PAGE檔案數(shù)字化崗位管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案數(shù)字化工作的規(guī)范化管理，提高檔案管理效率和質量，確保檔案信息的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及檔案數(shù)字化工作的崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：檔案數(shù)字化工作應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保數(shù)字化過程合法合規(guī)。2.準確性原則：數(shù)字化后的檔案信息應與原始檔案一致，保證檔案內容準確無誤。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案數(shù)字化過程中的信息安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。4.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高數(shù)字化工作效率，滿足公司對檔案利用的需求。二、崗位職責（一）檔案數(shù)字化項目主管1.負責檔案數(shù)字化項目的整體規(guī)劃與組織實施，制定項目計劃和預算，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.協(xié)調各部門之間的工作關系，確保項目順利推進，及時解決項目中出現(xiàn)的問題。3.對數(shù)字化工作的質量、進度、安全等進行全面管理和控制，定期向上級匯報項目進展情況。4.負責與外部數(shù)字化服務提供商進行溝通與合作，審核服務合同及相關技術方案。5.組織對數(shù)字化成果進行驗收，確保符合公司要求和相關標準。（二）檔案整理人員1.按照檔案整理規(guī)范，對原始檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案整理有序、規(guī)范。2.核對檔案資料的完整性和準確性，對缺失或有誤的檔案信息及時與相關部門溝通補充或更正。3.協(xié)助檔案數(shù)字化掃描人員進行檔案的交接，確保掃描工作順利進行。（三）數(shù)字化掃描人員1.根據(jù)檔案整理人員提供的檔案，按照掃描要求進行數(shù)字化掃描，保證掃描圖像清晰、完整。2.對掃描過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給檔案整理人員或項目主管，確保掃描工作的順利進行。3.負責掃描設備的日常維護和保養(yǎng)，保證設備正常運行，定期對掃描數(shù)據(jù)進行備份。（四）圖像處理人員1.對掃描后的圖像進行去噪、去污、裁剪、糾偏等圖像處理，提高圖像質量。2.檢查圖像的清晰度、完整性和準確性，對不符合要求的圖像進行重新處理。3.根據(jù)檔案內容和格式要求，對圖像進行分類存儲和命名，便于后續(xù)檢索和利用。（五）數(shù)據(jù)錄入人員1.將檔案中的文字信息準確錄入到數(shù)字化系統(tǒng)中，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和一致性。2.對錄入的數(shù)據(jù)進行校對，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正，保證數(shù)據(jù)質量。3.協(xié)助建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)進行備份和維護。（六）質量審核人員1.制定檔案數(shù)字化質量審核標準和流程，對數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)進行質量抽檢。2.檢查檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作是否符合規(guī)范和要求，對發(fā)現(xiàn)的質量問題及時提出整改意見。3.定期對數(shù)字化質量情況進行總結分析，提出改進措施和建議，不斷提高數(shù)字化工作質量。（七）安全管理人員1.負責制定檔案數(shù)字化安全管理制度和操作規(guī)程，確保數(shù)字化工作過程中的信息安全。2.對數(shù)字化工作場所的安全設施進行檢查和維護，保障工作環(huán)境安全。3.監(jiān)督數(shù)字化人員的操作行為，防止違規(guī)操作導致信息泄露或安全事故發(fā)生。4.定期組織安全培訓和應急演練，提高人員的安全意識和應急處理能力。三、工作流程（一）檔案整理1.接收檔案：檔案整理人員從各部門接收待數(shù)字化的檔案，核對檔案數(shù)量和完整性。2.分類編號：按照檔案分類標準對檔案進行分類，并賦予唯一的編號。3.編目著錄：編制檔案目錄，詳細記錄檔案的題名、日期、來源等信息。4.裝訂整理：對破損或散裝的檔案進行修復和裝訂，確保檔案整齊、牢固。（二）數(shù)字化掃描1.檔案交接：檔案整理人員將整理好的檔案交接給數(shù)字化掃描人員，雙方辦理交接手續(xù)。2.掃描準備：掃描人員根據(jù)檔案類型和掃描要求，選擇合適的掃描設備和參數(shù)。3.掃描操作：按照掃描順序對檔案進行逐頁掃描，確保掃描圖像清晰、完整。4.數(shù)據(jù)存儲：掃描完成后，將掃描數(shù)據(jù)存儲到指定的存儲介質中，并進行備份。（三）圖像處理1.圖像導入：將掃描數(shù)據(jù)導入圖像處理軟件中。2.圖像處理：對圖像進行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.圖像檢查：檢查圖像處理后的圖像是否符合要求，對不符合的圖像進行重新處理。4.圖像存儲：將處理后的圖像按照規(guī)定的格式和命名方式進行存儲。（四）數(shù)據(jù)錄入1.數(shù)據(jù)準備：根據(jù)檔案內容和格式要求，準備數(shù)據(jù)錄入模板。2.錄入操作：數(shù)據(jù)錄入人員按照模板將檔案中的文字信息準確錄入到數(shù)字化系統(tǒng)中。3.數(shù)據(jù)校對：對錄入的數(shù)據(jù)進行校對，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正。4.數(shù)據(jù)存儲：將錄入并校對后的數(shù)據(jù)存儲到檔案數(shù)據(jù)庫中，并進行備份。（五）質量審核1.審核計劃制定：質量審核人員制定質量審核計劃，明確審核內容、方法和頻率。2.審核實施：按照審核計劃對檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)進行質量抽檢。3.問題反饋與整改：對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給相關責任人，并要求限期整改。4.審核記錄與總結：記錄審核情況，定期對審核結果進行總結分析，提出改進措施。（六）存儲與備份1.存儲介質選擇：根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和保存期限，選擇合適的存儲介質，如磁帶、光盤、硬盤等。2.數(shù)據(jù)存儲：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)按照分類和編號存儲到相應介質上，并建立索引目錄。3.備份策略制定：制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存儲。4.備份執(zhí)行與檢查：按照備份策略執(zhí)行備份操作，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。四、工作規(guī)范（一）檔案整理規(guī)范1.檔案分類應科學合理，符合公司檔案管理實際情況和相關標準要求。2.編號應連續(xù)、唯一，便于檔案的識別和查找。3.編目著錄應準確、完整，確保檔案信息的可檢索性。4.裝訂應牢固、整齊，不影響檔案的查閱和使用。（二）數(shù)字化掃描規(guī)范1.掃描設備應定期維護和校準，確保掃描圖像質量。2.掃描分辨率應根據(jù)檔案類型和利用需求合理設置，一般不低于200dpi。3.掃描過程中應保持檔案頁面平整，避免出現(xiàn)褶皺、模糊等情況。4.掃描數(shù)據(jù)應及時存儲，存儲格式應符合公司要求和相關標準。（三）圖像處理規(guī)范1.圖像處理應遵循圖像處理軟件操作規(guī)程，確保處理效果符合要求。2.對圖像進行裁剪、糾偏等操作時應保證檔案內容完整，不丟失重要信息。3.圖像處理后的圖像應進行質量檢查，確保圖像清晰、可讀。（四）數(shù)據(jù)錄入規(guī)范1.數(shù)據(jù)錄入人員應經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉檔案內容和錄入要求。2.錄入數(shù)據(jù)應準確無誤，不得擅自修改檔案原文信息。3.錄入過程中應進行實時校對，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正。（五）質量審核規(guī)范1.質量審核人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉數(shù)字化工作流程和質量標準。2.審核應全面、細致，對發(fā)現(xiàn)的問題應明確指出并提出整改要求。3.審核記錄應詳細、準確，作為質量控制和工作考核的依據(jù)。（六）安全管理規(guī)范1.數(shù)字化工作場所應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備。2.工作人員應嚴格遵守安全操作規(guī)程，不得擅自更改系統(tǒng)設置和數(shù)據(jù)。3.對涉及檔案數(shù)字化的計算機設備和存儲介質應進行嚴格管理，定期進行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份。4.加強對工作人員的安全保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止檔案信息泄露。五、培訓與考核（一）培訓1.公司定期組織檔案數(shù)字化相關知識和技能培訓，包括檔案管理基礎知識、數(shù)字化設備操作、圖像處理軟件使用、數(shù)據(jù)安全等方面。2.根據(jù)員工崗位需求和工作實際情況，制定個性化的培訓計劃，提高培訓的針對性和實效性。3.鼓勵員工參加外部專業(yè)培訓和學術交流活動，不斷提升業(yè)務水平。（二）考核1.建立檔案數(shù)字化崗位考核制度，對員工的工作表現(xiàn)、業(yè)務能力、工作質量等進行定期考核。2.考核內容包括工作任務完成情況、工作質量、工作效率、安全意識等方面。考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.將考核結果與員工的績效獎金、晉升、崗位調整等掛鉤，激勵員工積極工作，提高工作質量和效率。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司檔案管理部門定期對檔案數(shù)字化工作進行內部監(jiān)督檢查，檢查工作流程執(zhí)行情況、工作質量、安全管理等方面。2.設立監(jiān)督舉報渠道，鼓勵員工對違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，跟蹤整