PAGE企業(yè)保衛(wèi)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)保衛(wèi)部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)安全保衛(wèi)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)保衛(wèi)部在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案，包括但不限于安全保衛(wèi)方案、應(yīng)急預(yù)案、案件處理記錄、人員信息、設(shè)備檔案、監(jiān)控資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：保衛(wèi)部檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映企業(yè)安全保衛(wèi)工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不泄露、不丟失、不損壞。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、使用和維護。二、檔案管理職責(zé)（一）保衛(wèi)部負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)保衛(wèi)部檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標(biāo)。2.審核檔案管理制度和流程，確保其符合法律法規(guī)和企業(yè)實際情況。3.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.按照檔案管理標(biāo)準和規(guī)范，對檔案進行分類、編號、編目等處理。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。（三）各崗位人員職責(zé)1.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理并移交檔案管理人員。2.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.配合檔案管理人員做好檔案的清查、核對等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.安全保衛(wèi)工作相關(guān)的文件、通知、報告、會議紀要等。2.各類安全保衛(wèi)方案、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。3.案件處理過程中的文件、證據(jù)、調(diào)查筆錄等。4.保衛(wèi)部人員信息、培訓(xùn)記錄、考核資料等。5.安全保衛(wèi)設(shè)備的采購合同、使用說明書、維護記錄等。6.監(jiān)控系統(tǒng)的錄像資料、數(shù)據(jù)備份等。7.其他與企業(yè)安全保衛(wèi)工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)及時將工作中形成的文件材料收集齊全，確保不遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于重要文件材料，應(yīng)進行備份或復(fù)制，以防原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，如分為綜合管理類、安全方案類、案件處理類、人員管理類、設(shè)備管理類、監(jiān)控資料類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號等進行編排。3.編目：對每一份檔案編制目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對于紙張較多的檔案，應(yīng)進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的完整性，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核通過的檔案按照分類和編號順序進行排列，裝入檔案盒或檔案柜。3.在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、名稱等信息，便于查找。4.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、編號、名稱、保管期限等信息。（二）保管期限1.永久保管：涉及企業(yè)重大安全保衛(wèi)事件、重要決策等具有長期保存價值的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限，如10年、20年等。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值方可銷毀。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案不被損壞、涂改或帶出查閱場所。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自延長查閱時間。4.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案歸位，并在《檔案查閱申請表》上記錄查閱情況。（二）借閱流程1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還日期等信息。2.申請表經(jīng)保衛(wèi)部負責(zé)人審批后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員對借閱檔案進行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息，并收取一定的借閱押金（如有需要）。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、涂改檔案內(nèi)容。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.檔案管理人員在借閱人歸還檔案時，應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并按照有關(guān)規(guī)定進行處理。（三）查閱與借閱限制1.涉及企業(yè)機密的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和借閱。2.重要檔案的查閱和借閱，應(yīng)經(jīng)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案查閱和借閱應(yīng)在規(guī)定的時間和場所進行，不得在非工作時間或非指定場所查閱和借閱檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由保衛(wèi)部負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行全面審查和評估，提出鑒定意見。3.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準和規(guī)范，結(jié)合企業(yè)實際情況進行。（二）銷毀流程1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)保衛(wèi)部負責(zé)人審核，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定的場所進行。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.對于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用安全可靠的方式進行數(shù)據(jù)清除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。5.銷毀完畢后應(yīng)形成銷毀報告，由檔案鑒定小組簽字確認，并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立企業(yè)保衛(wèi)部檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和共享，為企業(yè)安全保衛(wèi)工作提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，包括檔案的新增、修改、刪除等操作，保證數(shù)據(jù)與實際檔案情況一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其