PAGE幼兒園學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園學(xué)校各部門及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、后勤服務(wù)等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園學(xué)校檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得分散保存。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映幼兒園學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：科學(xué)分類、編號(hào)、整理檔案，便于查詢和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園學(xué)校檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園學(xué)校各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。6.對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后做好檔案的銷毀工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高教職員工的檔案意識(shí)。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。3.配合綜合檔案室開展檔案鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括幼兒園學(xué)校的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、決議、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案等。2.教育教學(xué)類：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)大綱、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等。3.后勤服務(wù)類：包括校園建設(shè)規(guī)劃、維修記錄、物資采購檔案、食品安全檔案、衛(wèi)生保健檔案等。4.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員檔案、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。5.其他類：包括幼兒園學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、對(duì)外交流活動(dòng)資料、師生作品等具有保存價(jià)值的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，不得積壓或散失。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后一個(gè)月內(nèi)完成收集整理工作。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理的方式。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類。行政管理類可分為綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理等類別；教育教學(xué)類可分為教學(xué)管理、學(xué)生管理、教師管理等類別；后勤服務(wù)類可分為校園建設(shè)、物資管理、食品安全等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映幼兒園學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本園學(xué)校、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映幼兒園學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本園學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映幼兒園學(xué)校局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本園學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（二）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)堅(jiān)固、安全，具有防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。3.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、報(bào)警器等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案完整可讀。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，須經(jīng)幼兒園學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位查閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)幼兒園學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員到綜合檔案室辦理查閱登記手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的等。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，須經(jīng)綜合檔案室工作人員同意。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，工作人員核對(duì)無誤后，在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，須經(jīng)幼兒園學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位借閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)幼兒園學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人員到綜合檔案室辦理借閱登記手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)借閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，須提前向綜合檔案室申請。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，工作人員核對(duì)無誤后，在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，并收回《檔案借閱承諾書》。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)幼兒園學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立幼兒園學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或TIFF。2.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行處理，確保圖像清晰、完整、可讀。3.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄