PAGE團(tuán)委檔案歸檔三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司團(tuán)委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司團(tuán)委在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司團(tuán)委檔案由專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司團(tuán)委工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.便于利用原則：檔案的整理和分類應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案分類（一）文書檔案1.上級(jí)文件：包括黨和國(guó)家有關(guān)青少年工作的方針、政策、法規(guī)等文件。2.團(tuán)委文件：公司團(tuán)委制發(fā)的各類文件，如通知、決定、報(bào)告、總結(jié)等。3.會(huì)議文件：團(tuán)委組織召開的各類會(huì)議的文件材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。4.工作計(jì)劃與總結(jié)：團(tuán)委年度、季度、月度工作計(jì)劃和工作總結(jié)。5.工作簡(jiǎn)報(bào)：反映團(tuán)委工作動(dòng)態(tài)和成果的簡(jiǎn)報(bào)。（二）活動(dòng)檔案1.主題活動(dòng)檔案：如五四青年節(jié)活動(dòng)、志愿者服務(wù)活動(dòng)、青年文化活動(dòng)等的策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。2.培訓(xùn)活動(dòng)檔案：團(tuán)委組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)的資料，包括培訓(xùn)計(jì)劃、教材、學(xué)員名單、考核成績(jī)等。3.競(jìng)賽活動(dòng)檔案：舉辦的各類知識(shí)競(jìng)賽、技能競(jìng)賽等活動(dòng)的相關(guān)材料。（三）團(tuán)員檔案1.團(tuán)員基本信息檔案：包括團(tuán)員登記表、入團(tuán)申請(qǐng)書、團(tuán)員證等。2.團(tuán)員組織關(guān)系檔案：團(tuán)員轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出組織關(guān)系的相關(guān)材料。3.團(tuán)員獎(jiǎng)懲檔案：團(tuán)員獲得的表彰獎(jiǎng)勵(lì)和違紀(jì)處分的材料。（四）其他檔案1.調(diào)研檔案：團(tuán)委開展的各類調(diào)研活動(dòng)的報(bào)告、數(shù)據(jù)等。2.社團(tuán)檔案：團(tuán)委下屬社團(tuán)的章程、活動(dòng)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.重要來訪檔案：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位來訪的接待記錄、交流材料等。三、檔案歸檔要求（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)歸檔，最遲不超過次年一季度。2.活動(dòng)檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.團(tuán)員檔案應(yīng)隨時(shí)歸檔。（二）歸檔文件要求1.齊全完整：歸檔的文件應(yīng)齊全，包括文件的正件、附件、底稿等，確保檔案內(nèi)容完整。2.真實(shí)有效：文件應(yīng)是原件或與原件核對(duì)無誤的復(fù)印件，內(nèi)容真實(shí)，簽字蓋章齊全。3.格式規(guī)范：文件格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，字跡清晰，紙張完好。4.分類準(zhǔn)確：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保文件歸入正確的類別。（三）歸檔手續(xù)1.檔案管理人員接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等，填寫檔案交接清單，雙方簽字確認(rèn)。2.對(duì)不符合歸檔要求的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門或人員，要求其補(bǔ)充完善后重新歸檔。四、檔案整理（一）分類編號(hào)1.根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類檔案進(jìn)行分類，并為每一類檔案編制唯一的編號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)遵循系統(tǒng)性、邏輯性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的管理和查找。（二）裝訂編目1.文書檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，依次編號(hào)，然后裝訂成冊(cè)。2.活動(dòng)檔案、團(tuán)員檔案等應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，編制目錄，注明每份檔案的編號(hào)、名稱、日期等信息。（三）裝盒上架1.將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。2.檔案盒應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。（三）安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。2.嚴(yán)格檔案借閱制度，防止檔案丟失、泄密等情況發(fā)生。六、檔案利用（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要可借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途等信息。2.經(jīng)檔案管理人員審核同意后，借閱人簽字領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。（三）查閱限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.檔案原件一般不予外借，確需外借的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保護(hù)措施。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定方法1.檔案管理人員應(yīng)組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的保管期限。2.鑒定小組可根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（三）銷毀程序1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)