PAGE殘聯(lián)要建立檔案管理制度殘聯(lián)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強殘聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在殘聯(lián)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘聯(lián)機關(guān)各部門、下屬事業(yè)單位以及與殘聯(lián)工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：殘聯(lián)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映殘聯(lián)各項工作的開展情況。3.分類科學原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責殘聯(lián)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。4.對檔案進行統(tǒng)計分析，為殘聯(lián)工作提供數(shù)據(jù)支持。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高全體人員的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與殘聯(lián)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.殘聯(lián)機關(guān)制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.殘聯(lián)組織開展的各項業(yè)務(wù)活動形成的文件、資料、記錄，如會議紀要、活動方案、調(diào)查問卷、統(tǒng)計報表等。4.殘聯(lián)工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如工作記錄、培訓證書、獲獎證書等。5.殘聯(lián)下屬事業(yè)單位的重要文件、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)檔案等。6.與殘聯(lián)工作相關(guān)的其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料及時、完整地收集到檔案管理部門手中。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對于重要文件資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保信息的一致性。（三）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。2.對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.對檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.按照分類順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的檔案。2.行政管理類：包括機關(guān)日常工作、人事管理、財務(wù)管理、后勤保障等方面的檔案。3.業(yè)務(wù)工作類：包括殘疾人康復、教育、就業(yè)、扶貧、維權(quán)等方面的檔案。4.特殊群體工作類：針對特定殘疾人群體開展工作形成的檔案，如盲人工作、聾人工作、肢殘人工作等。5.宣傳文化類：包括殘聯(lián)組織開展的宣傳活動、文化活動等方面的檔案。6.對外交流類：與國內(nèi)外其他組織、機構(gòu)開展交流合作形成的檔案。7.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等檔案。8.實物檔案類：包括殘聯(lián)獲得的榮譽證書、獎杯、錦旗等實物檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別流水號”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別：用兩位字母表示檔案所屬的類別，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。4.流水號：用四位數(shù)字表示檔案在該類別中的順序號。例如：2023DQ0001，表示2023年形成的黨群工作類第1份檔案。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管要求1.按照檔案的保管期限，將檔案分別存放。2.對檔案進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案進行修復或復制。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.確保電子檔案的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄密。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.殘聯(lián)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱殘聯(lián)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)殘聯(lián)分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需經(jīng)殘聯(lián)主要領(lǐng)導批準。（二）借閱規(guī)定1.檔案一般不外借，確因工作需要借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對，確保檔案完好無損。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，并定期進行統(tǒng)計分析。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，對檔案進行鑒定。2.堅持全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查。2.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)殘聯(lián)分管領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清單》永久保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為殘聯(lián)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)錄入和掛接。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合殘聯(lián)檔案管理的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）實施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)方案，明確建設(shè)目標、任務(wù)、步驟和保障措施。2.組織開展檔案數(shù)字化工作，按照規(guī)范要求進行掃描、錄入和掛接。3.安裝調(diào)試檔案管理系統(tǒng)，進行系統(tǒng)培訓和試運行。4.正式運行檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立健全檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽