PAGE2017檔案室上墻制度一、總則（一）目的為加強本公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等各項工作流程，保障公司檔案工作的科學化、規(guī)范化、制度化，為公司的發(fā)展提供有力的信息支持。（二）適用范圍本制度適用于本公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為。公司各部門形成的各類文件、資料、記錄等均屬本制度管理范疇，包括但不限于行政文件、財務檔案、人事檔案、業(yè)務合同、技術資料、項目文檔等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案室負責集中統(tǒng)一管理各類檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理，并定期移交至檔案室。2.真實性與完整性原則檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內容完整、準確，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等重要檔案信息進行保密管理，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，應充分考慮檔案利用的便利性，建立科學合理的檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時有效的服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、保管公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。4.負責檔案的查閱、借閱服務工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度，確保檔案的安全與保密。5.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。6.組織檔案業(yè)務培訓，提高公司員工的檔案意識和檔案管理技能。7.參與公司重大活動、項目建設等工作，提供檔案資料支持，并對相關檔案進行專項管理。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.負責本部門各類文件、資料、記錄等的日常收集、整理，確保檔案資料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時間和要求移交至檔案室。3.在工作中形成的重要文件、資料等應及時備份，并妥善保管，防止丟失或損壞。4.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定填寫檔案查閱、借閱登記表，如實提供檔案利用情況反饋。5.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、變更登記申請書等。2.公司行政文件，包括上級機關下發(fā)的文件、公司內部發(fā)布的通知、通報、報告、請示等。3.財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓記錄、考核評價材料、離職手續(xù)文件等。5.業(yè)務合同檔案，涵蓋公司簽訂的各類采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。6.技術資料檔案，如產(chǎn)品研發(fā)資料、技術方案、工藝文件、圖紙、專利證書等。7.項目文檔檔案，包括項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。8.其他各類具有保存價值的文件、資料、記錄，如會議紀要、活動照片、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍，及時、全面地收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性。2.對于重要文件、資料，應在形成后及時收集，防止遺漏或丟失。涉及多個部門的文件，由主辦部門負責收集齊全后移交檔案室。3.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、損毀。如有破損或褪色等情況，應進行修復或復制后再行歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，同一類別的檔案應按照一定的順序排列。3.每份檔案應編制清晰、準確的編號和目錄，便于查找和管理。（四）整理方法1.分類行政檔案按照年度、文件種類進行分類，如年度通知、年度報告等。財務檔案按照會計年度進行分類，分為會計憑證類、賬簿類、報表類等。人事檔案按照員工類別、時間順序進行分類，如在職員工檔案、離職員工檔案等。業(yè)務合同檔案按照合同類型、簽訂時間進行分類，如采購合同年度、銷售合同年度等。技術資料檔案按照專業(yè)領域、項目階段進行分類，如產(chǎn)品研發(fā)前期調研、產(chǎn)品研發(fā)設計圖紙等。項目文檔檔案按照項目名稱、階段進行分類，如[項目名稱]立項階段、[項目名稱]實施階段等。2.編號檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結構。全宗號為本公司代碼（可根據(jù)實際情況設定）；目錄號按照檔案類別編制，如行政檔案目錄號為1，財務檔案目錄號為2等；案卷號按照年度、類別順序編寫，如2017年行政檔案第1卷為1201701；件號在案卷內按照文件順序編號。對于電子檔案，應在電子文件命名中體現(xiàn)編號信息，確保電子檔案與紙質檔案編號一致，便于對應管理。3.編目編制檔案目錄，目錄內容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)、備注等。電子檔案應建立電子目錄，詳細記錄電子文件的名稱、存儲位置、大小、格式、日期等信息，方便檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案室應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應堅固耐用，符合檔案保管要求。（二）保管方式1.紙質檔案應按照分類、編號順序存放于檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用服務器或存儲設備上，按照檔案分類目錄進行存儲，并建立備份制度，定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于重要的實物檔案，如印章、證書等，應設立專門的實物檔案庫進行保管，建立實物檔案登記臺賬，詳細記錄實物檔案的名稱、數(shù)量、來源、保管期限等信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、注銷等重要文件，涉及公司核心業(yè)務的合同、協(xié)議，財務審計報告，重要人事任免文件等。長期保管的檔案期限為16年至50年，如一般業(yè)務合同、項目文檔、行政文件等。短期保管的檔案期限為5年以下，如一般性的通知、簡報等臨時性文件。2.各部門應根據(jù)檔案的性質和重要程度，初步確定檔案的保管期限，并在檔案移交時注明。檔案室在接收檔案后，應進行審核，如有異議，與相關部門協(xié)商確定保管期限。（四）檔案清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管狀況清晰準確。2.清查內容包括檔案的數(shù)量核對、編號檢查、裝具完好情況檢查、保管環(huán)境檢查等。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時記錄并采取相應措施進行處理，如修復破損檔案、更換損壞裝具、調整保管環(huán)境等。3.建立檔案清查臺賬，詳細記錄清查時間、清查范圍、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等信息，以備查閱和統(tǒng)計分析。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，應在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準，并嚴格限制查閱范圍和時間。查閱過程中，檔案室工作人員應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案安全。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字批準后，方可借閱。期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人應向檔案室工作人員當面點清檔案數(shù)量和狀況，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。3.借閱人應對借閱檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復印、拍照、掃描或傳播檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應承擔相應責任。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需續(xù)借，應提前[X]個工作日向檔案室提出申請。逾期未還的，檔案室將發(fā)出催還通知，仍不歸還的，將按照公司相關規(guī)定進行處理。（三）查閱、借閱登記1.檔案室應建立完善的檔案查閱、借閱登記制度，對每一次查閱、借閱行為進行詳細記錄。登記內容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）檔案名稱及編號、批準人、歸還日期等。2.查閱、借閱登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。通過對查閱、借閱記錄的分析，可以了解檔案的利用情況，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價值的原則，確保鑒定結果客觀、準確。2.結合公司實際情況和檔案保管期限規(guī)定，對檔案進行綜合評估，確定檔案是否仍具有保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員代表及相關業(yè)務專家組成。鑒定小組負責對擬銷毀檔案進行審核鑒定，確保鑒定工作的公正性和專業(yè)性。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內容，分析檔案的形成背景、來源、記錄的信息價值、與公司當前及未來工作的關聯(lián)程度等。2.參考檔案保管期限規(guī)定，結合公司業(yè)務發(fā)展和檔案利用情況，判斷檔案是否已達到保管期限且確無繼續(xù)保存必要。3.對于涉及公司重要業(yè)務、知識產(chǎn)權、法律糾紛等方面的檔案，應謹慎鑒定，必要時征求相關部門或專業(yè)機構意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核確定需要銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認后，報公司分管領導批準。3.批準后的《檔案銷毀清冊》一式兩份，一份留存檔案室作為檔案銷毀記錄，一份交公司行政部門監(jiān)督銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，采用焚燒、粉碎等符合環(huán)保要求的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)督人和銷毀人在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.對于電子檔案的銷毀，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行多次覆蓋刪除，并確保存儲介質徹底損壞，防止數(shù)據(jù)恢復。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，加強檔案信息的安全防護，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。3.推動檔案信息資源的共享與利用，為公司各部門提供便捷的檔案查詢和信息服務，促進公司業(yè)務協(xié)同發(fā)展。（二）數(shù)字化檔案采集1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，按照檔案類別和重要程度，逐步推進檔案數(shù)字化工作。優(yōu)先對利用率高、保管期限長的檔案進行數(shù)字化采集。2.檔案數(shù)字化采集應遵循檔案原件優(yōu)先、數(shù)字化圖像清晰可讀、數(shù)據(jù)準確完整的原則。采用掃描、拍照等方式將紙質檔案轉化為電子圖像，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保數(shù)字化檔案與紙質檔案內容一致。3.建立數(shù)字化檔案質量審核機制，對采集的數(shù)字化檔案進行質量抽檢，確保圖像清晰、文字準確、數(shù)據(jù)完整。審核合格的數(shù)字化檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引和目錄。（三）信息化系統(tǒng)管理1.選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱管理、權限控制、統(tǒng)計分析等功能。2.對信息化管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。及時更新系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，保證檔案信息的時效性。3.加強對信息化管理系統(tǒng)用戶的權限管理，根據(jù)用戶的工作職責和業(yè)務需求，設置不同的系統(tǒng)操作權限，確保檔案信息的安全保密。嚴禁未經(jīng)授權的人員訪問和操作檔案管理系統(tǒng)。（四）電子檔案安全管理1.建立電子檔案安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲、數(shù)據(jù)備份等安全技術措施，保障電子檔案信息的安全。2.定期對電子檔案進