材料，應(yīng)在次年第一季度歸檔。4.各類教育教學(xué)活動(dòng)、科研項(xiàng)目、文體活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.其他臨時(shí)性工作形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，即同一年度形成的檔案集中在一起。2.機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類（含各學(xué)科教學(xué)）、學(xué)生管理類、師資隊(duì)伍建設(shè)類、后勤管理類等。3.問題分類法：在每個(gè)機(jī)構(gòu)或年度下，再按檔案所反映的問題進(jìn)行細(xì)分，如教學(xué)管理類可分為教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)質(zhì)量等。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行裱糊、修補(bǔ)，去除金屬物，按一定順序排列后進(jìn)行裝訂。2.分類：按照分類方法，將檔案材料分別歸入相應(yīng)的類別中。3.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、便于記憶和查找。編號(hào)可采用年度+機(jī)構(gòu)代碼+流水號(hào)的形式，如2023XZ001，表示2023年度行政機(jī)構(gòu)的第1份檔案。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案的基本信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、起止件號(hào)等。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、l0年兩種。凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（二）庫房管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、防盜窗、窗簾、吸塵器等。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。4.檔案架應(yīng)牢固、整齊，檔案盒應(yīng)直立放置在檔案架上，不得倒置或側(cè)放。（三）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，一般每月檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。2.檢查中發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變、蟲蛀、鼠咬等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，并做好記錄。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取有效措施加以改進(jìn)，確保檔案的安全與完整。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.本校師生因教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)等需要查閱檔案。3.外單位因工作需要查閱與本校有關(guān)的檔案，須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本校人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱，并填寫《檔案查閱登記表》。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。4.查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損，嚴(yán)禁擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、利用目的、歸還日期等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括利用檔案的部門、人數(shù)、次數(shù)、檔案種類、利用目的等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本校檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值，對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清